L’utilisation d’une base de données est une façon plus perfectionnée que
l’utilisation d’un tableur pour stocker, récupérer, afficher et analyser des
données. Un logiciel de base de données a de nombreuses applications
potentielles pour des fins électorales. Par exemple, il peut servir à la
compilation des résultats d’une élection, à la réglementation des partis et des
candidats, au contrôle des stocks, à la gestion des bureaux de vote, au recrutement
du personnel et aux finances.
Avant que de puissants programmes de bases de données soient intégrés aux
suites de logiciel de bureautique dans les années 1990 et 2000, la
programmation de bases de données était plutôt réservée à des programmeurs
professionnels. Cependant, la création de programmes de bases de données plus
faciles à utiliser a donné aux profanes la capacité de constituer des bases de
données relativement complexes sans avoir besoin de compétences
professionnelles en technologie de l’information. Ainsi, les OGE ont maintenant
la capacité de créer des bases de données internes.
Les données dans une base de données sont stockées dans des tables.
Chaque table consiste en un ou plusieurs enregistrements, et chaque enregistrement
peut comporter un ou plusieurs champs. Chaque champ est d’habitude destiné à un
type particulier de données. Par exemple, une table nommée « Personnel »
peut contenir un enregistrement pour chaque employé. Dans chaque enregistrement,
il peut y avoir des champs pour le prénom, le nom de famille, l’adresse, le
numéro d’employé, le poste occupé et ainsi de suite.
Les données stockées dans les tables peuvent être analysées, manipulées,
mises à jour, supprimées, affichées et imprimées en exécutant des instructions
informatiques. Ces instructions sont d’habitude appliquées par l’utilisation d’interrogations.
Une interrogation est un ensemble d’instructions informatiques qui font exécuter
une ou plusieurs tâches. Par exemple, une interrogation peut demander de
chercher dans la table « Personnel » tous les employés nommés Smith
et de les afficher dans l’ordre alphabétique du prénom.
Les formulaires de base de données affichent les données à l’écran dans
un format plus facile à utiliser et plus graphique que les tableurs, et permettent
aux utilisateurs de facilement voir et manipuler les données.
Les bases de données peuvent aussi produire des rapports imprimés ou
électroniques en utilisant les données contenues dans les tables ou les données
produites selon ses interrogations.
Il y a cinq principaux types de bases de données :
·
à plat;
·
en réseau;
·
hiérarchique;
·
relationnelle;
·
orientées objets.
Les bases de données à plat sont semblables aux tableurs, avec des enregistrements
intégrés dans des listes simples. La flexibilité de bases de données à plat est
limitée et elles conviennent seulement à des tâches relativement simples, comme
les publipostages.
Les bases de données hiérarchiques ont une structure semblable à un arbre,
chaque niveau d’enregistrement bifurquant dans un jeu de catégories plus
petites. Ce type de base de données est aussi relativement limité parce que les
jeux d’enregistrements contiennent seulement un lien simple entre des niveaux
différents, limitant la flexibilité.
Les bases de données en réseau contiennent des liaisons multiples entre
les ensembles de données, permettant une flexibilité plus grande.
Les bases de données relationnelles vont plus loin que les bases de
données en réseau dans les relations possibles entre divers ensembles de données
à être utilisées pour créer des interrogations complexes. Par exemple, la table
« Personnel » pourrait être liée à une table « Postes » qui
fournit une description complète du poste occupé par chaque employé, et la
table « Postes » peut être liée à une table « Livre de paie »
qui contient le salaire de chaque employé.
Les bases de données orientées objets ont des attributs semblables aux
bases de données relationnelles, mais utilisent des structures de données plus
complexes appelées « objets ». Les bases de données orientées objets
sont les plus flexibles et adaptables. La plupart des bases de données modernes
sont relationnelles ou orientées objets, ou une combinaison des deux.
Les programmes de bases de données fournis avec les logiciels de bureautique
modernes sont puissants et permettent au personnel relativement profane des OGE
de produire facilement des bases de données simples. Les utilisateurs habiles
peuvent créer des produits plus perfectionnés. Par exemple, un OGE peut utiliser
des programmes de base de données aux fins suivantes :
·
saisir, stocker et utiliser
les données de listes électorales;
·
automatiser les diverses
parties du processus d’une élection, comme la production et la réception de bulletins
de vote postaux;
·
saisir et analyser les
résultats d’une élection;
·
stocker et manipuler les données
des employés;
·
automatiser de grands multipostages
personnalisés aux clients et au personnel;
·
tenir un inventaire;
·
enregistrer les détails des candidats
et faciliter l’impression de bulletins de vote et la production de rapports sur
les finances électorales.
