Le
système électoral et la législation en vigueur dans chaque régime déterminent en
grande partie le genre de données à inclure dans le registre des électeurs et
les fins auxquelles le registre sera utilisé.
L’admissibilité
des personnes à voter est généralement déterminée par la législation. Les
formalités d’inscription au registre prévoient habituellement les moyens par
lesquels les citoyens doivent prouver leur admissibilité. Ils devront par
exemple remplir un formulaire en donnant des renseignements personnels, une
déclaration d’admissibilité et une preuve d’admissibilité. Pour prouver
l’admissibilité, il peut être exigé de présenter à l’OGE un extrait de
naissance, un passeport, un document d’immigration ou une déclaration faite par
des répondants autorisés (au cas où la personne ne peut pas produire les autres
documents pour une raison valable).
Habituellement,
la loi électorale détermine comment une circonscription est définie. Cela peut
nécessiter l’inclusion dans le registre des électeurs des données géographiques
de l’électeur, pour s’assurer que chacun est inscrit dans la circonscription
correspondant à son adresse de résidence.
Ces exigences
montrent aussi la pertinence de la saisie et du traitement numériques des
données d’inscription des électeurs.
La loi
électorale en vigueur doit aussi indiquer comment le registre des électeurs
doit servir lors des élections. Dans la plupart des cas, ce registre est
employé dans les bureaux de vote et dans les bureaux de l’OGE pour déterminer
si une personne a le droit de voter. Le registre doit donc être créé de façon
appropriée. Cela signifie que des copies des données pertinentes (stockées dans
le registre) sont rendues accessibles. Elles peuvent par exemple être imprimées
sur papier et présentées par ordre logique ou être accessibles sur ordinateur.
Dans tous les cas, il est pertinent de saisir et de traiter sous forme
informatique les données du registre des électeurs.
La
nécessité d’enregistrer le fait qu’un électeur inscrit a voté influence aussi la
conception de la base de données des électeurs et son utilisation.
Les
renseignements des électeurs à saisir et traiter par ordinateur sont également déterminés
par d’autres critères comme le besoin de dresser des listes maîtresses d’électeurs
afin de parer aux votes multiples ou (si le vote est obligatoire) les cas où un
électeur n’a pas voté.
