Quelle que soit la méthode de dépouillement retenue (manuelle ou automatisée), la procédure de dépouillement devrait comporter les opérations suivantes :
- vérification et inventaire des bulletins et autre matériel électoral ;
- tri des bulletins de vote en fonction des différents partis politiques ou candidats, et dans le cas d’un référendum, des différents choix exprimés ;
- établissement des formulaires ou procès-verbaux de dépouillement ;
- proclamation des résultats ;
- transmission des résultats au niveau supérieur via un ou plusieurs canaux.
Vérification
La vérification comprend les opérations suivantes :
- enregistrement du nombre de bulletins inutilisés et inutilisables (un bulletin inutilisable est, par exemple, un bulletin involontairement détérioré par un électeur qui a dû l’échanger contre un nouveau bulletin, ou un bulletin mal imprimé, déchiré, sali ou marqué de toute autre façon, ce qui le rend reconnaissable et ne permet pas de garantir le secret du vote) ;
- détermination du nombre total d’électeurs ayant voté d’après la liste électorale ;
- ouverture de l’urne et comptage du nombre de bulletins de vote ;
- vérification de la concordance entre le nombre de bulletins dans l’urne et le nombre d’électeurs ayant voté, d’après la liste électorale ou une autre source permettant de connaître le nombre total de personnes ayant voté.
Tri des bulletins
Les bulletins sont triés par partis politiques ou par candidats (ou par les choix exprimés dans le cas d’un référendum).
Dans certains pays, les représentants des partis et des candidats ont la possibilité de contester le tri en présentant leurs objections au responsable du dépouillement, soit verbalement, soit par écrit, selon la législation en vigueur. Le responsable doit alors décider de la suite à donner à ces objections (voir Critères de validité d’un bulletin de vote).
Dépouillement
Les responsables du dépouillement comptabilisent le nombre de suffrages obtenus par chacun des partis ou des candidats.
Dans certains pays, les représentants des partis et des candidats ont la possibilité de contester le décompte en présentant leurs objections au responsable du dépouillement, soit verbalement, soit par écrit, selon la législation en vigueur. Le responsable doit alors décider de la suite à donner à ces objections.
Il doit mettre les bulletins concernés de côté et décider de leur acceptation ou de leur rejet conformément aux règles établies (voir Critères de validité d’un bulletin de vote).
Établissement de la feuille ou du procès-verbal de dépouillement et saisie des résultats
Le procès-verbal ou le formulaire de dépouillement est rempli, signé et communiqué au bureau local avant d’être transmis au niveau régional ou national. Les représentants des partis politiques et les observateurs nationaux et internationaux doivent recevoir une copie officielle des résultats. Une copie du procès-verbal doit être portée à la connaissance de l’électorat en l’affichant près du bureau de vote, dans un lieu public facilement accessible, conformément aux exigences de transparence des bonnes pratiques internationales.
Il ne doit y avoir aucune interruption dans le déroulement des opérations jusqu’à ce que le procès-verbal de dépouillement soit rendu public et envoyé de façon sécurisée, avec les documents connexes, au bureau local de l’OGE. Les formulaires de résultats sont souvent transportés dans un sac inviolable ou mis sous scellés dans l’urne avec les bulletins de vote, la liste électorale et d’autres documents clés. Ce matériel est transporté par un agent prédéterminé de l’OGE qui doit être accompagné d’observateurs et de représentants des partis. Avant de quitter le bureau, ces mêmes résultats sont souvent communiqués directement au niveau hiérarchique supérieur ou au centre national de dépouillement afin de faciliter la publication des résultats provisoires.
Comme pour tous les autres aspects d’une élection, il existe des considérations administratives liées, directement ou indirectement, au dépouillement au bureau de vote. Chaque détail de ces procédures est important car il est relié à d’autres parties du processus global.
Les représentants des partis politiques et des candidats doivent être en mesure d’examiner les bulletins et, s’ils ne sont pas d’accord avec la décision du responsable du dépouillement, être autorisés à présenter une objection officielle justifiant leur contestation des résultats du dépouillement. Dans de nombreux pays, les observateurs et les agents des partis ne sont pas autorisés à manipuler physiquement le matériel électoral et les bulletins de vote. En conséquence, le dépouillement doit être conduit de façon à permettre une bonne visibilité des opérations de comptage.
Tous les bulletins valides sont enregistrés sur une feuille de pointage, de même que les bulletins inutilisables et les bulletins rejetés. Tous les bulletins sont comptabilisés et aucun n’est détruit. Une vérification du décompte et un ultime inventaire des bulletins doivent être effectués avant de remplir le procès-verbal de dépouillement afin d’éviter toute erreur de calcul ou incohérence.
L’urne peut ensuite être à nouveau scellée (le nouveau numéro de scellés doit être dûment noté par les représentants des partis et des candidats et par les observateurs) et la documentation relative au dépouillement peut être soit déposée dans l’urne, soit jointe à l’urne dans un sac distinct, inviolable et scellé.
Dans certains pays, les représentants des partis et des candidats ont la possibilité d’apposer leur cachet ou leur signature sur les scellés de l’urne.
Le dépouillement au bureau de vote est alors terminé et tout le matériel électoral peut être transporté en lieu sûr pour archivage. Dans l’éventualité d’un recomptage, tous les documents ainsi préparés seront nécessaires, c’est pourquoi il est important de prendre des précautions et de sceller l’urne afin de ne pas rompre la chaîne de traçabilité.
