Niveau local
Le bureau local de l’OGE reçoit les résultats provisoires directement du bureau de vote une fois le dépouillement terminé. Il centralise alors les résultats de la circonscription électorale et les envoie au bureau national de l’OGE via un mode de communication prédéterminé.
Le président du bureau de vote contacte directement le niveau local de l’OGE pour communiquer les résultats de chaque scrutin, mais dans certains pays, cette même information est également transmise directement au centre national de résultats.
Il convient de prévoir la mise en place de téléphones, de terminaux informatiques et d’un débit adaptés à un usage intensif.
Lorsque les résultats provisoires sont transmis par téléphone, le personnel qui les réceptionne au niveau local doit disposer d’un formulaire pré-imprimé avec le nom des candidats ou des partis classé dans le même ordre que celui du bulletin, afin de recueillir plus facilement le nombre de suffrages exprimés pour chacun. Afin de diminuer le risque d’erreur, la procédure peut imposer au destinataire de relire les résultats à son interlocuteur pour confirmation.
Le personnel doit également disposer d’une liste des codes d’identification ou mots de passe associés aux différents bureaux de vote. Cela suppose que les préposés au téléphone et les personnes recevant les résultats doivent avoir signé un contrat de confidentialité car ils gèrent des informations sensibles. Seuls certains agents de l’OGE prédéfinis doivent communiquer les résultats des bureaux de vote au bureau local, régional ou de circonscription de l’OGE.
Une fois les résultats reçus, une équipe doit s’occuper de les transmettre à la personne en charge de leur saisie ou à celle responsable de centraliser tous les résultats de la circonscription électorale. Afin d’éviter les erreurs ou les déclarations frauduleuses de perte de procès-verbaux, ce transfert des documents depuis la réception jusqu’au poste de saisie des données peut être réglementé, chaque agent concerné devant signer un reçu pour la livraison et la réception des procès-verbaux destinés à la centralisation. Si les résultats sont saisis de façon manuelle, il convient d’être encore plus vigilant afin d’éviter toute erreur. Dans les grands centres, il est possible de recourir à des procédures de saisie des données en double aveugle. Dans les plus petits centres, un superviseur peut comparer les données saisies au procès-verbal correspondant avant de transmettre les résultats. Il est conseillé de préparer une feuille de calcul, un tableau ou un imprimé comportant la liste de tous les bureaux de vote et d’y reporter les résultats au fur et à mesure de leur réception (résultats par bureau et résultat cumulé). Les représentants des partis politiques et des candidats ainsi que les médias doivent avoir accès à ces éléments d’information de façon à suivre les résultats dès leur réception. Les OGE utilisent de plus en plus leurs sites web afin de diffuser le plus largement les données, dans les délais les plus courts et au moindre coût. L’usage de l’intranet et de l’extranet, technologies peu onéreuses, permet de diffuser de manière efficace et sécurisée des données à un public limité, avec des noms d’utilisateur et des mots de passe spécifiques pour y accéder.
Des mesures particulières doivent être prises afin que les mêmes résultats ne puissent pas être transmis deux fois. Pour éviter ce type d’erreur, une méthode simple consiste à numéroter chaque bureau de vote et l’urne correspondante. Si cette mesure est adoptée, elle doit être mise en œuvre dès le début du processus électoral et la numérotation doit être utilisée de façon cohérente sur tous les formulaires électoraux ainsi que sur l’urne. Cette méthode facilite également l’établissement d’une piste de vérification.
Le bureau local de l’OGE doit envoyer ses résultats au bureau national de l’OGE en plusieurs étapes de façon à pouvoir publier plus rapidement les résultats provisoires. Ainsi, le bureau national peut centraliser, vérifier et diffuser la progression des résultats pour chacune des circonscriptions du pays.
Dans certains pays, ce n’est pas l’OGE qui centralise les résultats préliminaires de l’élection. Ce sont les médias, les organismes de sondage et les organisations non gouvernementales qui centralisent et publient les résultats provisoires alors que l’OGE centralise les résultats officiels et les communique de façon formelle, une fois qu’ils ont été vérifiés.
Niveau national
Au niveau national, le même type de logistique et de procédure doit être utilisé pour la réception des résultats provisoires, mais à plus grande échelle si un système manuel est employé. Lorsque tous les résultats arrivent en même temps, le personnel responsable de leur réception doit commencer par effectuer un rapide contrôle qualité afin de vérifier que les résultats sont cohérents, les totaux corrects et les formulaires signés et remplis correctement.
La plupart des centres de résultats nationaux étant informatisés, ils sont équipés de logiciels contenant des formules mathématiques de contrôle, des fonctions de recherche des incohérences logiques et des paramètres déclenchant le signalement de résultats disproportionnés ou inhabituels par rapport à l’historique des données électorales.
Il doit être procédé à un contrôle qualité plus exhaustif pour chaque circonscription et chaque bureau de vote une fois que les résultats officiels sont centralisés. Certaines circonscriptions peuvent nécessiter plus d’attention que d’autres, notamment celles qui connaissent une activité politique intense ou celles qui ont d’importantes difficultés administratives comme une très forte concentration d’électeurs inscrits (le centre d’une grande ville, par exemple). Le jour du scrutin, l’OGE pourra être amené à les surveiller de près.
Si un pays est divisé en plusieurs fuseaux horaires, les résultats arrivent au point de centralisation national à différentes heures de la journée (en fonction de l’heure de clôture du scrutin). Le planning du personnel doit être établi de manière à ce que les agents soient disponibles au moment voulu.
En cas d’urgence, le bureau principal de l’OGE doit toujours être en mesure de joindre les bureaux locaux, notamment lorsque les résultats arrivent. Dans la plupart des cas, il convient d’avoir un numéro de téléphone prioritaire et un numéro secondaire (souvent un téléphone fixe et un portable) qui aient été testés avant le jour du scrutin. Le numéro de téléphone ne doit pas être le même que celui utilisé pour transmettre les résultats provisoires.
Votes émis dans les bureaux de vote mobiles
Le dépouillement des bulletins des bureaux mobiles peut se dérouler dans le dernier lieu visité par les agents électoraux ou au bureau local de l’OGE. Ces bulletins ne sont souvent dépouillés qu’après l’heure de clôture normale du scrutin.
Le lieu de dépouillement des bureaux de vote mobiles doit être connu des représentants des partis politiques et des candidats ainsi que des observateur, afin qu’ils puissent y assister.
