Les bulletins de vote (et les enveloppes, le cas échéant) peuvent être regroupés par paquet de cinquante, par exemple, afin de faciliter le comptage. En fonction du nombre de partis politiques ou de candidats et du nombre de scrutateurs, ces derniers peuvent être chargés de compter tous les suffrages exprimés en faveur d’un ou de plusieurs partis politiques ou candidats. Dans un second temps, ils peuvent interchanger les bulletins de vote qu’ils ont comptabilisés avec ceux de leurs collègues et procéder ainsi à une vérification des chiffres obtenus.
Les scrutateurs comptent tous les bulletins, y compris les bulletins inutilisables et rejetés. Même s’ils n’entrent pas dans le décompte des bulletins valides, ils constituent un élément important de la piste de vérification et seront utiles en cas de recomptage.
Afin d’éviter d’éventuelles objections concernant la validité des bulletins, il convient de communiquer au responsable du dépouillement des règles claires en matière d’interprétation des marques acceptées et de motifs de rejet. Plus la marge d’interprétation du responsable du dépouillement est faible, plus il lui est aisé de prendre les décisions nécessaires et moins les litiges relatifs à la validité des bulletins sont fréquents.
Si la validité d’un bulletin est contestée, le président du bureau de vote est la seule personne habilitée à trancher, même si d’autres agents ont participé au dépouillement. Afin d’assurer la cohérence de ses décisions, il peut placer tous les bulletins litigieux dans une pile séparée, décider de leur validité après le comptage des bulletins valides, puis ajouter les suffrages valides supplémentaires au décompte du candidat ou du parti politique concerné.
Il peut aussi commencer par séparer les bulletins, décider de la validité des bulletins litigieux puis compter chaque pile. Un numéro doit être apposé au dos de chaque bulletin litigieux et reporté dans le registre du scrutin, avec mention de la décision prise par le responsable du dépouillement.
Ce dernier utilise souvent une feuille de pointage. Les représentants des partis politiques et des candidats ainsi que les observateurs peuvent avoir la leur. La feuille officielle est celle du responsable du dépouillement.
Elle sert à faciliter le comptage. L’agent y appose une marque pour chaque suffrage en faveur d’un candidat ou d’un parti. En cas d’erreur en cours de processus, il peut comparer sa feuille à celle des autres agents de dépouillement. Si la source de l’erreur demeure introuvable, le décompte recommence à partir du dernier point de consensus.
Il convient de procéder à une vérification une fois les bulletins dépouillés. Cette vérification a généralement lieu avant la transmission des résultats provisoires au bureau de la circonscription ou de la région. Elle est importante car elle permet de s’assurer qu’aucun suffrage n’a été attribué à un autre candidat ou parti que celui en faveur duquel il était exprimé. Le nombre total de suffrages exprimés pour chaque candidat ou parti, plus le nombre de bulletins rejetés, de bulletins inutilisés et de bulletins inutilisables doit correspondre au nombre total de bulletins reçus par le bureau de vote avant l’ouverture du scrutin.
Une fois le dépouillement terminé, les bulletins sont rassemblés et remis dans l’urne avec les formulaires correspondants. Le procès-verbal de dépouillement est souvent transporté dans un sac inviolable, soigneusement fixé à l’extérieur de l’urne. Il convient de cacheter cette enveloppe et sceller l’urne avant de les transporter en lieu sûr pour archivage. Tous ces documents seront nécessaires en cas de recomptage, il est donc important de fermer hermétiquement l’urne afin de s’assurer que ces documents seront disponibles si un recomptage s’avère nécessaire ou est officiellement requis.
Pour plus de sécurité, le président du bureau de vote ainsi qu’un représentant des partis politiques ou des candidats signent le procès-verbal de dépouillement et apposent les scellés sur le sac ou l’enveloppe destinés à son transport. Le président doit conserver une copie officielle du procès-verbal en cas de perte.
