Los distribuidores de correo automáticos son otra forma en que el organismo electoral puede usar la tecnología para informar a los electores.
Los distribuidores de correo automáticos son posibles gracias a que los nombres y direcciones se almacenan en formato electrónico en las bases de datos u hojas de cálculo. Los programas de procesadores de texto o bases de datos se pueden usar para imprimir correos personalizados para las personas que estén listadas en el correo electrónico.
Cuando la información se clasifica en campos específicos, el correo directo se puede personalizar y enviar a cada contacto. Por ejemplo, cuando se vuelven a trazar los límites electorales, el organismo electoral puede usar la base de datos del registro de electores para escribir letras personalizadas para todos los electores que hayan cambiado de distrito electoral, e informarles sobre su nueva situación.
Se puede cambiar el contenido de los correos automatizados de acuerdo a los criterios que especifique cada usuario. En el ejemplo anterior, el correo directo se personalizó para indicar a cada elector sobre su distrito. En otros casos, el texto de las cartas se puede cambiar para que obedezca a ciertas circunstancias, usando la información que está incluida en la base de datos. Por ejemplo, los detalles sobre los criterios para el registro de electores que se aplican en cada caso, podrían cambiar en cada carta dependiendo de la categoría que ocupe el elector en la base de datos.
Generalmente, el organismo electoral imprime una pequeña cantidad de cartas de manera interna. No obstante, cuando se tienen que imprimir varios cientos o miles de cartas, resulta preferible que sean impresas por una empresa de correo comercial. En este caso, es posible que la empresa reciba un disco que incluya las bases de datos y documentos maestros para fusionar los correos, o un correo con instrucciones para dirigir la fusión. La empresa de correo debería imprimir las cartas usando la información digital del organismo electoral. A su vez, el organismo electoral debería realizar pruebas para comprobar que la información sea correcta, antes de que se comience con la impresión y el envío de cartas.
Algunas empresas de correo tienen la capacidad de agregar valores a los correos automáticos mediante varios documentos adjuntos. Esto podría incluir documentos adjuntos estandarizados, o en rutinas más complejas, se podrían codificar algunas cartas para que reciban otro tipo de documentos. Por ejemplo, cuando un organismo electoral tiene diferentes documentos adjuntos que se dirigen a los electores que están registrados en ciertos distritos electorales, la empresa de correo podría usar un proceso de inserción automático para incluir los documentos solamente para ciertos distritos electorales.
