L’intégrité
et la fiabilité des systèmes d’inscription des électeurs peuvent être
maximisées en informatisant la saisie des données, leur stockage et leur
traitement.
Les
données d’inscription des électeurs peuvent provenir des sources
suivantes :
- des formulaires papier remplis
par les électeurs;
- des formulaires électroniques
remplis par les électeurs;
- des données numériques
transmises par d’autres agences;
- des documents de papier
fournis par d’autres agences;
- des indications données par
téléphone ou en personne;
- des informations obtenues sur
le terrain (sous forme électronique ou sur papier);
- l’information déduite du
courrier retourné.
Saisie
des données
Avant de
choisir une méthode de saisie des données, un OGE doit définir le genre de
données qu’il faudra collecter. Celles-ci dépendent largement des exigences
législatives en matière de registre des électeurs. Elles peuvent aussi tenir
compte des exigences pratiques des administrateurs électoraux.
Des données
doivent seulement être collectées pour des raisons légales, administratives ou
opérationnelles. Il n’est pas toujours nécessaire de saisir toutes les données
fournies par un électeur sur sa demande d’inscription parce que certaines d’entre
elles servent seulement au personnel de l’OGE pour déterminer l’admissibilité
des citoyens et n’ont pas besoin d’être versées dans la base de données des
électeurs.
Dans les
pays à fort taux d’immigration, le système d’inscription des électeurs peut
enregistrer des données comme le lieu de naissance de l’électeur et les pays
dont il détient toujours la citoyenneté. Cette information permet aux
administrateurs électoraux de déterminer si une personne est autorisée à s’inscrire.
Une fois cela accompli, il n’est pas vraiment nécessaire de garder ce genre de
données pour référence ultérieure. Une autre base de données informatisée peut
être créée pour archiver les formulaires remplis par les électeurs pour que ce
genre d’information demeure disponible au besoin.
Les
exigences en matière de saisie des données peuvent être précisées selon les
produits nécessaires. Il peut s’agir de :
- données
requises par la loi sur l’inscription des électeurs ou nécessaires pour
des besoins administratifs et opérationnels;
- éléments
pouvant servir à trier les données ou à sélectionner des groupes de
données;
- catégories
spéciales éventuellement applicables aux inscriptions d’électeurs;
- champs
de formulaires requis pour vérification et repérage (jour et heure de la saisie
des données ou de leur modification, nom du préposé, traces des saisies
précédentes pour chaque électeur);
- éléments
requis pour toute la gamme des produits, comme l’assignation des électeurs
à des bureaux de vote et les rapports (statistiques et autres) pouvant
être dérivés du registre des électeurs.
Certaines
données (comme la circonscription de chaque électeur) peuvent être déterminées par
ordinateur à partir de données comme l’adresse. Il n’est alors pas nécessaire
de les saisir.
Une liste
typique des champs à remplir lors de la saisie des données peut comprendre les
éléments suivants :
- le nom (y compris le prénom
usuel, les prénoms additionnels et le nom de famille);
- l’adresse (numéro civique,
appartement, rue, localité, district, province, État, code postal et pays);
- le sexe (masculin ou féminin);
- l’ancien nom (quand le nom a
changé par suite d’un mariage ou autre acte officiel);
- l’adresse précédente (pour pouvoir
supprimer ou mettre à jour une inscription antérieure);
- le lieu de naissance (y
compris le pays);
- des numéros d’identification
(selon le cas : carte d’identité, passeport, assurance sociale);
- des détails sur la
citoyenneté (au cas où une preuve de citoyenneté est requise pour l’inscription);
- l’adresse postale (si elle
diffère du lieu de résidence);
- la catégorie spéciale de l’électeur
(par exemple, un code indiquant si un électeur appartient à une catégorie
particulière comme celle des personnes dont l’adresse doit rester
confidentielle ou celle des électeurs résidant à l’étranger au moment de l’inscription).
Saisie
des données sur papier
Il y a
deux façons d’informatiser des données tirées de documents papier : des
préposés à la saisie peuvent manuellement les inscrire dans un ordinateur; ou un
lecteur optique assorti à un logiciel de reconnaissance de caractères peut être
utilisé pour numériser le texte. Chacune des deux méthodes a des avantages et
des inconvénients.
La saisie
manuelle des données peut être préférable parce que des préposés sont souvent
plus en mesure d’interpréter les manuscrits que des logiciels de reconnaissance
de caractères. Ils peuvent aussi prendre des décisions au sujet de l’admissibilité
d’un électeur qui ne pourraient pas être prises automatiquement, par exemple pour
juger si une signature paraît acceptable ou déterminer si l’information fournie
est suffisante. Toutefois, la saisie manuelle peut être fastidieuse et monotone,
et un manque de concentration peut être source d’erreurs.
Plusieurs
mesures permettent d’augmenter la précision de la saisie manuelle des données.
