Les
systèmes électoraux informatisés (utilisés pour l’inscription des électeurs, le
vote électronique, la publication des résultats ou la gestion du personnel)
sont développés et mis en œuvre pour enregistrer et traiter des données.
Assurer
la fiabilité de ces données est crucial pour tout processus électoral.
Plusieurs mesures permettent d’atteindre cet objectif.
Utiliser
des sources fiables de données
Lorsque
des données sont collectées et saisies, il faut s’assurer de leur fiabilité et
de leur intégrité. Par exemple, les renseignements personnels des électeurs
sont plus précis s’ils proviennent des électeurs et non de sources indirectes
comme les bases de données d’organisations tierces. Les résultats électoraux
les plus précis sont obtenus dans les bureaux de vote ou les centres de
dépouillement; ils ne proviennent ni des médias, ni des observateurs, ni des
partis politiques.
Méthodes
de saisie des données
La
question suivante est la méthode par laquelle les données sont saisies à la
source. Les données peuvent être obtenues de diverses manières : sur
papier (texte manuscrit, dactylographié ou portant des marques lisibles par
ordinateur), par téléphone ou de vive voix (après quoi les données sont écrites
sur papier ou saisies à l’aide d’un clavier par un préposé), par voie électronique
(par exemple grâce à des formulaires remplis sur écran et transmis au centre de
données), par un appareil de vote électronique, et ainsi de suite.
Certaines
méthodes de saisie de données sont plus fiables que d’autres. Les manuscrits
sont les plus exposés aux erreurs, l’écriture pouvant être difficile à
déchiffrer. C’est pourquoi il est conseillé aux personnes qui remplissent des
formulaires d’écrire en majuscules, avec un stylo à encre bleue ou noire. Un
autre moyen est d’utiliser des formulaires sur lesquels chaque lettre ou
chiffre doit être écrit dans une case. Si les données connues d’avance peuvent
être imprimées sur le formulaire, cela réduit le travail d’écriture de l’usager
et, par le fait même, le risque d’erreurs.
Quand des
données sont transmises oralement à un préposé ou à un membre du personnel, une
formation et des procédures adéquates peuvent aider l’employé à saisir correctement
l’information. Par exemple, l’employé peut recevoir instruction de relire l’information
au client pour la vérifier.
Pour
simplifier la saisie de données et augmenter la précision, les formulaires
peuvent comporter des éléments (comme des codes à barres) reconnaissables par
des lecteurs optiques. Les codes à barres peuvent contenir des renseignements
sur le type de formulaire utilisé, sa provenance, son numéro d’identification,
et ainsi de suite.
Les
données saisies directement sur ordinateur par les usagers peuvent être plus
fiables que celles qui sont manuscrites ou transmises verbalement, puisque les
usagers sont censés savoir exactement comment leurs renseignements devraient apparaître.
Cependant, ce type de données n’est fiable que si l’usager fait preuve de
précision.
Formation
des préposés à la saisie des données
Le
personnel doit apprendre des techniques qui maximisent la précision de la
saisie des données et qui assurent la sécurité du lieu de travail. Par exemple,
des pauses fréquentes préviennent le stress oculaire et la fatigue. Les
fournitures de bureau et l’équipement informatique peuvent être disposés de
manière à assurer une bonne posture et à respecter des critères ergonomiques.
Les distractions (conversations ou discussions) peuvent être réduites au
minimum pour favoriser la précision de la saisie des données.
Vérification
des données
Un des
meilleurs moyens d’assurer la précision des données est de recourir à des
techniques de vérification. La technique la plus répandue (quand les données
sont entrées sur ordinateur à partir d’une feuille de papier) est de faire effectuer
la saisie deux fois, par deux préposés différents. Les résultats des deux
saisies sont alors comparés par ordinateur. Toute variation est mise en
évidence et un superviseur doit apporter la correction nécessaire. Cette
technique assure habituellement de très hauts taux de précision.
La double
saisie des données sert aussi à repérer les préposés qui n’atteignent pas un
haut degré de précision. Dans ce cas, soit les préposés ont besoin de plus de
formation, soit ils ne conviennent pas à la tâche.
Les
données peuvent aussi être vérifiées après une seule saisie; un autre employé
ou un superviseur les vérifie (sur écran ou sur papier) et les corrige au
besoin.
En se
servant d’une ou l’autre de ces techniques, il est souhaitable que les données
soient saisies une fois par une personne, puis saisies de nouveau ou vérifiées
par une autre personne, puisque les gens peuvent systématiquement répéter les
mêmes erreurs alors qu’il est peu probable que deux personnes différentes
commettent systématiquement les mêmes erreurs. Une seconde personne peut mieux repérer
les fautes commises par la première.
Il est
aussi possible que la conception d’un formulaire amène les préposés à la saisie
des données (ou les usagers) à commettre des erreurs. Si un nombre important d’erreurs
similaires sont régulièrement détectées quand un formulaire est rempli sur écran,
l’élaboration d’un nouveau formulaire peut réduire le taux d’erreurs.
