La
technologie (surtout les logiciels de bureautique) peut servir à mieux gérer
les OGE.
Les
processus de gestion organisationnelle suivants peuvent bénéficier de la
technologie :
- la planification interne (stratégique
et opérationnelle);
- la gestion de projet;
- la gestion des ressources
humaines (recrutement, tenue des dossiers des employés, gestion de la paie);
- la gestion financière
(estimations, budgets, contrôle des dépenses, rapports financiers, audits);
- la gestion des inventaires et
des stocks (acquisitions, gestion des contrats, contrôle des inventaires,
contrôle de l’entreposage, de la distribution et du transport);
- la surveillance et la gestion
des systèmes informatiques.
Idéalement,
les divers systèmes de gestion organisationnelle doivent être intégrés pour
former un système global de gestion électorale. Les systèmes de planification
peuvent être reliés à ceux de gestion de projets pour garantir que les projets s’inscrivent
dans les plans stratégiques et opérationnels pertinents. Les systèmes de
gestion de projet influencent ceux des ressources humaines, des finances et de
gestion du matériel. Les systèmes logiciels utilisés pour la gestion des
inventaires et des stocks peuvent être reliés aux systèmes de gestion
financière pertinents pour coordonner les estimations ainsi que les processus
de budgétisation et de paiements. Ces systèmes peuvent à leur tour être reliés
à celui de gestion du personnel pour offrir un système global qui couvre tous
les aspects de l’administration électorale.
Les
systèmes reliés de cette manière doivent garantir que le processus électoral est
géré efficacement, que les employés sont bien utilisés et qu’ils disposent de
tous les outils nécessaires.
Divers logiciels
sont disponibles pour la planification interne des activités d’un OGE. Certains
logiciels structurés facilitent la planification stratégique de haut niveau et
la définition des buts, des objectifs et des visions. D’autres servent dans la
planification opérationnelle, pouvant être plus spécifique et détaillée, par
exemple pour définir des tâches et élaborer des critères de rendement.
Des logiciels
servent aussi à dresser un calendrier des tâches et des réunions et à signaler
automatiquement à tous les employés concernés l’approche des dates butoirs.
