En général, les principales opérations composant le dépouillement au bureau de vote sont:
- l’inventaire des bulletins;
- le dépouillement des bulletins;
- la transmission des résultats du bureau local au siège de l’OGE.
Après la clôture du scrutin, les urnes sont conservées au bureau de vote pour le dépouillement. La procédure suivante s’applique:
- enregistrement du nombre de bulletins inutilisés et inutilisables (un bulletin inutilisable est, par exemple, un bulletin involontairement détérioré par un électeur qui a dû l’échanger contre un nouveau bulletin, ou un bulletin mal imprimé, déchiré, sali ou marqué de toute autre façon, ce qui le rend reconnaissable et ne permet pas de garantir le secret du vote);
- détermination du nombre total d’électeurs ayant voté d’après la liste électorale;
- ouverture de l’urne et comptage du nombre de bulletins de vote;
- vérification de la concordance entre le nombre de bulletins dans l’urne et le nombre d’électeurs ayant voté, d’après la liste électorale ou une autre source permettant de connaître le nombre total de personnes ayant voté;
- tri des bulletins par candidats ou par partis;
- dépouillement des bulletins;
- mise à l’écart des bulletins faisant l’objet d’une contestation et décision concernant l’acceptation ou le rejet de ces bulletins, conformément aux règles en vigueur.
Le procès-verbal ou le formulaire de dépouillement est rempli, signé et communiqué au bureau local avant d’être transmis au niveau régional ou national. Les représentants des partis politiques et les observateurs nationaux et internationaux peuvent obtenir une copie des résultats.
Il ne doit y avoir aucune interruption dans le déroulement des opérations jusqu’à ce que le procès-verbal de dépouillement soit rendu public et envoyé au bureau local de l’OGE. Une fois les opérations de dépouillement terminées, le matériel électoral est transporté au bureau local pour être archivé de façon sécurisée.
Les résultats provisoires sont également envoyés au niveau national et rendus publics. Des mesures spéciales doivent être prises durant tout le processus de dépouillement en cas de contestation éventuelle des résultats. Comme pour tous les autres aspects d’une élection, il existe des considérations administratives liées, directement ou indirectement, au dépouillement au bureau de vote. Chaque détail de ces procédures est important car il est relié à d’autres parties du processus global.
À la clôture du scrutin, les responsables du bureau de vote et autres personnes autorisées, telles que les représentants des partis et des candidats ou les observateurs, restent dans le bureau et commencent à procéder au dépouillement.
Dans certains pays, la disposition du bureau de vote est modifiée afin d’obtenir un aménagement plus adapté aux opérations de dépouillement.
Une première vérification des bulletins peut être faite avant d’ouvrir l’urne. Les bulletins inutilisables sont comptés et mis de côté. Une fois l’urne vidée de son contenu, la validité de chaque bulletin est vérifiée et les bulletins sont triés par piles en fonction des choix des électeurs.
Puis on comptabilise les suffrages exprimés (par candidats ou par partis politiques) ainsi que les bulletins rejetés – soit parce qu’ils ne sont pas correctement marqués, soit parce qu’ils ne comportent aucune marque alors qu’ils le devraient – (voir « Critères de validité d’un bulletin de vote »). Il convient de donner par avance au personnel en charge du dépouillement des règles d’interprétation ou des directives claires sur le rejet des bulletins afin de faciliter les décisions dans ce domaine.
Les représentants des partis politiques et des candidats doivent être en mesure d’examiner les bulletins et, s’ils ne sont pas d’accord avec la décision du responsable du dépouillement, être autorisés à présenter une objection officielle justifiant leur contestation des résultats du dépouillement.
Tous les bulletins valides sont enregistrés sur une feuille de pointage, de même que les bulletins inutilisables et les bulletins rejetés. Tous les bulletins sont comptabilisés et aucun n’est détruit. Une vérification du décompte et un ultime inventaire des bulletins doivent être effectués avant de remplir le procès-verbal de dépouillement. L’urne peut ensuite être à nouveau scellée (le nouveau numéro de scellés doit être dûment noté par les représentants des partis et des candidats et par les observateurs) et la documentation relative au dépouillement peut être soit déposée dans l’urne, soit jointe à l’urne dans une enveloppe distincte, scellée. Les représentants des partis et des candidats devraient avoir la possibilité d’apposer leur cachet ou leur signature sur les scellés de l’urne.
Les résultats enregistrés sur le procès-verbal sont communiqués par le responsable du dépouillement au bureau local ou national de l’OGE, par téléphone ou par tout moyen technique mis en œuvre par l’OGE dans le cadre de son système de gestion des résultats (téléphone portable, internet, application web, etc.). Les représentants des partis politiques et des candidats et les observateurs, le cas échéant, peuvent faire une copie du procès-verbal, si la législation l’autorise.
Le dépouillement au bureau de vote est alors terminé et tout le matériel électoral peut être transporté en lieu sûr pour archivage. Dans l’éventualité d’un recomptage, tous les documents ainsi préparés seront nécessaires, c’est pourquoi il est important de prendre des précautions et de sceller l’urne.
Le bureau local ou national de l’OGE additionne les résultats transmis par l’ensemble des bureaux de vote de la circonscription ainsi que les résultats des bulletins spéciaux, des votes anticipés et des bureaux de vote mobile. Toutefois, les observateurs et les représentants des partis et des médias doivent toujours être en mesure d’identifier les résultats d’un bureau de vote donné, depuis son dépouillement jusqu’à l’étape de centralisation, et de vérifier que ces résultats restent constants, sauf si un recomptage permet de prouver qu’ils sont incorrects ou que des erreurs de calcul ont été commises.
Grâce à une piste de vérification appropriée, l’OGE peut exercer un contrôle total afin de limiter au maximum le risque de fraude par manipulation des urnes et détecter toute tentative dans ce domaine.
L’une des méthodes simples pour mettre en œuvre ce système de contrôle consiste à numéroter chaque bureau de vote en attribuant le même numéro à l’urne associée. Ce numéro doit aussi figurer sur chacun des formulaires utilisés par le bureau de vote. L’importance de l’enregistrement de l’historique de chaque urne (en notant les numéros des carnets de bulletins de vote, les numéros de série des scellés, le numéro de l’urne, etc.) devient évidente en cas de recomptage judiciaire.
