À l’issue du comptage, le responsable du dépouillement prépare le procès-verbal de dépouillement du bureau de vote.
Ce formulaire indique les résultats de l’élection et doit comporter des informations générales telles que le nom de la circonscription électorale, le nom et le numéro du bureau de vote et la date de l’élection.
Les informations spécifiques à mentionner sont notamment :
- le nombre de bulletins reçus de l’OGE avant l’ouverture du scrutin ;
- le nombre de bulletins inutilisables ;
- le nombre de bulletins inutilisés ;
- le nombre de bulletins valides en faveur de chaque candidat ou parti politique ;
- le nombre de bulletins rejetés ;
- le nombre total de bulletins valides ;
- le nombre total d’électeurs ayant voté le jour du scrutin.
Le président du bureau de vote et les représentants des partis politiques et des candidats signent le formulaire. Ils devraient également inscrire en caractères d’imprimerie leur nom, adresse et numéro de téléphone, le cas échéant, afin que l’OGE puisse les joindre plus facilement en cas de problème.
Certains pays exigent que tous les responsables du dépouillement présents au bureau de vote signent le procès-verbal de résultats.
Une fois le formulaire rempli, les résultats doivent être transmis par voie orale ou électronique au bureau local de l’OGE pour permettre à celui-ci de rassembler les résultats provisoires le plus rapidement possible. C’est le président du bureau de vote qui est responsable de la transmission des résultats provisoires.
Celle-ci peut s’effectuer par téléphone fixe ou mobile ou par Internet en utilisant un code de sécurité unique afin de permettre l’identification fiable de la personne qui transmet les résultats. Cependant, certaines régions n’ont pas l’infrastructure de communication nécessaire à la transmission téléphonique ou électronique des résultats du vote provisoire. Dans ce cas, la seule solution est parfois le transport direct du procès-verbal par le président du bureau de vote ou toute autre personne officiellement désignée.
Une fois les résultats provisoires annoncés oralement ou par voie électronique, l’original du procès-verbal doit être remis personnellement au bureau prédéfini de l’OGE, sous enveloppe cachetée inviolable. Cette mesure est primordiale pour éviter la fraude et garantir la traçabilité du document légal sur lequel se fondent les résultats définitifs.
Les représentants des partis et des candidats doivent être autorisés à copier les résultats.
Le responsable du dépouillement doit afficher une copie officielle du procès-verbal de résultats au bureau de vote. L’original est déposé dans une enveloppe cachetée et joint à l’urne pour utilisation par l’OGE. Les observateurs et les représentants des partis et des candidats doivent être autorisés à recevoir une copie du procès-verbal officiel de dépouillement du bureau de vote ou des centres de dépouillement.
Transparence
La transparence est un principe fondamental, notamment lors de la transmission des résultats provisoires. Les représentants des partis politiques et des candidats doivent signer le procès-verbal, en recevoir une copie et être autorisés à assister à la transmission de ces résultats à l’OGE.
Cette transparence joue un rôle essentiel dans l’acceptation du résultat général de l’élection.
Plans de secours
Les technologies de la communication jouent un rôle de plus en plus important dans la transmission des résultats du vote. Toute panne des systèmes d’appui utilisés par l’OGE peut retarder la transmission des résultats provisoires, créant de nombreux problèmes administratifs, techniques, logistiques et de sécurité. En outre, ces pannes peuvent être embarrassantes sur le plan politique pour l’OGE.
Pour éviter ces problèmes, un plan de secours doit être prévu et parfaitement testé avant le jour du scrutin. Il est également conseillé d’identifier à l’avance une seconde ligne téléphonique à proximité de chaque bureau de vote, pouvant constituer une solution de secours peu onéreuse en cas de défaillance de la technologie. En cas d’utilisation de téléphones portables, il convient de déployer du personnel d’assistance technique et de prévoir le remplacement des portables défaillants. Lorsque plusieurs réseaux de téléphonie mobile sont disponibles, des cartes SIM d’itinérance locale ou alternatives peuvent être fournies aux présidents des bureaux de vote.
L’appareil destiné à transmettre les données du bureau de vote ou du centre de dépouillement peut être configuré avec un certain nombre de serveurs cibles offrant une redondance en arrière-plan et améliorant la probabilité que les résultats atteignent au moins l’un des serveurs configurés.
Il est également possible de communiquer par radio. Enfin, il est aussi possible de transmettre les résultats en mains propres (par coursier par exemple).
Le choix du plan de secours est conditionné par le contexte local et les circonstances particulières à chaque territoire. Dans certains cas, il est envisageable de négocier un accord préalable avec les forces de sécurité afin d’utiliser leur équipement de communication, ou de nouer un partenariat avec des entreprises privées afin d’utiliser leurs installations.