Une méthode couramment utilisée exige que les données soient saisies par une
personne, puis vérifiées par une autre. Cette vérification peut se faire en saisissant
deux fois toutes les données et en enregistrant deux copies distinctes sur
ordinateur. Les deux copies sont alors comparées par l’ordinateur. Si elles
concordent, l’information est acceptée; sinon, un superviseur compare les
données enregistrées aux versions manuscrites et apporte les corrections
nécessaires. Une autre méthode consiste à demander à une deuxième personne de
comparer les données (saisies par une première personne) à celles figurant sur
le formulaire en papier.
Une autre
mesure est de concevoir l’écran de saisie dont se servent les préposés de façon
à maximiser le taux de précision. Par exemple, la manière dont l’écran affiche
les données devrait être similaire à celle selon laquelle le formulaire est
organisé, avec des éléments amenant les préposés à parcourir le formulaire dans
un ordre logique.
Un
logiciel peut aussi être conçu pour exécuter des tests logiques sur les données
afin de repérer les erreurs. Par exemple, des critères de saisie peuvent être appliqués
de sorte que seuls les nombres appartenant à un intervalle précis soient
acceptés ou que seules des dates valides puissent être enregistrées. Le
logiciel peut forcer les préposés à inscrire des données valides dans chaque
champ pour éviter que des champs soient laissés vides par accident. Si les données
d’un champ doivent respecter une forme particulière (comme une liste définie de
variables), le logiciel refusera toute donnée non conforme. Encore mieux, il
proposera un menu déroulant contenant uniquement les variables acceptables. Par
exemple, le champ « sexe » n’offrira au préposé que les options
« masculin » et « féminin ».
Dans une
base de données des électeurs, les renseignements des électeurs peuvent être reliés
à une autre base de données permettant au logiciel de valider les
renseignements. Ainsi, le champ de l’adresse peut être relié à une base de
données d’adresses valides, et le logiciel peut empêcher les préposés de
choisir une adresse non valide. Le cas échéant, le préposé ou un superviseur
vérifiera l’exactitude de l’adresse indiquée.
Dans
certains cas, l’adresse fournie peut être une variante non officielle d’une
adresse valide. Dans d’autres, l’adresse peut être fausse. Si l’adresse est
valide mais ne figure pas dans la base de données, un processus secondaire
devrait être entrepris pour mettre à jour la base de données des adresses avant
que l’inscription de l’électeur ne soit achevée, pour préserver l’intégrité de
la base de données des adresses.
La saisie
de données à l’aide de lecteurs optiques et de logiciels connexes peut être préférable
à la saisie manuelle si de gros volumes de données doivent être traités et si
le travail manuel n’apporte pas assez de valeur ajoutée à l’ensemble du
processus d’inscription des électeurs pour le justifier.
Le plus
gros inconvénient du recours à des logiciels de reconnaissance de caractères
est le niveau de précision atteint. Comme les formulaires d’inscription des
électeurs sont souvent remplis à la main, la mauvaise qualité de l’écriture ne
facilite pas la tâche aux systèmes de reconnaissance de caractères. Cela est
particulièrement vrai lorsque les noms doivent être interprétés, vu qu’ils n’obéissent
pas à une structure grammaticale prévisible. Cependant, la précision de ce
genre de logiciels progresse constamment, et le taux d’erreur baisse en
conséquence.
Un
logiciel de reconnaissance de caractères peut être efficace si la précision des
données saisies est vérifiée par un préposé humain grâce au formulaire
original, de la même manière que les données sont vérifiées manuellement par
des préposés. Ce processus peut être systématisé en utilisant un logiciel qui
numérise à la fois le texte et une image du formulaire original, puis les
affiche côte à côte sur écran pour qu’un préposé puisse les comparer. Cette
méthode élimine le besoin de se reporter au formulaire original et fait que la
vérification peut être effectuée rapidement par un préposé compétent et
expérimenté.
Un
logiciel de reconnaissance de caractères convient très bien pour numériser des
documents dactylographiés. Il peut être mis au point pour reconnaître
différentes polices de caractères avec un taux de précision élevé.
Saisie
de données numériques
Comparée
à la saisie de données manuscrites ou dactylographiées, la saisie de données
numériques est une tâche aisée. Cependant, des problèmes peuvent surgir si les
données fournies ne sont pas structurées de la même façon que les tables de
données auxquelles elles doivent être incorporées.
Par
exemple, une agence externe peut fournir à un OGE une liste de personnes devant
être ajoutées dans le registre des électeurs. Celui-ci doit être conçu de telle
sorte que les données soient versées dans des champs bien définis, pour des
types particuliers de données comme le nom de famille. Si les données importées
ne sont pas formatées dans la même structure que les champs du registre, elles
doivent être converties.
Un OGE peut
séparer les adresses des électeurs en plusieurs champs comme le numéro d’appartement,
le numéro civique, la rue, la localité, la province ou l’État et le code postal.
Les adresses fournies par l’agence externe peuvent ne pas être formatées (toutes
les données formant un seul champ, sans la moindre séparation). Dans ce cas, il
faut trouver un moyen de convertir les données importées au format souhaité.