Certaines
données peuvent aussi être vérifiées par des mécanismes intégrés au programme
de saisie. Par exemple, quand les adresses des bureaux de vote sont entrées
dans une base de données, le programme peut comparer ces adresses à celles
figurant dans un tableau et n’accepter que celles qui sont valides. Cette
technique ne garantit pas que l’adresse saisie correspond au bon bureau de vote,
mais bien que toutes les adresses enregistrées existent réellement.
Dans la
même optique, des tests logico-arithmétiques peuvent être incorporés aux
systèmes de saisie de données. Lorsque des anomalies sont repérées, le préposé
peut être appelé à effectuer des corrections, les données erronées peuvent être
effacées, ou une inscription peut être faite à un journal pour signaler le
problème. Par exemple, si un préposé saisit les résultats d’un bureau de vote,
le système peut être programmé pour mettre en évidence tout cas où le nombre de
votes enregistrés est supérieur au nombre d’électeurs qui sont inscrits à ce
bureau. Les tendances peuvent aussi être contrôlées par ordinateur : tout
résultat qui dévie significativement de la norme peut être repéré et analysé.
Assurer
la fiabilité des données après leur saisie
Une fois
les données enregistrées sur ordinateur, il est important de les conserver de
manière sécuritaire, puis de les utiliser et de les entretenir de façon à ce
que leur intégrité ne soit pas compromise.
Assurer
la disponibilité des données
Après que
les données ont été saisies et enregistrées sur ordinateur, elles doivent être
mises à la disposition des utilisateurs, tout en interdisant les accès non
autorisés et en empêchant l’éventuelle corruption des données.
Il y a
deux grands aspects à la mise à disposition des données minimisant les risques
posés par le recours à la technologie pour la conservation de données
précieuses. Il faut d’abord s’assurer que le système produit les données comme
prévu; ensuite, il faut effectuer des copies de sauvegarde pour parer à toute
panne du système ou à toute perte de données.
Disponibilité
des données
Mettre des
données à la disposition des utilisateurs est une des fonctions principales des
ordinateurs. Cependant, il est impératif de s’assurer de leur intégrité. Lorsqu’il
s’agit de données sensibles, l’accès aux utilisateurs doit être restreint par
voie de mots de passe, de contrôle des droits d’ouverture de session ou de tout
autre mécanisme de contrôle disponible.
Quand
beaucoup de personnes peuvent accéder à des données, une distinction doit être
établie entre l’accès pour lecture uniquement et l’accès pour modification ou
mise à jour des données. Ici aussi, des mécanismes tels que les mots de passe
et les permissions peuvent être utilisés. De plus, lorsque des utilisateurs peuvent
modifier des données, des techniques de vérification permettent de minimiser
les risques d’erreur.
Sauvegarde
des données
Le
dernier rempart contre les pannes de système et les pertes de données est la
copie de sauvegarde. Les sauvegardes régulières peuvent être quotidiennes,
voire plus fréquentes dans le cas de données importantes, par exemple pendant
des élections. Ces sauvegardes peuvent être faites sur différents supports comme
des disques externes, des CD, des bandes magnétiques et autres.
La
stratégie globale d’une organisation en matière de technologie de l’information
peut définir une procédure formelle de sauvegarde. Idéalement, les sauvegardes
de données peuvent être automatisées pour éviter les risques d’erreur humaine.
Toutefois, des vérifications régulières de ces sauvegardes sont nécessaires
pour écarter toute erreur imputable aux ordinateurs.
Les
données de travail peuvent être sauvegardées au fur et à mesure qu’elles sont
créées, en utilisant des disques redondants situés soit sur le même serveur,
soit sur des serveurs différents. Ainsi, les mêmes données sont enregistrées
sur plusieurs disques simultanément. Dès lors, si un
disque a une défaillance, les données peuvent être reconstituées grâce à
l’autre. Il est
préférable d’utiliser des serveurs distincts pour parer aux éventuelles pannes
du serveur principal.
Les
logiciels tant les programmes commerciaux que ceux qui
sont développés à l’interne peuvent aussi être sauvegardés de sorte qu’ils
puissent être réinstallés si les versions de production des programmes sont
perdues ou corrompues. La plupart des programmes sont fournis sur des disques,
mais ils peuvent de plus en plus être téléchargés d’Internet, auquel cas des
copies de secours devraient être sauvegardées puisqu’il n’y a aucune garantie
que les mêmes programmes seront disponibles à l’avenir. Les disques des
programmes peuvent être conservés dans une bibliothèque de données et gérés par
un agent ou un groupe responsable. Au besoin, les disques des programmes
peuvent alors être facilement retrouvés et utilisés pour corriger des
problèmes.
En sauvegardant des programmes, il faut
veiller à ce que les licences des logiciels ne soient pas violées. La plupart
des licences donnent la permission de conserver des copies de secours du
logiciel.
