Une fois le procès-verbal de dépouillement rempli, le président du bureau de vote doit communiquer les résultats provisoires aux bureaux locaux de l’OGE (et dans certains cas, directement au bureau national de l’organisme).
Si le lieu de vote comporte plusieurs bureaux de vote, le responsable (parfois dénommé superviseur électoral) doit obtenir les résultats de chaque bureau et doit les transmettre au bureau local de l’OGE.
Dans de nombreux pays, l’OGE met en place des bureaux locaux ou régionaux durant la période électorale. Les résultats provisoires sont généralement communiqués au bureau local, qui à son tour, communique au siège national les résultats cumulés pour l’ensemble de la circonscription.
On observe actuellement une tendance à communiquer les résultats à deux destinataires : le bureau local et le siège national. Le niveau national fournit les données d’origine au siège afin de permettre une vérification interne, de bout en bout, de toutes les consolidations provisoires effectuées.
Communication des résultats provisoires
Les résultats provisoires de chaque bureau de vote doivent être transmis au bureau local de l’OGE, à partir du procès-verbal de dépouillement, par téléphone (portable ou fixe), SMS, Internet ou tout autre moyen tel qu’un émetteur radio, le cas échéant.
Il est recommandé de fournir un mot de passe ou un code unique à la personne qui transmet les résultats. Pour des raisons de sécurité, ce code ou ce mot de passe doit être communiqué par l’OGE à la personne concernée le moins de temps possible avant l’élection.
Ce code réduit les risques d’imposture et empêche des personnes non autorisées de transmettre des résultats incorrects ou partiaux au siège de l’OGE.
Pour plus de sécurité et afin de détecter d’éventuelles tentatives de fraude, le formulaire original doit être envoyé séparément au bureau local de l’OGE sous enveloppe cachetée inviolable. Cette enveloppe peut être remise en mains propres ou envoyée par coursier, conjointement avec le matériel électoral. À réception de l’original, le bureau local de l’OGE peut comparer les résultats avec ceux précédemment transmis par téléphone ou par voie électronique, et s’assurer qu’ils sont identiques.
Si le bureau de vote ne dispose pas de téléphone (fixe ou portable) ou si celui-ci est en panne, d’autres méthodes doivent être envisagées. Les walkies-talkies ou les émetteurs radio ne nécessitent pas l’installation d’une ligne téléphonique et leur utilisation est souple et facile. Cependant, leur déploiement doit tenir compte de la topographie de la région afin d’identifier à l’avance les zones blanches où il est impossible de recevoir ou de transmettre des messages. La téléphonie par satellite est de plus en plus utilisée dans les sites isolés, mais son coût peut être prohibitif.
Une fois encore, il convient de fournir des codes d’identification et une formation adaptée aux agents du bureau de vote avant la mise en place du bureau.
Si aucun moyen de communication sans fil n’est disponible, le dernier recours consiste à faire acheminer les résultats par le personnel électoral jusqu’au bureau local de l’OGE et à les remettre en mains propres. Si aucun agent électoral n’est disponible, il convient de désigner une personne apte à remplir ce rôle de messager.
En règle générale, la transmission électronique doit être utilisée le plus tôt possible. Par exemple, si le président du bureau de vote est dans l’impossibilité de communiquer les résultats par téléphone portable en raison d’une couverture insuffisante, il peut d’abord les remettre en main propre au bureau local. Si le bureau local dispose d’une couverture cellulaire, il pourra transmettre les résultats par voie électronique.
Le messager chargé d’acheminer les résultats doit être une personne fiable : les responsables du dépouillement et les représentants des partis politiques et des candidats doivent approuver à l’avance le choix de cette personne. Si l’on a recours à cette méthode, le messager peut aussi transporter l’urne et son contenu, ce qui évite d’avoir à prendre des dispositions supplémentaires en matière de transport.
Il est recommandé d’utiliser un sac muni d’un dispositif inviolable afin de s’assurer que les résultats ne seront pas modifiés en cours de transport. Il s’agit souvent d’un sac plastique épais, signé des personnes présentes sur le lieu d’origine. Une fois fermé, il est impossible de l’ouvrir sans l’endommager. Par conséquent, les personnes qui le réceptionnent peuvent être sûres que le sac n’a pas été ouvert. Il est essentiel de disposer d’une chaîne de traçabilité complète, comprenant les signatures de ceux qui ont manipulé le matériel et de ceux qui l’ont réceptionné. Il est recommandé que le matériel reste constamment sous la garde du personnel électoral et des observateurs.
Rôle des médias
Les agences de presse et les médias s’efforceront d’annoncer les résultats prévisionnels le plus rapidement possible après la clôture du scrutin. Ils envoient leurs représentants sur les lieux de l’action. Les bureaux de l’OGE sont leur première cible.
Dans un centre de collecte des résultats, le représentant peut couvrir une large région et obtenir des informations sur un certain nombre de bureaux de vote.
Parcours du procès-verbal de dépouillement
Le président du bureau doit fournir des copies des résultats de l’élection à l’OGE. Les représentants des partis politiques et des candidats et les observateurs ont également droit à une copie officielle des résultats. Ces copies supplémentaires peuvent être réalisées au moyen d’un formulaire en plusieurs exemplaires avec papier carbone ou d’une photocopieuse. Il est aussi possible de recopier des exemplaires à la main.
Le procès-verbal original doit être joint à l’urne, sous enveloppe cachetée inviolable. Cela est particulièrement important en cas de recomptage des bulletins.
Une fois le procès-verbal de dépouillement établi et transmis au bureau local de l’OGE, une copie peut être affichée à l’extérieur du bureau de vote. Ainsi, chacun dispose de la même information et des mêmes résultats en même temps.
Des observateurs étant autorisés à assister au dépouillement, les résultats sont donc publics. Le procès-verbal de dépouillement devient un document public, notamment à partir du moment où il est affiché. Cependant, il est important de souligner que ces résultats ne sont pas officiels mais seulement provisoires : ce sont toujours les résultats définitifs officiels qui priment.
