Niveau Local
Les procédures et la logistique doivent être soigneusement planifiées à tous les niveaux du processus de centralisation afin d’organiser au mieux la réception simultanée des résultats en provenance des différents lieux. La centralisation doit garantir la transparence ainsi que l’exactitude des résultats et minimiser les risques de falsification des procès-verbaux ou les erreurs réelles par l’application d’instructions claires, basées sur un programme de formation efficace et sur une surveillance étroite des opérations.
Le personnel chargé de répondre au téléphone doit disposer de formulaires comportant des espaces pré-remplis pour recueillir les informations lors de la collecte des résultats. Afin de diminuer le risque d’erreur, la procédure devrait également imposer au destinataire de relire les résultats à son interlocuteur pour que celui-ci en confirme l’exactitude.
En fonction de la technologie utilisée pour la centralisation des résultats, il est possible de recourir à différents outils afin d’améliorer la transparence. Par exemple, un tableau mural, un grand tableau blanc ou une feuille de calcul informatique projetée sur écran peuvent servir à afficher les résultats de chacun des bureaux de vote au fur et à mesure de leur réception. Une fois toutes les informations reçues, il convient d’actualiser le résultat pour l’ensemble de la circonscription. Les bonnes pratiques internationales recommandent de transmettre non seulement les résultats cumulés, mais aussi les résultats individuels de chaque bureau de vote au niveau supérieur. Cela permet aux représentants des partis et aux observateurs de suivre les résultats individuels de bout en bout, jusqu’à l’obtention des résultats définitifs, dans le respect de la transparence.
Niveau national
Au niveau national, le même type de logistique doit être utilisé, mais à plus grande échelle. La transmission de données par voie électronique y est plus facile et donc plus couramment utilisée. L’information demandée étant déjà généralement sous format électronique, la saisie des données peut s’effectuer plus rapidement et les vérifications peuvent être faites manuellement ou au moyen de logiciels spécifiques. Cela permet également de partager de façon proactive les résultats cumulés et les résultats individuels de chaque bureau de vote avec les représentants des partis, les observateurs et les médias au niveau national.
Même si les résultats sont transmis sous format électronique par le niveau local, l’OGE ne doit pas les accepter sans aucun contrôle. Un premier contrôle qualité doit être effectué afin de voir si les résultats semblent corrects. Il convient d’abord de vérifier l’exactitude des calculs. Toutefois, le logiciel employé comporte souvent des mécanismes nécessitant un examen plus approfondi par un haut responsable de l’OGE avant validation des chiffres. Une alerte peut se déclencher en cas de taux de participation exceptionnellement élevé ou de résultats sans précédent en faveur d’un parti. Lors de la réception proprement dite des procès-verbaux et de leur centralisation, et avant la proclamation des résultats définitifs, un contrôle qualité plus exhaustif doit être effectué. Il doit comporter la vérification des procédures de chaque circonscription électorale et de ses bureaux de vote.
Si un pays est divisé en plusieurs fuseaux horaires, les résultats arrivent au point de centralisation national à différentes heures de la journée (en fonction de l’heure de clôture du scrutin). Le planning doit être établi de manière à ce que le personnel chargé de compiler les résultats nationaux soit disponible quand sa présence est requise.
Tous les types de bulletin doivent être intégrés aux résultats provisoires (si possible), afin d’éviter tout écart important entre les résultats provisoires et les résultats définitifs.
Les bulletins spéciaux, les votes en faveur d’une personne ne figurant pas sur le bulletin et les votes par correspondance doivent être inclus dans le décompte des résultats provisoires, au même titre que ceux des élections ordinaires, des élections anticipées et des bureaux de vote mobiles.
En fonction du délai acceptable, le comptage des bulletins spéciaux peut avoir lieu quelques jours avant l’élection ou après la clôture du scrutin le jour de l’élection. Si cette dernière option est retenue, la procédure de dépouillement doit permettre d’intégrer le résultat des votes spéciaux aux résultats provisoires.
Les enveloppes contenant les bulletins spéciaux (par correspondance ou en faveur d’une personne ne figurant pas sur le bulletin) reçues au siège de l’OGE sont triées par catégorie : vote des absents, des militaires, etc. L’attribution d’une couleur d’enveloppe différente à chaque catégorie facilite le tri.
