Le
publipostage automatisé est une autre technologie permettant à l’OGE d’atteindre
les électeurs.
Le
publipostage est rendu possible par le stockage électronique de noms et
d’adresses dans des bases de données ou des tableurs. Un logiciel de traitement
de texte ou de bases de données peut imprimer du courrier personnalisé à
l’intention des personnes figurant sur une liste électronique.
En triant
les données selon des champs spécifiques, le publipostage peut être
personnalisé et ciblé pour chaque destinataire. Par exemple, lorsque les
limites des circonscriptions ont été redessinées, un OGE peut utiliser son
registre des électeurs pour écrire une correspondance personnalisée à tous les
électeurs inscrits dans les circonscriptions modifiées et leur indiquer leur
nouvelle circonscription.
Le
contenu du publipostage automatisé peut être adapté selon des critères
spécifiés par l’utilisateur. Dans l’exemple ci-dessus, le publipostage est
personnalisé pour indiquer à chaque électeur sa circonscription. Dans d’autres
cas, le texte de la correspondance peut être modifié pour tenir compte de
circonstances particulières, en utilisant les données d’une base de données de
diffusion. Par exemple, les critères d’inscription électorale applicables à des
cas individuels peuvent varier dans chaque correspondance selon la catégorie d’inscription
de l’électeur telle que spécifiée dans la base de données.
Un OGE peut
d’habitude imprimer à l’interne de petits volumes de correspondance pour
publipostage. Cependant, lorsque des centaines (voire des milliers) de lettres doivent
être imprimées, il est souvent préférable de confier cette tâche à une
entreprise de publipostage. Dans ce cas, il est généralement possible de
fournir à l’entreprise la base de données appropriée et le texte des lettres
voulues sur disque ou par courriel, avec des instructions sur la fusion pour
publipostage. La maison de publipostage doit alors être capable d’imprimer les lettres
en utilisant les données numériques de l’OGE. Il est souhaitable que l’OGE vérifie
avant le lancement de l’impression et l’envoi les épreuves des données
fusionnées afin de garantir l’exactitude de l’opération.
Certaines
entreprises apportent une valeur ajoutée au publipostage en joignant d’autres
documents aux lettres. Il peut s’agir d’un même document ajouté à toutes les
lettres, ou de documents différents selon diverses catégories de destinataires.
Par exemple, si un OGE veut envoyer des documents particuliers aux électeurs
inscrits dans des circonscriptions spécifiques, la maison de publipostage peut
utiliser un processus informatisé d’intégration pour inclure la pièce jointe voulue
à l’intention de chaque électeur de ces circonscriptions.
