Un document ou un autre type de communication doit être émis pour informer le centre de dépouillement du départ d’un véhicule d’un bureau de vote et lui fournir les informations suivantes, que ce soit par téléphone, par voie électronique ou par SMS :
- nom des passagers et du fonctionnaire de l’OGE responsable;
- nombre d’urnes et numéro des bureaux de vote dont elles proviennent;
- numéro des scellés apposés sur les urnes;
- numéro des scellés apposés sur le compartiment arrière du véhicule;
- itinéraire emprunté par le véhicule;
Ces informations sont comparées à celles obtenues lors du déchargement du véhicule.
Il convient de vérifier attentivement le nombre d’urnes et le numéro des bureaux de vote dont elles proviennent. Les éventuelles différences sont consignées dans le registre et l’OGE en est averti immédiatement.
S’il manque des urnes, leur bureau d’origine doit être contacté afin de vérifier que les informations fournies au moment du départ n’ont pas changé entre temps. Il est possible qu’une urne ait été acheminée par un autre véhicule.
Si le véhicule transportant les urnes dispose d’un compartiment séparé scellé, le numéro des scellés doit être comparé aux informations fournies avant le départ.
Le chauffeur ne doit pas briser les scellés en dehors de la présence d’un agent du centre de dépouillement qui en aura préalablement vérifié le numéro. Toutes les autres étapes ci-dessus s’appliquent.
À l’issue du contrôle des informations, le responsable de la réception des urnes signe la lettre de transport et note les heures et la date d’arrivée et de fin des vérifications.
Le chauffeur et les représentants des partis politiques et des candidats ayant accompagné les urnes signent eux aussi la lettre de transport. Chacun d’entre eux a le droit d’en recevoir une copie. Si le fonctionnaire de l’OGE accompagnant les matériels n’est pas en mesure de présenter la lettre ou le formulaire de transport à l’agent électoral, des mesures spéciales s’imposent.
Son identité, celle du chauffeur ainsi que celle du ou des passagers doivent être comparées aux informations transmises par téléphone, voie électronique ou autre. Le numéro d’immatriculation et celui des scellés apposés au compartiment du véhicule sont également contrôlés.
Si toutes ces informations sont correctes, les agents peuvent procéder au traitement des urnes conformément aux procédures mises en place. Cependant, l’absence de lettre/formulaire de transport devra être notée dans le registre tenu par le responsable de la réception des urnes au centre de dépouillement. Dans tous les cas, les divergences sont signalées sans délai à l’OGE.