Pour le vote par correspondance, l’électeur reçoit trois enveloppes : une enveloppe de retour contenant une enveloppe extérieure (sur laquelle peut figurer un code-barres et la signature de l’électeur ou toute autre information administrative) et une enveloppe confidentielle contenant le bulletin
Après avoir vérifié que l’électeur figure sur la liste électorale et qu’il n’a pas déjà voté, et après établissement de la piste de vérification, l’enveloppe confidentielle contenant le bulletin est déposée dans l’urne.
Si les bulletins spéciaux sont comptés plusieurs jours avant la consultation électorale, leurs résultats sont gardés secrets et publiés uniquement à la clôture du scrutin le jour de l’élection. Certaines administrations dépouillent les bulletins spéciaux le jour même du scrutin ou les jours suivants.
Si le vote anticipé se déroule sur plusieurs jours, il convient de procéder à un inventaire des bulletins à la fin de chaque journée, sans les dépouiller. Cet inventaire sert à mettre en place une piste de vérification des bulletins.
Les urnes destinées au vote anticipé sont conservées en lieu sûr jusqu’au jour du scrutin et le dépouillement doit s’effectuer dans un bureau de l’OGE, à la clôture du scrutin ordinaire. Le décompte des votes anticipés doit s’effectuer en présence de représentants des partis politiques et des candidats ainsi que d’observateurs. Les procédures de dépouillement sont quasiment identiques à celles des élections normales.
Le dépouillement des bureaux de vote mobiles peut s’effectuer dans le dernier lieu visité ou dans un bureau de l’OGE.
Les procédures de dépouillement des votes anticipés peuvent être appliquées au vote des électeurs incarcérés, mais uniquement si ces derniers votent avant le jour du scrutin.
Le bureau local de l’OGE doit planifier avec soin la réception des urnes et des résultats si celle-ci a lieu simultanément (dans le cas où téléphones, fax, etc. ne sont pas disponibles).
Il convient de prévoir les dispositions à prendre pour toutes les urnes et les résultats arrivant en même temps. Afin de déterminer l’ordre d’arrivée de chacun, l’agent chargé de la réception doit immédiatement attribuer un numéro à chaque personne se présentant avec l’urne et les résultats d’un bureau de vote donné.
Puis, en respectant cet ordre, il convient de vérifier l’identité de chaque porteur, d’identifier le bureau de vote et de placer immédiatement les résultats dans un lieu spécifique pour leur centralisation.
L’agent chargé de la réception doit alors vérifier l’urne, s’assurer de l’authenticité des scellés, préparer un reçu pour la personne qui a livré le matériel et un autre pour l’OGE. Si l’agent a des doutes concernant l’urne ou le procès-verbal de dépouillement, le matériel électoral doit être mis de côté pour contrôle ultérieur. Cette mission doit être confiée à une équipe de l’OGE dédiée et formée à cette tâche. L’urne doit être enlevée de la zone de réception et placée en lieu sûr, où une vérification plus détaillée pourra être effectuée.
Recours à la technologie
Les téléphones, les SMS ou les technologies Internet fixes ou mobiles sont largement utilisées pour la transmission des résultats électoraux. Pour s’assurer de l’identité de la personne qui transmet les résultats, ces systèmes doivent comporter un protocole de sécurité et d’authentification des utilisateurs. Dans certains systèmes, seuls les téléphones portables préalablement autorisés peuvent servir à transmettre les résultats. C’est un moyen efficace d’éviter que des personnes non autorisées communiquent de faux résultats.
En règle générale, toutes les données transmises doivent être cryptées et la communication doit respecter les protocoles appropriés. Cela permet d’améliorer l’intégrité des données de trois façons différentes :
- Cela permet de garantir qu’un message envoyé de A vers B est réellement arrivé à B.
- Cela permet de garantir que le message reçu par B n’a été modifié en aucune façon.
- Cela permet de s’assurer que le message envoyé par A et reçu par B vient réellement de A et non pas d’une personne se faisant passer pour A.
Quel que soit le type de transmission prévu, les systèmes doivent être testés avant le jour du scrutin pour vérifier leur capacité à supporter un usage intensif, le soir de l’élection. Un technicien doit être disponible à tout moment en cas de panne. Un système de secours doit aussi être prévu, testé et totalement fonctionnel.
