La technologie des élections peut être relativement peu coûteuse, ou très
chère. En conséquence, le financement de la technologie peut devenir une partie
cruciale du processus de mise en œuvre.
À long terme, l’utilisation de la technologie est susceptible de réduire
des coûts et d’augmenter l’efficacité et la productivité de l’administration
électorale. À court terme cependant, l’acquisition et la mise en œuvre de la
technologie peuvent mener à d’importantes augmentations des coûts. En
particulier, les coûts peuvent augmenter substantiellement quand des nouveaux
systèmes ou matériels doivent être développés et achetés et quand un nouveau
système est introduit en tandem avec l’ancien.
L’obtention des fonds nécessaires à la mise en œuvre d’une nouvelle
technologie ou la mise à jour de la technologie existante est une composante
essentielle de tout plan de mise en œuvre de la technologie. Un financement
assuré et soutenu doit être acquis avant que le processus d’acquisition de la
technologie ne passe au-delà de l’étape de la planification.
Il y a plusieurs étapes à l’obtention des fonds nécessaires pour acquérir
la technologie.
Abordabilité
Avant de s’engager à mettre en œuvre une nouvelle technologie ou
améliorer une technologie existante, l’OGE doit déterminer si le projet est
abordable.
Des indications du coût de la technologie proposée doivent être obtenues
pour évaluer si la dépense estimée est réaliste dans les circonstances. Lorsque
plusieurs nouvelles technologies sont envisagées, il peut être nécessaire de fixer
des priorités entre les options possibles et, au besoin, écarter celles qui ne
sont pas abordables étant donné les contraintes budgétaires.
La facilité à obtenir des indications des coûts dépend de la complexité
de la technologie. Si la technologie est un produit disponible aisément et immédiatement,
tel qu’un logiciel ou du matériel informatique standardisé, les prix sont habituellement
facilement obtenus auprès des fournisseurs locaux. La comparaison des prix d’un
certain nombre de fournisseurs différents, si possible au moins trois
fournisseurs, est une bonne pratique.
L’obtention de prix pour une technologie spécialisée ou personnalisée en
fonction des besoins du client peut être plus difficile. Différentes stratégies
peuvent être utilisées dans ce cas. Par exemple, il peut être possible de
trouver d’autres OGE ou autres organismes qui utilisent une technologie semblable
à celle qui est envisagée. Ces organismes peuvent être disposés à indiquer le
coût de leurs systèmes.
Une autre méthode est de demander aux fournisseurs possibles une
indication des coûts basée sur une ébauche des spécifications du système
proposé. Le système proposé doit être décrit dans un niveau de détail suffisant
pour obtenir des indications relativement précises.
Une demande de propositions est une méthode plus structurée pour obtenir
des indications, sans être aussi contraignante qu’un processus d’appel d’offres
officiel. Il s’agit de dresser un ensemble de spécifications, comme dans un
appel d’offres, mais avec moins de détails, et de demander à des fournisseurs des
propositions de coûts qui répondent aux exigences du projet. Les demandes de
propositions non seulement fournissent des indications pour des fins
budgétaires, mais peuvent également aider à raffiner les spécifications de la
technologie en cause.
Pour déterminer si une technologie proposée est abordable, le coût de la
technologie doit être calculé sur l’ensemble de sa vie utile. Dans la plupart
des cas, ceci comprendra non seulement le coût d’achat ou de location, mais
également les coûts de l’entretien, des périphériques, des consommables, du
développement de logiciels, des communications, des mises à jour et, au terme
de la vie utile, de l’élimination.
Élaboration
du budget
Après avoir déterminé qu’une technologie particulière est abordable, la
prochaine étape est d’élaborer un budget détaillé tenant compte des coûts
immédiats et futurs de la technologie choisie. Le budget d’un projet de technologie
comporte quatre composantes : la liste des biens et des services à acheter;
le coût de chaque élément; l’échéance des paiements; et toutes économies prévues
grâce à la nouvelle technologie. Excepté dans le cas d’articles qui ne doivent
être employés qu’à une seule occasion, la plupart des articles de technologie
exigent un financement continu pour l’entretien. Les fonds doivent du reste être
garantis pour la durée de vie de la technologie.
Obtention des fonds
Une fois qu’un budget détaillé a été élaboré, la prochaine étape est d’obtenir
les fonds voulus auprès de la source gouvernementale ou non gouvernementale
pertinente. La réussite de ce processus dépend de l’élaboration d’un dossier
convaincant précisant clairement les avantages et le budget complet.
Le dossier doit justifier le besoin de nouvelle technologie aux yeux des bailleurs
de fonds. S’il y a accroissement des coûts avec l’utilisation d’une nouvelle
technologie, les avantages immatériels, tels que l’accroissement de la précision,
de la vitesse et de l’efficacité, doivent être soulignés. D’autres
circonstances peuvent être plus faciles à justifier, par exemple lorsqu’une
technologie moins chère remplace un processus manuel coûteux. Il est important
de s’assurer que tous les coûts sont correctement pris en compte au budget.
Il peut être possible, dans certaines situations, d’utiliser des mécanismes
innovateurs de financement tels que les coentreprises ou les contrats de cession-bail. Ce n’est toutefois
envisageable qu’en l’absence de perception, justifiée ou non, que l’OGE manque
à l’éthique.
Une fois le financement
approuvé, les fonds devront être disponibles en temps utile pour le
développement, les essais et la mise en œuvre de la nouvelle technologie.
Financement
international
Selon les circonstances, un financement international peut être
disponible. C’est le cas en particulier lorsqu’une aide est fournie par d’autres
gouvernements ou des organisations non gouvernementales (ONG). Dans ces cas, des
questions spéciales peuvent surgir, comme les problèmes de taux de change, l’incertitude
de la disponibilité de fonds ou le risque de conflits ou de conditions visant,
par exemple, les fournisseurs.
Politiques de dépréciation et d’amortissement
Lors du calcul des budgets pour la vie d’un projet ou d’une technologie,
les politiques de dépréciation et d’amortissement auront une incidence sur le
calcul des coûts et des avantages, en particulier dans les années futures.
À la fin du cycle de vie d’un article de technologie, la question se pose
de savoir s’il est plus économique d’utiliser de l’équipement désuet ou de s’en
débarrasser. Vu la vitesse des progrès en informatique, cette question peut se
poser un an ou deux après un achat. Lorsque la technologie continue de
fonctionner convenablement même si elle est désuète, il peut être intéressant
de la conserver. Sinon, il peut être souhaitable d’adopter une nouvelle technologie
et de revendre le vieil équipement tandis qu’il conserve une certaine valeur.
La question du moment où il faut améliorer un équipement désuet doit être
prise en considération dans un budget, puisqu’elle aura un impact sur le coût
de la technologie à long terme.
