La première
étape dans une stratégie d’élaboration et de mise en œuvre d’un projet est l’évaluation
des besoins. Une évaluation des besoins commence souvent par une analyse du
processus existant pour cerner toutes les imperfections et tous les domaines
qui pourraient être améliorés. Que faites-vous actuellement? Que voulez-vous
améliorer? Qu’attendent de vous les autres intervenants? Comment vos dirigeants
et votre personnel considèrent-ils la mise en œuvre de la nouvelle
technologie? La nouvelle technologie peut-elle combler vos besoins et vos
espérances?
Ceci est
suivi d’une évaluation de la technologie disponible et, si possible, d’une
évaluation des solutions semblables mises en œuvre ailleurs par d’autres OGE et
d’autres genres d’organismes.
À ce stade, il est possible de mener simultanément plusieurs volets différents
de l’enquête :
·
les conseillers techniques
peuvent déterminer si une solution technologique proposée convient au but prévu;
·
les conseillers financiers
peuvent estimer le coût de la solution technologique proposée et déterminer si
elle est abordable;
·
les chefs de projet peuvent
déterminer s’il y a au sein de l’OGE un appui en faveur de la technologie
proposée;
·
la haute direction peut
consulter les intervenants externes sur les changements proposés, si nécessaire;
·
des solutions de rechange
peuvent être explorées pour déterminer s’il y a des options plus efficaces ou
moins coûteuses;
·
à la fin de l’étape de l’évaluation
des besoins, l’OGE devrait avoir une bonne compréhension du besoin de
changement et une indication ferme d’une option préférée pour combler ce
besoin. Cette information peut être utilisée pour préparer une analyse de
rentabilisation, qui est la prochaine étape dans la stratégie d’élaboration et
d’exécution de projet.
Analyse de
rentabilisation
Une analyse de rentabilisation est utilisée pour convaincre les
dirigeants internes et les intervenants externes de l’utilité de la nouvelle
technologie proposée. Elle doit être logique et probante, montrant clairement
tous les coûts et avantages de la proposition, mais sans contenir un excès de détails
qui nuirait à sa clarté. Dans la mesure du possible, la proposition peut comprendre
une évaluation de tous les coûts sur la vie utile prévue de la solution
proposée et non seulement les coûts de l’exercice financier en cours.
La majeure partie du travail requis pour préparer une analyse de
rentabilisation devrait être entreprise pendant l’étape d’évaluation. Les analyses
de rentabilisation et les évaluations des besoins doivent être convaincantes,
mais elles sont destinées à des publics différents. Néanmoins, si une
évaluation des besoins réussit à convaincre les auteurs de l’opportunité de
leur proposition, elle peut jeter de bonnes bases pour une analyse de
rentabilisation qui servira à convaincre d’autres intervenants.
Une analyse de rentabilisation typique peut contenir les éléments
suivants :
·
un énoncé clair des besoins;
·
une description claire de l’option
proposée;
·
une description claire de
tout enjeu pertinent de la proposition;
·
un examen des autres options
et une discussion des raisons qui ont milité en faveur de l’option proposée;
·
une description des coûts et
avantages non monétaires de l’option proposée;
·
une évaluation des coûts
monétaires et des économies associés à la proposition, y compris l’ensemble du
coût de la proposition pendant le projet et les années futures;
·
une indication des mesures nécessaires
à l’approbation de la proposition, comme l’approbation par le Cabinet ou l’adoption
de mesures législatives par le Parlement;
·
un rapport sur les consultations
tenues ou à tenir auprès des intervenants et une indication de l’appui ou de l’opposition
exprimés jusque-là par les intervenants;
·
une chronologie du projet;
·
une recommandation de faire
suite à la proposition.
Spécifications
Une fois qu’une analyse de rentabilisation a été approuvée par les
autorités compétentes et que des fonds ont été obtenus, la prochaine étape est
de choisir le ou les fournisseurs des biens et services nécessaires. Selon la
taille, le coût et la complexité du projet, ceci peut exiger la publication d’un
appel d’offres. Quant aux petits projets, il peut s’agir simplement de demander
des prix à divers fournisseurs.
Une composante clé d’un appel d’offres ou d’une demande de prix est l’ensemble
des spécifications définitives de la technologie exigée. Les spécifications
sont généralement prévues pour des fins techniques plutôt que pour informer les
dirigeants non techniques. En conséquence, elles sont souvent techniques et
détaillées. Les bonnes spécifications définiront clairement et sans ambiguïté
exactement quels produits ou services sont recherchés.
Le contenu des spécifications variera considérablement en fonction des
produits ou services requis. En règle générale, les spécifications peuvent
contenir les éléments suivants :
·
un énoncé clair des produits
ou services requis, en donnant tous les détails nécessaires;
·
un énoncé clair de
l’utilisation prévue des produits ou services;
·
un énoncé clair de tout
autre enjeu pertinent;
·
s’il y a lieu, une
indication du coût prévu des produits ou services requis, y compris l’ensemble
du coût de la proposition pendant le projet et les années futures;
·
le cas échéant, une indication
des étapes restant à entreprendre avant l’exécution du projet, comme l’approbation
par une institution du gouvernement ou l’adoption de mesures législatives par
le Parlement;
·
une chronologie du projet;
·
une indication du caractère
obligatoire ou facultatif des diverses spécifications;
·
un énoncé sur la nécessité
que les biens ou services respectent des normes reconnues ou soient soumis à
des contrôles de qualité;
·
une liste de tous les essais
qui doivent être réalisés avant la mise en œuvre;
·
une description des niveaux
de sécurité applicables au projet, s’il y a lieu;
·
une description de toute
documentation qui peut être exigée, telle que manuels techniques, manuels d’utilisateurs
ou rapports des fournisseurs;
·
le cas échéant, une indication
de la nécessité de fournir de la formation;
·
une indication de la façon
dont les propositions soumises par des fournisseurs seront évaluées;
·
une demande de précisions sur
la façon dont des variations des spécifications pourraient affecter le coût du
projet (par exemple, si du travail supplémentaire est entrepris, quels seraient
les coûts supplémentaires?).
Cette liste n’est nullement
exhaustive, et d’autres considérations peuvent être applicables à un cas
particulier.
L’information la plus importante à inclure dans toutes les spécifications
est le détail du produit ou du service désiré. Dans la mesure du possible, il
est recommandé de prévoir toutes les variations probables aux spécifications du
projet et de les inclure d’emblée dans l’appel d’offres. Les dépassements de
coût se produisent souvent quand les spécifications changent après que les
spécifications initiales ont été élaborées et que les fournisseurs ont été
choisis. La considération attentive de l’étape des spécifications peut éviter à
un projet de dépasser le budget, et maximisera les chances de réussite du
projet
