De plus en plus, la technologie est parmi les ressources les plus importantes d’une organisation. En tant que telle, elle doit être correctement gérée afin de répondre efficacement aux objectifs de l’organisation. Les OGE peuvent suivre les étapes suivantes pour bénéficier de l’utilisation de la technologie :
• mener des études détaillées d’évaluation des besoins pour cerner l’environnement, les règlements, les procédures et les tâches requis;
• préparer un plan d’activité assorti d’une estimation des coûts et d’une analyse des avantages et des risques;
• s’assurer le financement nécessaire pour acquérir et entretenir la technologie choisie;
• obtenir le personnel nécessaire ayant une compétence technique;
• sécuriser le transport, l’entreposage et la distribution d’équipement, s’il y a lieu;
• prévoir des procédures d’essai adéquates avant d’adopter toute technologie;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées;
• créer un plan de formation pour les utilisateurs et le personnel;
• mettre en place des moyens efficaces d’entretien et de sauvegarde;
• assurer aux utilisateurs l’accès à un soutien technique;
• fournir suffisamment de périphériques et de fournitures, selon le cas;
• préparer les plans adéquats de remplacement des équipements et des procédures qui peuvent devenir obsolescents.
L’importance de la gestion d’une technologie même commune est parfois perdue de vue dans la précipitation à adopter une nouvelle technologie. Pourtant, une bonne gestion peut être essentielle à une mise en œuvre réussie.
Il peut y avoir des complications supplémentaires quand on gère la technologie dans le cadre de l’administration électorale. Le niveau de surveillance externe de technologies précises peut être élevé, et l’approbation de la législature aussi bien que d’autres intervenants du processus électoral peut être nécessaire.
L’environnement électoral est aussi relativement peu commun du fait qu’une technologie peut être nécessaire pour un seul événement électoral. Dans ce cas, la technologie doit être en place et efficace le jour indiqué, quand toute défaillance du système engendrerait un désastre. Les essais, vérifications et plans de secours doivent être minutieux et fiables afin de s’assurer que l’événement électoral a lieu sans accroc.
L’importance des élections et le besoin d’exactitude, de sécurité et de transparence dans la gestion de la technologie imposent des normes très élevées.
Les sujets suivants abordent les questions principales liées à la gestion de la technologie dans le contexte électoral. Des listes de contrôle peuvent être élaborées pour cerner les principales inquiétudes de gestion de la technologie et assurer le succès d’un événement électoral.
• La planification et l’élaboration de stratégies.
• L’assurance qualité.
• La structure de gestion.
• L’administration de systèmes informatiques.
• Le recrutement du personnel, la formation et l’appui aux employés.
• La gestion de l’obsolescence.
• L’évaluation et l’audit.
