Après avoir déterminé qu’une technologie particulière est abordable, la
prochaine étape pour un OGE est d’élaborer un budget détaillé. Le budget doit
tenir compte des coûts immédiats et futurs de la technologie choisie.
Le budget d’un projet de technologie comporte quatre composantes :
la liste des biens et des services à acheter; le coût de chaque élément;
l’échéance des paiements; et toutes économies prévues grâce à la nouvelle
technologie. Excepté dans le cas d’articles qui ne doivent être employés qu’à
une seule occasion avant de s’en débarrasser, la plupart des articles de
technologie exigent un financement continu pour l’entretien. Les fonds doivent
du reste être garantis pour la durée de vie de la technologie.
Postes budgétaires
Selon le type et la portée
de la technologie en cause, les éléments suivants peuvent apparaître au budget :
·
matériel (acheté ou loué) – par
exemple, ordinateurs, moniteurs, imprimantes, balayeurs optiques, photocopieurs,
télécopieurs, matériel de télécommunication, dispositifs de vote électroniques,
écrans tactiles;
·
logiciel (sous licence, acheté
ou loué) – par exemple, bureautique, bases de données, finances, personnel,
logiciels spécialisés, Internet, communications;
·
mises à jour de matériel;
·
mises à jour de logiciels;
·
communications – par
exemple, réseaux, liens satellites, câblage, radio, télécommunications;
·
périphériques – par exemple,
claviers, modems, haut-parleurs, amplificateurs, lecteurs de disques, graveurs de
disques, dispositifs de copie de sauvegarde, aides ergonomiques, unités
d’alimentation électrique de secours;
·
consommables – par exemple, toner
et encre d’imprimantes, papier, disques;
·
soutien – par exemple,
techniciens;
·
entretien – par exemple,
techniciens;
·
salaires – par exemple,
paiement du personnel qui sera consacré en partie ou complètement à l’exploitation
de la nouvelle technologie;
·
consultants – par exemple,
consultants en gestion de projet, conseillers techniques ou auditeurs
indépendants;
·
transport – depuis le lieu d’achat
jusqu’au lieu de stockage et au lieu d’utilisation;
·
approvisionnement en
électricité – pour la technologie, l’éclairage et la climatisation; génératrices
pour situations d’urgence ou pour pallier une alimentation incertaine;
·
stockage – pendant l’utilisation
et entre les périodes d’utilisation;
·
formation – du personnel à
temps plein et à temps partiel qui utilisera la nouvelle technologie;
·
information publique – par
exemple, campagne d’éducation publique sur l’utilisation d’un nouveau système
de vote électronique;
·
documentation – par exemple,
caractéristiques du système, manuels techniques d’entretien, manuels d’utilisateur,
manuels de formation;
·
impression – par exemple,
documents conçus pour être employés avec la technologie, tels que bulletins de
vote ou formulaires lisibles par machine;
·
systèmes de dépannage – par
exemple, systèmes manuels pour pallier une défaillance de la technologie,
systèmes pour sauvegarder et stocker les données;
·
coûts d’élimination – coûts
liés à l’élimination ou à la vente de la technologie désuète;
·
coûts de dépréciation et
amortissement – par exemple, s’il est prévu que le matériel informatique servira
trois ans, son coût peut être amorti sur la même période, soit à raison de 33 %
par an.
Estimation des coûts
Une fois que tous les postes de dépense ont été définis, les coûts pour
chacun d’eux doivent être estimés pour la durée de vie prévue de l’équipement
ou du projet.
Chronologie
du projet
Dans la plupart des cas, les coûts de la nouvelle technologie ne doivent
pas tous être payés immédiatement. Après l’achat initial et les coûts d’installation,
il y a habituellement des coûts continus d’entretien et de développement au
cours de la vie du projet. Le budget à long terme peut être calculé en
prévoyant les paiements selon les grandes étapes du projet.
Lorsque le projet comporte une étape d’essais ou d’évaluation, il est
souhaitable d’effectuer des paiements progressifs en fonction de la réalisation
d’étapes importantes définies d’avance. S’il est prévu d’interrompre un projet en
cas d’échec au stade des essais, l’échéancier des paiements doit être structuré
de manière à réduire au minimum le coût à l’OGE.
Le paiement final aux fournisseurs devrait être retardé jusqu’après la
mise en œuvre réussie du projet. Ceci assure l’engagement des fournisseurs envers
le succès du projet. Des pénalités peuvent également être prévues dans le
contrat de livraison, au cas où des étapes importantes ne sont pas menées à
bien dans les délais prévus.
Le plan du projet devrait s’étendre jusqu’au terme de la vie utile prévue
de la technologie, et même au‑delà. Il est ainsi possible d’y inclure tous les
coûts possibles, y compris les coûts futurs du remplacement ou de la mise à
jour de la technologie.
Ce plan peut servir à préciser les étapes dans la chronologie du projet
où il serait approprié d’effectuer des paiements pour la mise en œuvre et l’entretien
du système.
Économies possibles
Le budget pour une nouvelle
technologie devrait tenir compte de toute économie qui peut être réalisée grâce
au projet, par exemple en discontinuant un processus manuel qui est remplacé
par une solution technologique. Dans certains cas, le coût du nouveau système
peut être inférieur à celui de l’ancien système, menant à une économie nette. C’est
là le genre de nouveau système pour lequel il est le plus facile d’obtenir des
fonds.
À court terme, un nouveau
système engendre souvent de plus grands coûts que l’ancien. C’est
particulièrement vrai quand l’ancien et le nouveau système sont exploités en
parallèle avant la conversion entière au nouveau système. En outre, il y a
souvent d’importants coûts d’installation pour un nouveau système. Il est
particulièrement important de calculer le coût estimatif du projet pour sa vie
entière, de même que l’économie projetée, quand l’économie nette sera réalisée à
long terme.
