La gestion du personnel est un processus complexe qui se prête bien à l’informatisation. Des logiciels peuvent automatiser plusieurs tâches routinières. Ils peuvent aussi stocker et garder la trace d’une variété de données sur le personnel. Un système de gestion du personnel peut facilement exécuter les tâches suivantes :
- le stockage des données relatives à chaque employé;
- l’enregistrement des descriptions de chaque poste;
- l’enregistrement des échelles salariales;
- l’aide au recrutement, en enregistrant les listes des postulants à un emploi et en repérant les candidats idéaux (surtout si le personnel comprend un grand nombre d’employés recrutés temporairement lors des élections);
- la production d’offres d’emploi et de contrats d’emploi;
- l’enregistrement des heures de travail accomplies par les employés;
- le calcul des sommes dues aux employés (salaires, heures supplémentaires, indemnités de logement et de déplacement, primes d’emploi, déductions pour l’impôt et la pension);
- la production des paiements aux employés, y compris virements de fonds aux comptes bancaires et production de chèques;
- la production des relevés annuels des paiements et des déductions pour fins d’impôts;
- le calcul des droits de congés et l’enregistrement des congés pris et restant à prendre.
Bien que de nombreux logiciels commerciaux puissent être utilisés pour ces fonctions, un OGE doit s’assurer que le logiciel adopté répond à ses besoins souvent complexes. En particulier, un programme de gestion du personnel utilisé par un OGE doit pouvoir traiter le cas des employés recrutés temporairement en grand nombre pour une élection. Il doit aussi tenir compte des exigences gouvernementales en matière de paiements, de déductions, de cotisations de retraite, d’allocations et de primes.
