Plusieurs tâches doivent être effectuées à l’ouverture du scrutin afin de faciliter le dépouillement une fois le scrutin clos. La première consiste à compter le nombre total de bulletins reçus au départ (fournis par l’OGE). Dans les pays utilisant des enveloppes et un bulletin par parti, il est important de vérifier que l’on dispose de suffisamment de bulletins de vote pour tous les électeurs.
C’est un élément important de la piste de vérification car il permettra de vérifier le nombre total de bulletins utilisés et non utilisés après le déroulement du scrutin. Dès réception, et avant le début du scrutin, tous les bulletins doivent être comptés (ainsi que les enveloppes, le cas échéant). De même, les numéros d’ordre des carnets à souches (le cas échéant) doivent être vérifiés afin de s’assurer qu’il ne manque aucun bulletin dans les carnets. L’agent qui les a livrés doit assister à la comptabilisation des bulletins. Il doit ensuite signer un reçu dont une copie sera jointe au registre du scrutin.
Dans tous les cas, l’information doit être inscrite sur le formulaire d’inventaire des bulletins de vote. Selon le pays et le type d’information requise par l’OGE et afin d’éviter tout chevauchement d’effort, il n’est pas forcément nécessaire d’enregistrer cette information sur d’autres documents, sauf disposition contraire.
Une fois les bulletins comptabilisés et les indications ou observations éventuelles inscrites sur les formulaires appropriés (le cas échéant), le responsable électoral doit montrer à toutes les personnes présentes dans le bureau de vote que l’urne est vide avant d’y apposer les scellés.
Le numéro d’identification des scellés doit être inscrit sur le registre du scrutin et sur tout formulaire approprié. Les représentants des partis et des candidats présents doivent avoir la possibilité d’apposer leur cachet ou leur signature directement sur les scellés de l’urne ou à côté. Ces procédures sont essentielles car elles constituent le point de départ d’une importante piste de vérification.
Elles permettent d’éviter de nombreuses erreurs et, en cas d’anomalie, de retracer les étapes depuis le début de la procédure. Jamais aucun électeur ne doit emporter des bulletins hors du bureau de vote.
Fermeture des urnes
À l’heure de la fermeture du bureau de vote, le responsable doit annoncer la clôture officielle du scrutin. Il doit s’assurer que seules les personnes autorisées à procéder au dépouillement ou à y assister restent à l’intérieur du bureau de vote. Les responsables du bureau de vote ou du dépouillement, les observateurs et les représentants des partis et des candidats doivent être autorisés à rester pour le dépouillement.
Si seuls les responsables du dépouillement sont présents, il est possible de demander aux derniers électeurs de rester pour assister au dépouillement. Toutes les autres personnes doivent attendre les résultats provisoires à l’extérieur du bureau de vote.
Pour faciliter le dépouillement, il peut être nécessaire de réorganiser l’agencement du bureau de vote. Les tables sont généralement regroupées pour obtenir une surface de travail plus grande ; des chaises et des crayons sont mis à disposition ainsi qu’un tableau d’affichage pour les résultats.
Résumé de la procédure
À la clôture du scrutin, les personnes autorisées et les responsables du dépouillement restent dans le bureau de vote et entreprennent les opérations de dépouillement. Il faut compter généralement une moyenne de deux heures pour dépouiller quatre à cinq cents bulletins si aucune objection sérieuse n’est rencontrée. Le temps nécessaire va dépendre du nombre d’agents affectés à cette tâche ainsi que de la complexité du mode de scrutin et des procédures de dépouillement.
L’urne étant toujours sous scellés, une vérification est effectuée en comptant le nombre de talons (le cas échéant) correspondant aux bulletins de vote remis aux électeurs, le nombre de bulletins non utilisés et le nombre de bulletins inutilisables (abîmés, etc.) par rapport au nombre total de bulletins émis. Le nombre d’électeurs ayant voté à l’élection est également comptabilisé et ce chiffre est comparé au nombre de bulletins utilisés (talons restants). Tout écart doit être analysé et résolu ou signalé à l’OGE Les chiffres obtenus sont enregistrés sur un formulaire d’inventaire des bulletins de vote.
Une fois ces opérations préliminaires achevées, le responsable du dépouillement peut ouvrir l’urne et vider son contenu au centre de la table. Il peut s’agir de la table utilisée pour le vote. S’il n’y avait pas de table prévue pour le vote, l’OGE doit s’assurer que ce mobilier sera disponible pour le dépouillement. Il est important que la table soit assez grande pour que les bulletins ne tombent pas par terre au moment où l’urne est vidée de son contenu.
Les scellés sont vérifiés avant que les urnes ne soient ouvertes, en présence des agents de dépouillement, des représentants des partis politiques et des candidats et des observateurs. Si seuls les agents sont présents, il est possible de demander aux derniers électeurs d’assister en tant que témoins. Une autre vérification est réalisée une fois l’urne vidée.
Un inventaire supplémentaire peut être effectué à la demande des représentants des partis et des candidats. Dans tous les cas, le nombre de bulletins dans l’urne est comparé au nombre d’électeurs qui ont voté. Le nombre de bulletins dans l’urne ne doit être ni supérieur, ni inférieur au nombre d’électeurs.
Tout écart doit être signalé à l’OGE et les modifications appropriées doivent être apportées aux formulaires. Les modifications doivent uniquement être effectuées par les responsables habilités de l’OGE. Dans certains cas, un formulaire de modification spécifique est utilisé et joint au procès-verbal de dépouillement. Toutes les personnes participant au dépouillement doivent, dans la mesure du possible, signer les formulaires afin de confirmer que la comptabilisation des bulletins a été satisfaisante ou qu’elles connaissent l’origine de la divergence et qu’elles sont d’accord avec la décision prise par le responsable du dépouillement. Conformément aux bonnes pratiques internationales, les observateurs et les agents des partis doivent recevoir une copie officielle des formulaires de votes et des formulaires de modifications.
Les formulaires généralement utilisés pour le dépouillement sont une feuille de pointage, un registre du scrutin, un procès-verbal de dépouillement et un formulaire d’inventaire des bulletins. Il faut également des enveloppes ou des sacs où mettre les bulletins et des scellés à apposer sur l’urne ou sur les enveloppes.