Malheureusement, cela requiert une intervention manuelle, rendant ainsi le
transfert électronique de données plus compliqué que prévu.
La
solution à un tel problème consiste à uniformiser la structure des données
provenant de sources extérieures. La meilleure manière d’atteindre ce but est
de concevoir une norme pour la structure des données pouvant être utilisées par
diverses agences. De telles normes existent déjà dans plusieurs pays.
Les
problèmes de normes des structures de données ne devraient pas surgir lorsque
les OGE collectent les données électroniques d’inscription auprès des
électeurs. Par exemple, les formulaires d’inscription en ligne disponibles sur
Internet ou sur d’autres réseaux peuvent être structurés afin de correspondre parfaitement
à la base de données.
Les
données électroniques du registre des électeurs peuvent aussi être collectées
sur le terrain en équipant les administrateurs d’outils de capture portables. Ces
appareils peuvent ensuite charger les données sur disque amovible ou sur ordinateur,
ou les transmettre par Internet.
Comme
pour la saisie manuelle de données, des tests logiques peuvent être appliqués
aux données saisies électroniquement pour repérer d’éventuelles erreurs. Par
exemple, tout enregistrement contenant des lettres dans des champs numériques
doit être noté et analysé par un préposé qui le corrigera en retournant à la
source si nécessaire. De la même manière, toute adresse transmise
électroniquement qui ne se conformerait pas à la base de données serait
vérifiée et corrigée.
Saisie
des données par téléphone
Dans certains
cas, les électeurs peuvent s’inscrire au registre des électeurs de s’inscrire
ou de mettre à jour leurs renseignements personnels automatiquement par
téléphone. Il est cependant rare que cette possibilité soit offerte.
Il reste toutefois
envisageable (si la loi électorale le permet) d’accepter les modifications au registre
communiquées verbalement au téléphone par les électeurs. Dans ce cas, le
message verbal reçu de l’électeur doit d’abord être converti sous forme
électronique. Pour ce faire, un préposé peut d’abord remplir à la main ou
dactylographier un formulaire. Ensuite, il numérisera ou saisira manuellement les
données sur ordinateur. L’avantage de cette méthode est qu’elle laisse des
traces écrites qui pourront servir à vérifier les changements apportés au
registre.
Sinon, un
préposé répondant au téléphone peut modifier le registre sur écran. L’avantage
de cette méthode est qu’elle élimine l’étape de la production d’un document
papier. Ici, la base de données doit enregistrer le fait que le changement a
été transmis par téléphone, pour en garder des traces.
Saisie
d’information à partir du courrier retourné
Si l’information
tirée du registre des électeurs sert à envoyer du courrier aux électeurs, ce
courrier peut être retourné avec des annotations utiles pour la mise à jour du
registre. Par exemple, le courrier portant la mention « inconnu à cette
adresse » peut servir à modifier le registre et (selon la législation
locale) soit effacer la personne du registre, soit enclencher un processus
visant à déterminer si la personne devrait rester inscrite au registre.
Dans d’autres
cas, le courrier retourné peut porter des indications de corrections à apporter
au nom ou à l’adresse de l’électeur. Cette information est aussi utile pour
modifier le registre.
En
fonction des annotations portées sur le courrier retourné, le traitement des
données fournies par ces notes peut être automatisé à des degrés divers. Si les
étiquettes d’adresse comportent un code à barres ou tout autre code, celui-ci
peut simplifier la saisie des données fournies par le courrier retourné. Si les
annotations appartiennent à des catégories bien définies, alors la saisie de
ces données est automatisable à un très haut degré. Par exemple, le courrier
contenant des codes à barres indiquant que l’électeur a déménagé peut être
traité séparément avec un lecteur de code à barres, pour enregistrer les
données pertinentes dans la base de données des électeurs.
Si les
annotations suggèrent de corriger le nom ou l’adresse de l’électeur, alors un
préposé doit modifier la base de données en conséquence. Ce processus de
correction peut être accéléré par l’usage de codes à barres ou de numéros d’identification
associés à chaque électeur.
Fonctionnalités
des systèmes de saisie de données
Les
systèmes de saisie des données utilisés pour inscrire les électeurs (à partir d’un
document imprimé ou de sources électroniques) peuvent être conçus pour remplir
des fonctions qui apportent une valeur ajoutée au processus.
Un
registre des électeurs change constamment, surtout s’il est de type permanent.
Même les registres périodiques changent parfois. Un système de saisie des
données doit permettre l’ajout de nouvelles entrées, la modification d’entrées
existantes et leur suppression. Un registre des électeurs peut aussi être conçu
(idéalement) pour garder des traces des modifications apportées au fil du
temps, cela pour disposer d’un historique des inscriptions.
Les
registres des électeurs sont parfois conçus de manière à accepter de diverses
sources des données qui pourraient modifier les renseignements personnels d’un
électeur. Par exemple, la source originale de ces renseignements peut être un
formulaire rempli par l’électeur. L’adresse de ce dernier pourrait être mise à
jour ultérieurement par des données transmises électroniquement par une autre
agence gouvernementale.
