Un grand nombre
de différents systèmes de technologie peuvent être utilisés pour des fins
électorales. Ces systèmes ont souvent la capacité de partager des données et des
logiciels. La capacité de la technologie peut être amplifiée si ces systèmes
sont intégrés et compatibles entre eux.
La
meilleure manière d’y parvenir est d’inclure ces deux éléments dans la
stratégie globale de technologie de l’information de l’organisation. Cette
stratégie peut être utilisée pour s’assurer que du matériel et des logiciels
compatibles sont achetés pour tous les divers systèmes utilisés au sein de
l’organisation.
Intégration des systèmes
La plupart des systèmes informatiques électoraux dépendent des données.
Une grande partie de l’information tenue par les OGE est utilisée pour plus d’un
but. Par exemple, des listes de noms sont utilisées pour l’enregistrement des électeurs,
la confection des bulletins de vote, la gestion des lieux de vote, l’affectation
du personnel, la présentation des candidats, les résultats d’élection et ainsi
de suite.
En intégrant les divers systèmes utilisés par les OGE, il est possible de
réduire au minimum la saisie de données et de maximiser l’exactitude de données
en prévoyant que des genres particuliers de données sont saisies, stockées et conservées
dans un seul endroit. Ainsi, un fichier de données contenant des listes de noms
peut être tenu et entretenu par le personnel responsable de la délimitation des
circonscriptions et être partagé par toutes les autres applications qui ont
besoin d’utiliser ce fichier de données. Le même principe peut être appliqué à
n’importe quel fichier de données dans un système intégré.
Il y a de nombreux avantages à éviter le dédoublement des données. On peut
réduire sensiblement les coûts de personnel en supprimant le travail requis
pour saisir les données plusieurs fois. On réduit également le risque que des
données contradictoires ou périmées soient tenues par l’OGE.
Autre avantage de l’intégration de systèmes, pour l’utilisateur, les
différences entre les divers systèmes peuvent être plus petites que dans le cas
de systèmes autonomes, et dans certains cas, elles peuvent être imperceptibles.
Des systèmes peuvent être intégrés au point où, en ce qui concerne l’utilisateur,
il y a seulement un système. Ceci peut réduire des coûts de formation et accroître
la productivité.
L’intégration des systèmes et le partage des données par divers systèmes créent
quelques risques. L’intégration doit être soigneusement planifiée et
documentée, de sorte que les changements dans un système n’aient pas des
conséquences fortuites dans d’autres.
La quantité de travail requis pour changer un système intégré tend à être
plus grande que pour des systèmes autonomes. Des systèmes intégrés risquent également
des défaillances généralisées si un problème se produit dans une partie de la
structure, ce qui ne se produit pas dans des systèmes autonomes. Cependant, les
avantages des systèmes intégrés sont souvent supérieurs aux inconvénients.
Compatibilité des systèmes
La compatibilité entre systèmes est liée à la question de l’intégration.
Afin de partager des données entre systèmes et pour que les utilisateurs aient un
accès continu aux systèmes avec des interfaces communes, les divers systèmes
doivent être compatibles. Dans ce contexte, la compatibilité signifie le
partage de matériel, de systèmes d’exploitation et de logiciels compatibles.
Une manière d’assurer la compatibilité est d’utiliser du matériel doté
des mêmes systèmes d’exploitation et de fonctionnalités, ce qui est souvent réalisé
en achetant tout le matériel d’un même fournisseur, et en même temps d’utiliser
la suite de logiciels intégrés d’un seul fournisseur. Alors que cette façon de
faire peut enfermer un OGE dans une relation à long terme avec des fournisseurs
particuliers, réduisant de ce fait la possibilité de réaliser des économies
grâce à la concurrence, elle maximise la compatibilité des divers composants
des systèmes.
Un autre avantage à utiliser des systèmes compatibles dans tout l’OGE (ou
éventuellement dans un ensemble plus vaste d’organismes gouvernementaux) est la
possibilité de réduire sensiblement les coûts d’entretien et de mise à niveau. Lorsque
les systèmes sont communs, le personnel technique devra apprendre à connaître un
plus petit ensemble de matériel et de logiciel que si une plus grande variété
de systèmes est en service. Des économies d’échelle peuvent également se
matérialiser lorsque le même matériel et le même logiciel sont achetés en vrac.
Les coûts de formation sont également réduits si les divers systèmes sont
compatibles. En particulier, si tout le logiciel en service est du même
fournisseur, les commandes et processus communs s’appliqueront généralement
partout, ce qui facilitera la formation des utilisateurs.
Les logiciels compatibles sont utiles même lorsque les systèmes ne sont
pas intégrés. L’utilisation de logiciels compatibles fait en sorte que divers
genres de fichiers – tels que les documents de traitement de texte, feuilles de
calcul, fichiers de données et courrier électronique – peuvent être partagés
entre les employés de divers endroits, sans problèmes de conversion de données
ou de lecture des fichiers.
Un problème à garder à l’esprit est la compatibilité entre différentes versions
d’un même logiciel. Un logiciel est régulièrement mis à jour, dans la plupart
des cas tous les deux à trois ans en moyenne. Entre les mises à jour
principales, des mises à jour mineures peuvent être prévues, principalement
pour corriger des problèmes ou des bogues. Il est important de contrôler ce
processus de contrôle des versions, pour s’assurer que tous les utilisateurs
sont équipés de la même version du logiciel. Si les utilisateurs ont des versions
différentes, des problèmes de compatibilité peuvent surgir.
Des gains en efficience peuvent également être obtenus en choisissant des
systèmes qui sont compatibles avec ceux d’agences externes. Certains gouvernements
ont adopté des normes de technologie pour l’ensemble de leur administration, ce
qui permet d’étendre à un éventail d’organismes les avantages et les économies
d’échelle des systèmes communs.
