Plusieurs
éléments entrent en ligne de compte dans le traitement de l’information
contenue dans une base de données des électeurs d’un OGE.
Les
processus d’ajout, de correction ou de suppression de données dans un registre
des électeurs doivent être rigoureusement contrôlés. Des mesures de protection peuvent
être prévues pour s’assurer que seuls des utilisateurs autorisés peuvent
effectuer ces tâches. Des pistes de vérification doivent permettre de vérifier
que tout ajout, changement ou suppression est fait correctement. Ceci est
essentiel pour assurer l’intégrité du registre des électeurs et prévenir toute
fraude.
Le traitement
du contenu d’une base de données des électeurs suppose notamment :
- la
création et l’entretien des données;
- la
validation des données;
- la
production de rapports.
Création
et entretien des données
Les
méthodes utilisées pour ajouter des données dans une base de données des électeurs
dépendent du type d’information collecté (nom, adresse, date de naissance,
photo et données biométriques), de la documentation requise et des façons selon
lesquelles les renseignements personnels peuvent être transmis (en personne,
par téléphone ou par courriel).
Par
ailleurs, la modification des données peut être nécessaire pour maintes raisons :
- si l’électeur
le demande (en envoyant par exemple un avis de changement d’adresse);
- si
une agence externe a communiqué de l’information exigeant un changement;
- si l’OGE
a décelé une erreur dans la saisie des données;
- si un
événement quelconque exige une mise à jour (par exemple, une redéfinition
des limites des circonscriptions).
Les
méthodes utilisées pour modifier le contenu d’une base de données de registres
des électeurs dépendent aussi des manières dont les changements requis ont été
signalés.
Les
données peuvent être supprimées dans les circonstances suivantes :
- de
nouvelles données viennent remplacer d’anciennes;
- le
décès ou le déménagement d’un électeur est signalé;
- une
fraude ou une erreur est rapportée.
Par souci
de transparence et pour des besoins d’audit, il est approprié de garder des
traces des suppressions de données. La plupart du temps, plutôt que d’effacer
des données périmées, il vaut mieux les archiver dans un fichier à partir
duquel elles seront accessibles au besoin.
En
particulier, si les renseignements personnels d’un électeur (nom, adresse,
etc.) sont changés au fil du temps, il vaut mieux en garder l’historique (en
fonction des exigences légales et opérationnelles applicables).
Validation
des données
Plusieurs
routines de validation peuvent être appliquées aux données dans le but de
détecter les erreurs ou les fraudes. Elles consistent notamment à :
- vérifier
que les adresses sont conformes à une base de données géographiques;
- vérifier
l’admissibilité de l’électeur, par exemple qu’il a l’âge de voter et que
les détails déclarés sur sa citoyenneté répondent aux critères d’admissibilité
au vote;
- vérifier
l’orthographe des noms selon une liste de normes;
- vérifier
si le nombre d’électeurs inscrits à une adresse donnée dépasse le nombre d’occupants
pouvant réellement résider à cet endroit;
- si
les signatures, les photos ou les empreintes digitales sont numérisées,
les comparer électroniquement à celles qui sont déjà stockées dans la base
de données.
Il est
important qu’un registre des électeurs ne stocke qu’un seul enregistrement valide
par électeur admissible. Cela permet de faire respecter le principe
démocratique d’un vote par personne.
Des logiciels
peuvent effectuer différentes routines de comparaison et des recherches pour
déterminer si une personne souhaitant s’inscrire au registre y figure déjà,
peut-être à une autre adresse. Comme les gens n’écrivent pas toujours leur
adresse de la même façon quand ils remplissent un formulaire, les routines de
comparaison doivent se servir des techniques d’appariement par logique floue
pour détecter d’éventuels doublons. L’utilisation de champs autres que le nom
peut être utile, surtout les dates de naissance. Mais même dans ces cas, les
personnes peuvent inscrire des données différentes sur les formulaires; ici
aussi, les techniques d’appariement par logique floue sont d’un grand secours.
L’appariement
par logique floue nécessite de programmer un ordinateur pour qu’il recherche
des données correspondantes en appliquant différents critères. Par exemple, une
concordance peut être détectée entre des noms ne différant que d’une lettre.
