Depuis leur apparition à la fin des années 1970, les logiciels de tableurs
sont devenus l’une des applications bureautiques le plus largement utilisées,
remplaçant les tableaux et les grands livres manuels utilisés par les comptables
pendant des centaines d’années. Un logiciel de tableur est capable de
présenter, d’afficher et d’imprimer des données dans un format semblable à un
tableau et d’exécuter des calculs automatiques sur un ensemble de chiffres.
Les tableurs sont largement utilisés pour soutenir les activités d’un OGE.
Ils servent entre autres à la préparation des états financiers et des budgets
pour l’organisation complète des élections, à la planification des opérations
de votes, et au calcul et à la présentation des résultats des élections. Bien que
certains de ces documents puissent aussi être préparés avec un logiciel de
traitement de texte, de nombreux utilisateurs préfèrent les fonctions offertes
par les tableurs.
Les tableurs permettent à l’utilisateur d’entrer des colonnes et des
rangées de données. L’intersection d’une colonne et d’une rangée est appelée
une cellule. Les données ou les formules sont entrées dans les cellules, et les
formules peuvent exécuter des calculs sur des données stockées dans d’autres
cellules. Les valeurs fournies par les formules sont automatiquement
recalculées chaque fois qu’il y a des changements aux données.
Un tableur peut aussi apprêter, afficher à l’écran et imprimer des
graphiques basés sur les rangées et les colonnes des données, les rendant
utiles pour une analyse de données et des tendances.
Les fonctions de tableurs
En plus de l’exécution de plusieurs types de calculs, un tableur a certaines
fonctions semblables aux logiciels de traitement de texte, comme la capacité de
taper, de déplacer, de copier, de supprimer et de coller des données contenues
dans les cellules, les groupes de cellules et les rangées ou les colonnes. Les
tableaux sont sauvegardés comme des fichiers électroniques et peuvent être
affichés, révisés et imprimés. Des versions multiples des documents des
tableurs peuvent être sauvegardées pour être consultées au besoin. Les données
peuvent aussi être copiées, déplacées et collées parmi plusieurs tableaux.
La plupart des tableurs offrent un ensemble de fonctions de base :
·
la fonction de calcul peut ajouter,
soustraire, multiplier et diviser les éléments d’une formule écrite dans une
cellule. Il y a aussi des formules prédéterminées appelées « fonctions »
qui peuvent exécuter des calculs simples ou relativement complexes en utilisant
des valeurs spécifiques, appelées arguments, dans un ordre particulier ou une
structure. Les quelques fonctions communes utilisées par le logiciel tableur
sont « la somme » additionnant les nombres d’une plage de cellules,
« la moyenne » calculant la valeur moyenne d’un ensemble de cellules
et « l’arrondissement » arrondissant un nombre dans une cellule
désignée;
·
la fonction diagrammes crée
des diagrammes à partir des données entrées dans une feuille de calcul. Une
fois que le lien entre une feuille de calcul et un diagramme est créé, le
diagramme est automatiquement mis à jour selon les valeurs entrées dans la
feuille de calcul correspondante;
·
la fonction insertion ajoute
des cellules, des rangées et des colonnes n’importe où dans le document, aussi
bien que des caractères et des données dans les cellules;
·
la fonction copier reproduit
des données dans une cellule, un ensemble de cellules, des rangées ou des
colonnes d’un document;
·
la fonction supprimer peut
effacer des caractères et des mots avec des cellules, un groupe de cellules,
des rangées et des colonnes;
·
la fonction coller insère
dans une cellule le contenu qui a été supprimé ou copié d’autres cellules;
·
la fonction formatage est
utilisée pour déterminer la présentation d’un document en spécifiant la page, les
marges et la tabulation, et en appliquant des paramètres de conception comme le
type de caractères, la couleur, la mise en gras, l’italique, le souligné et la
surbrillance;
·
la fonction rechercher et
remplacer repère un caractère, un mot ou une expression dans un document et les
remplace par un autre;
·
la fonction gestion de
fichier sauvegarde les fichiers, y donne accès, les déplace et les supprime;
·
la fonction imprimer produit
une copie papier d’un document préparé avec le logiciel tableur.
En plus de ces fonctions de base, certains tableurs sont capables d’insérer
des hauts de page et des pieds de pages, et offrent des fonctions
complémentaires comme le triage, la vérification orthographique et le suivi des
modifications, parmi tant d’autres.
Il est aussi possible d’insérer des images et des diagrammes dans un
document de tableur, bien que ce soit plus compliqué à faire que dans un
document de traitement de texte.
La liste des fonctions des tableurs continue à s’accroître à mesure que
de nouvelles versions des logiciels sont commercialisées.
De nombreux livres, magazines et sites Web peuvent aider à choisir le
tableur approprié. Dans de nombreux cas, un tableur est vendu de concert avec
le matériel informatique, soit à l’initiative du fournisseur ou parce qu’il
fait partie de l’ensemble normalisé d’outils de bureautique demandé par le
gouvernement ou l’industrie.
Il est souhaitable de former le personnel d’un OGE sur la façon d’utiliser
un tableur. La plupart des pays ont des formateurs externes, mais les OGE peuvent
aussi pourvoir à la formation à l’interne en utilisant son personnel compétent.
La plupart des tableurs sont du reste livrés avec des manuels d’utilisateur et
des didacticiels d’auto-apprentissage sur écran.
Les tableurs sont mieux utilisés quand les données sont analysées en deux
dimensions (rangées par colonnes). Quand différentes sortes de variables sont
analysées ou lorsqu’il existe plusieurs sortes de relations entre les
différentes variables, les bases de données relationnelles sont plus efficaces pour
l’enregistrement et l’analyse des données.