De
nombreux projets de technologie électorale font appel à des fournisseurs
indépendants de biens et services. Ces fournisseurs ne sont pas toujours aussi
attachés au succès d’une élection que peut l’être l’OGE. Les contrats signés
avec eux doivent contenir des garanties de fonctionnement pour réduire les
risques associés à la technologie qu’ils offrent. Des garanties de
fonctionnement peuvent aussi être appliquées au personnel interne, pour assurer
son engagement envers le succès d’un projet de technologie électorale.
Les
garanties de fonctionnement peuvent prévoir des primes, des cautionnements, des
clauses de pénalité et des paiements échelonnés.
Les primes
liées au fonctionnement sont des paiements (en plus du prix de base convenu)
versés uniquement lorsque l’OGE est certain que le fournisseur a rempli des
critères de fonctionnement convenus. Ces primes sont versées à des taux variant
selon des niveaux de fonctionnement convenus. Elles ne doivent pas en venir à
être perçues comme étant acquises quel que soit le rendement.
Un
cautionnement de bonne exécution est un paiement versé à l’avance par un
fournisseur de biens et services; il est remboursé en partie ou en totalité
quand certains critères de fonctionnement sont respectés.
Dans un
contrat, une clause de pénalité prévoit une sanction pour le fournisseur s’il
ne respecte pas un certain critère de fonctionnement. La pénalité peut
consister en un paiement à effectuer par le fournisseur ou un montant à déduire
des paiements dus au fournisseur. La deuxième option est la plus efficace.
Dans un
projet, les paiements échelonnés sont une autre forme de garantie de
fonctionnement. Les paiements sont effectués quand des échéances prévues sont
respectées, le dernier versement n’ayant lieu que quand le projet est complété
avec succès. C’est là un incitatif puissant qui force les fournisseurs à livrer
la marchandise à temps et selon les critères convenus d’avance.
Les
critères utilisés pour les garanties de fonctionnement doivent être clairs et
quantifiables. Des critères vagues ou difficiles à quantifier peuvent être
impossibles à contrôler. Ils seront d’autant plus efficaces que toutes les
parties concernées y souscrivent avant le début du projet. Il faut aussi s’assurer
de collecter les données permettant de mesurer le rendement.
Les critères
peuvent être qualitatifs et temporels. Les biens et services doivent être à la
fois de haute qualité et livrés à temps. La ponctualité est particulièrement
importante dans le cas d’élections, dont la date est immuable. Les critères
temporels sont utiles, car ils sont plus faciles à mesurer que les critères qualitatifs.
Quand des
garanties de fonctionnement sont prévues dans un contrat, il peut être utile
qu’un juriste en vérifie l’applicabilité.
