Les opérations de transport des urnes du bureau de vote au centre de dépouillement doivent être consignées dans un registre afin de renforcer la sécurité, de mettre en place une piste de vérification et de ne pas rompre la chaîne de traçabilité.
Cette procédure limite les risques et permet d’enquêter dans de bonnes conditions en cas de suspicion de disparition de matériels ou de manipulations frauduleuses.
Le contrôle du déplacement des urnes nécessite d’utiliser un formulaire de transmission ou de transport spécifique. Ce document comprendra, par exemple, les informations ci-dessous:
- numéro de série des scellés apposés sur les urnes et les enveloppes;
- nombre d’enveloppes cachetées devant être fixées à l’urne et brève description de leur contenu (liste électorale, formulaire d’inventaire des bulletins de vote, etc.);
- nom et adresse du bureau de vote ainsi que son numéro, le cas échéant;
- nom et adresse, ainsi que numéro le cas échéant, du centre de dépouillement destinataire des urnes, avec heure et date d’enlèvement;
- nom et signature de la personne ayant autorisé la transaction;
- nom du réceptionnaire de l’urne;
- nom du fonctionnaire de l’OGE transportant les matériels;
- signature d’autres scrutateurs (si nécessaire) ainsi que des représentants des partis politiques et des candidats.
Il convient également d’inclure dans le formulaire des renseignements de base tels que nom du chauffeur, type de véhicule utilisé et numéro d’immatriculation. Si l’on fait appel à d’autres moyens de transport comme l’avion ou le bateau, on pourra indiquer sur le formulaire le plan de vol, l’heure de départ et le numéro de vol.
Si nécessaire, on pourra également y noter des précisions relatives à la feuille de route (par exemple, arrêts pour la nuit ou nécessité éventuelle d’un autre type d’arrêt).
Enfin, le numéro de téléphone d’un responsable des expéditions au sein de l’OGE ou d’un contact à destination pourra figurer sur le formulaire au cas où le chauffeur aurait besoin d’aide pour localiser le centre de dépouillement où il doit se rendre.
Ces documents peuvent faire l’objet de plusieurs copies à l’intention :
- du responsable du bureau de vote;
- du responsable de la réception des urnes au centre de dépouillement;
- des bureaux nationaux et locaux de l’OGE;
- du responsable des urnes pendant le transport.
Une copie officielle doit également être remise aux représentants des partis politiques et des candidats ainsi qu'aux observateurs.
