Le traitement de texte est l’application de bureautique la plus répandue.
Pratiquement tous les OGE l’utilisent dans leur travail quotidien.
Vers la fin du 20e siècle, le traitement de texte associé
à un ordinateur personnel avait remplacé l’utilisation de la plupart des
machines à écrire dans le monde entier, sauf aux endroits privés d’une
infrastructure d’alimentation électrique de base.
Un logiciel de traitement de texte permet à un utilisateur de créer et de
manipuler un document, de l’afficher sur un écran, de le sauvegarder, de le
récupérer électroniquement et de l’imprimer sur papier.
À la différence des machines à écrire, les unités de traitement de texte
permettent de corriger et de changer le texte de documents aussi bien que de
transposer du texte entre différents documents sans les retaper. Des illustrations
telles que diagrammes, éléments graphiques, figures, photos et caractères
spéciaux peuvent aussi être facilement incorporés dans le texte à volonté. Les opérations
de révision comme la correction d’erreurs ou le déplacement, la suppression, la
reproduction et l’insertion de textes peuvent se faire facilement.
Ces fonctions font du traitement de texte un puissant outil de
bureautique parce qu’il peut réduire le temps nécessaire à la préparation d’un
nouveau document ou à la modification d’un document existant.
Les documents peuvent aussi être facilement imprimés si l’ordinateur est
connecté à une imprimante, directement ou à travers des connexions réseaux.
Les fonctions
de traitement de texte
Tout logiciel de traitement de texte contient un ensemble de fonctions de
base :
·
la fonction d’insertion
place du nouveau texte ou une figure n’importe où dans un document;
·
la fonction copier reproduit
les sections désignées d’un document;
·
la fonction supprimer efface
les caractères, les mots, les lignes, les pages ou les figures;
·
la fonction coller insère ce
qui a été supprimé ou copié à partir d’une autre partie d’un document;
·
la fonction de formatage est
utilisée pour déterminer la présentation d’un document en spécifiant la page, les
marges et la tabulation, et en appliquant des paramètres de conception comme le
type de caractères, la couleur, la mise en gras, l’italique, le souligné et la
surbrillance;
·
la fonction rechercher et
remplacer repère un caractère, un mot ou une expression dans un document et les
remplace par un autre;
·
la fonction colonnes et
tableaux crée, manipule et formate les colonnes et les tableaux;
·
la fonction multipostage de
lettres personnalise des lettres ou documents à l’intention de destinataires
inscrits dans un tableau ou une base de données;
·
la fonction gestion de
fichiers sauvegarde les fichiers, y donne accès, les déplace et les supprime;
·
la fonction impression produit
une copie papier d’un fichier informatique.
En plus de ces fonctions de base, la plupart des logiciels de traitement
de texte sont capables de vérifier l’orthographe, d’insérer des hauts de page
ou pieds de page, ou des notes en bas de page, et de créer une table des
matières, un index et des renvois.
La plupart des logiciels de traitement de texte offrent un ensemble
limité d’outils pour créer des illustrations. Des illustrations peuvent aussi être
importées d’un logiciel différent et insérées dans un document.
Puisque le logiciel de traitement de texte permet de sauvegarder des documents
comme des fichiers informatiques, plusieurs versions d’un simple document
peuvent être sauvegardées et comparées.
Pour les documents qui doivent être partagés et révisés par plusieurs
personnes, il existe une fonction de suivi qui permet à des utilisateurs
multiples d’insérer des changements et des commentaires.
La liste des fonctions de traitement de texte continue à s’accroître au
gré de l’évolution des logiciels existants et de l’apparition de nouveaux
logiciels.
Autres
considérations
Les logiciels de traitement de texte combinés avec des imprimantes de
haute qualité permettent de produire des documents qui pouvaient autrefois seulement
être produits par des typographes professionnels. Aujourd’hui, un nombre
croissant de documents est créé à l’interne par des utilisateurs sans compétences
spécialisées.
Il y a beaucoup d’utilisations pour le traitement de texte dans l’administration
électorale. Pratiquement chaque situation qui exige la production de matériel
écrit peut bénéficier du traitement de texte. La plupart des publications et de
la correspondance, y compris livres, brochures, formulaires et bulletins d’information,
peuvent être produites à l’interne.
De nombreux livres, magazines et sites Web peuvent aider à choisir le
logiciel de traitement de texte approprié. Souvent, un logiciel de traitement
de texte est vendu de concert avec le matériel informatique approprié, soit à
l’initiative du fournisseur ou parce qu’il fait partie de l’ensemble normalisé d’outils
de bureautique demandé par le gouvernement ou l’OGE.
Bien que la plupart des progiciels soient accompagnés de manuels d’utilisateur
et de didacticiels d’auto-apprentissage à l’écran, il est toujours désirable de
fournir de la formation à tous les utilisateurs. Alors que des formateurs
externes sont disponibles dans la plupart des pays, les OGE peuvent être
capables d’utiliser leurs propres employés expérimentés pour fournir la
formation interne.