Le bureau local ou national de l’OGE additionne les résultats transmis par l’ensemble des bureaux de vote de la circonscription ainsi que les résultats des bulletins spéciaux, des votes anticipés ou des bureaux de vote mobiles. Toutefois, les observateurs et les représentants des partis et des médias doivent toujours être en mesure d’identifier les résultats d’un bureau de vote donné, depuis son dépouillement jusqu’à l’étape de centralisation, et de vérifier que ces résultats restent constants, sauf si un recomptage permet de prouver qu’ils sont incorrects ou que des erreurs de calcul ont été commises.
Les résultats provisoires doivent prendre en compte tous les types de bulletins afin d’éviter tout écart avec les résultats définitifs. En outre, ces résultats doivent être affichés pour chaque parti politique et chaque candidat sur un panneau mural, un tableau ou une feuille de calcul au fur et à mesure de leur obtention.
Les résultats provisoires non officiels doivent être rendus publics dès que possible. Cette annonce est généralement effectuée par les médias ou par les partis politiques, la proclamation des résultats définitifs étant confiée à l’OGE.
Les jours suivants, les bureaux locaux de l’OGE peuvent procéder au décompte final et préparer les résultats officiels. En cas de contestation des résultats, une procédure complémentaire peut s’appliquer.
Dépouillement manuel ou automatisé, ou combinaison des deux ?
Bien que le dépouillement manuel demeure la méthode la plus utilisée, les méthodes de scrutin et de dépouillement automatisées s’avèrent de plus en plus accessibles et efficaces et commencent à être utilisées par de nombreux pays, malgré un investissement initial parfois élevé.
Les techniques de dépouillement automatisées sont souvent moins onéreuses, plus rapides et plus précises que le dépouillement manuel.
Elles permettent également de renforcer le processus démocratique en facilitant le dépouillement des systèmes de vote complexes.
La technologie peut être utilisée pour remplacer les bulletins traditionnels sur support papier. Voter directement en utilisant des moyens mécaniques ou électroniques ou des bulletins lisibles par ordinateur évite d’avoir à compter manuellement les bulletins et accélère considérablement les opérations de dépouillement.
L’informatique est souvent utilisée pour présenter sous forme de tableau les résultats du dépouillement manuel et pour générer des récapitulatifs au niveau du centre de dépouillement et à l’échelon régional ou national. Des logiciels de bureautique standardisés tels que tableurs et logiciels de bases de données relationnelles peuvent servir à agréger les résultats individuels pour produire des récapitulatifs et des rapports sous format papier ou électronique. Cependant, il est généralement nécessaire de disposer de logiciels plus sophistiqués, avec une architecture web ou client/serveur, des écrans de saisie personnalisés, une validation des données et des contrôles stricts de sécurité, d’audit et d’enregistrement, car ils offrent un niveau et une performance plus élevés que les logiciels de bases de données ou les tableurs génériques.
Les systèmes de dépouillement informatisés exigent de la rigueur. Les calculs erronés, les erreurs de saisie ou les données égarées risquent en effet de compromettre sérieusement le déroulement de l’élection.
Des tests rigoureux permettent de s’assurer que le système fonctionne parfaitement avant sa mise en service, même s’il ne sert qu’à centraliser les résultats préliminaires ou qu’il n’est utilisé que pour un court laps de temps.
Les formulaires de saisie doivent être conçus de façon à minimiser le risque d’erreur et à faciliter la saisie des données. Il est courant d’élaborer les formulaires sur le même modèle que l’écran de saisie. Lors de la formation des personnes qui rempliront les formulaires manuellement, il convient d’insister sur la lisibilité de l’écriture et l’exactitude des calculs.
Comme pour toute autre méthode de dépouillement, il est essentiel d’intégrer un mécanisme de vérification au système informatisé. Des systèmes de vérification doivent être mis en place pour suivre la progression des calculs. Des systèmes de vérification doivent permettre de s’assurer que les résultats générés par le système sont cohérents avec les données saisies.
Ainsi, pour un niveau de dépouillement donné, le total des suffrages ne devrait pas être supérieur au nombre total de bulletins fournis aux électeurs.
Les données saisies dans un système de dépouillement informatisé doivent toujours être comparées aux données d’origine. Cela peut se faire en vérifiant les chiffres saisis par rapport aux documents ayant servi à la saisie ou en faisant saisir chaque série de données deux fois, par deux opérateurs différents, « en double aveugle ».
Tout système de dépouillement informatisé doit également comporter un plan de secours. Les données doivent être régulièrement sauvegardées (et archivées hors site si le dépouillement dure un certain temps) et il convient de prévoir un matériel de remplacement en cas de panne. Si l’on utilise un serveur de réseau, il est fréquent de disposer d’un second serveur pouvant prendre le relais en cas de défaillance du serveur principal.
Des techniciens qualifiés doivent être disponibles en cas de problème. Une alimentation électrique de secours doit être prévue pour se prémunir contre une panne de courant, même dans les pays les plus développés.
Les alimentations doivent être protégées contre les surtensions qui risquent d’altérer ou de détruire les fichiers informatiques. Des mesures simples comme l’enregistrement régulier des données de la mémoire vive sur le disque dur sont parfois négligées et peuvent causer de graves pertes.
Les pires scénarios doivent être envisagés. Il est prudent, par exemple, de prévoir la possibilité de passer à un fonctionnement complètement manuel si le système informatique tombe en panne et ne peut être réparé. Les calculatrices portables sont des équipements de secours très utiles (voir Élections et technologie).