D’autres similitudes peuvent aussi être établies entre deux enregistrements si
le prénom habituel et le nom de famille sont identiques, mais les autres
prénoms sont différents ou sont absents d’un des enregistrements.
Les noms
peuvent aussi être appariés en utilisant des alias. Un système peut être conçu
pour comparer des variantes du même nom qui peuvent être utilisées par une
personne à diverses occasions. Par exemple, les alias de John peuvent être Jon,
Jonathon ou Johnstone; ceux de Catherine sont Katherine, Katerine, Kate, et
ainsi de suite.
Les
techniques d’appariement doivent aussi tenir compte des changements de nom.
Dans certaines sociétés, une femme adopte le nom de famille de son époux. Des
changements de nom peuvent aussi se faire par acte officiel. Dans tous les cas,
l’appariement par nom de famille ne détecte pas l’ancien nom, mais reste
possible en comparant les champs tels que le prénom, le nom de jeune fille et
la date de naissance.
Pour
faciliter ce processus, il est souhaitable de demander aux électeurs d’indiquer
sur leur formulaire tout changement de nom depuis leur dernière inscription,
ainsi que l’adresse utilisée lors de leur dernière inscription. Ces
renseignements, s’ils sont fournis, aident à trouver les enregistrements qui ne
sont plus valides.
Les
logiciels utilisant l’appariement par logique floue détectent souvent plusieurs
concordances potentielles pour un enregistrement donné, certaines n’étant pas
vraiment applicables à la personne concernée. À ce stade, un préposé doit
déterminer si ces appariements sont valides et s’il faut modifier les
enregistrements en conséquence.
Production
de rapports
Une base
de données des électeurs devrait pouvoir générer diverses compilations de
données statistiques. Cette information peut avoir différents usages dont la
gestion du rendement et les rapports officiels. Les compilations de données
statistiques sont habituellement produites sous forme de rapports, lesquels
sont ensuite imprimés ou rendus disponibles en ligne.
Voici
quelques exemples de rapports statistiques pouvant être produits à partir d’un
registre des électeurs :
- le
nombre total d’électeurs et des sous-totaux pour des aires géographiques
comme les provinces, les circonscriptions et leurs subdivisions;
- le
nombre total d’électeurs selon diverses catégories;
- le
nombre total de transactions traitées par la base de données, comme les
ajouts, les suppressions, les modifications, les transferts entre
différentes circonscriptions et les transferts au sein d’une même
circonscription;
- le
nombre total d’électeurs inscrits dans une petite aire géographique (comme
une subdivision de recensement), pour les besoins du redécoupage
électoral;
- des résumés
des informations contenues dans la base de données géographiques (comme
les types de logement, le nombre d’électeurs inscrits par logement et le
nombre de logements dont aucun occupant ne s’est inscrit au registre).
La
production de certains rapports peut surcharger le système de bases de données,
surtout si les calculs requis mettent en jeu de gros fichiers. De telles
surcharges peuvent être évitées ou minimisées en générant les rapports
complexes la nuit, par lots, alors que les ordinateurs sont peu utilisés. Une
autre méthode consiste à produire fréquemment des rapports de routine (la nuit,
par lots) et à les rendre disponibles aux utilisateurs. Cela évite les requêtes
impromptues de rapport.
Toutefois,
si le système le permet, il est souhaitable de laisser les utilisateurs accéder
à des rapports sur demande, en direct. Cela encourage les utilisateurs à
demander les informations spécifiques dont ils ont besoin, au moment où ils en
ont besoin. Cela est utile quand des informations actualisées sont requises de
façon urgente (comme pendant les élections). L’accès à des rapports en direct peut
tenir compte de variables spécifiées par les utilisateurs (comme des dates de
début et de fin), lesquelles permettent l’extraction de données précises.
Cibler
des groupes ayant besoin d’attention spéciale
Une base
de données des électeurs peut servir à cibler des groupes ayant besoin
d’attention spéciale, par exemple :
- des
adresses ou types d’adresses particuliers, comme les immeubles vacants et
les institutions (universités, hôpitaux, maisons de retraite, casernes
militaires et appartements);
- des
groupes sociaux, comme les personnes d’une certaine origine ethnique, ou celles
vivant dans les régions éloignées ou dans des secteurs défavorisés.
