Budget
Les coûts budgétaires associés au dépouillement sont liés au processus plus large de mise en place et de fonctionnement du système de gestion des résultats.
Il convient de prendre en compte les éléments qui suivent lors de la planification du budget électoral.
Planification du personnel
Les rémunérations versées au personnel chargé du dépouillement et de la centralisation des résultats constituent la majeure partie du budget consacré au scrutin. Les coûts de personnel se répartissent comme suit :
- effectifs de l’OGE (permanents et temporaires) basés dans les sièges nationaux;
- agents électoraux basés dans les régions, les circonscriptions et les communautés locales;
- effectifs permanents et temporaires basés dans les bureaux de terrain;
- personnel en charge de l’assistance, de la maintenance et du fonctionnement des systèmes informatiques;
- personnel en charge du dépouillement, de la centralisation et de l’agrégation des résultats;
- personnel de réserve pour le vote, le dépouillement, la centralisation et l’agrégation des résultats;
- personnel en charge de la logistique et de l’entreposage;
- frais de formation pour le personnel en charge du dépouillement, de la centralisation, du centre de presse et de la sécurité;
- frais de déplacement (pour assister à une formation ou se rendre à son lieu d’affectation);
- indemnités journalières (repas) en cas d’heures de travail prolongées;
Il est possible de réaliser des économies en faisant appel à des fonctionnaires ou à des citoyens bénévoles ou en service civique pour tenir le bureau de vote et s’occuper du dépouillement. Le recours aux mêmes personnes d’une élection sur l’autre permet de réduire les coûts de formation.
Matériel
Les bureaux de vote et les centres de dépouillement utilisent toute sorte de documents qui doivent être élaborés et reproduits en nombreux exemplaires ainsi que du matériel produit en série. En voici quelques exemples :
- documents de formation tels que manuels imprimés, présentations audiovisuelles, affiches, dépliants, jeux de rôles, échantillons, cahiers d’exercices et documents de simulation d’élections;
- formulaires de dépouillement, d’agrégation, de centralisation, de correction, de traçabilité ; de nombreux exemplaires de ces formulaires sont généralement nécessaires car les observateurs et les représentants des partis ont besoin de copies à chaque étape du processus;
- documents de sensibilisation du public, en plus des affiches d’information et de signalisation dans chaque bureau de vote ou centre de dépouillement et au centre national de presse;
- matériel de dissuasion et de détection des fraudes (encre indélébile ou invisible et lecteurs ultraviolets, sacs inviolables);
- tout appareil électronique utilisé dans les bureaux de vote, de dépouillement, de centralisation et le centre de presse;
- systèmes de communication afin de transmettre les résultats provisoires des bureaux de vote et/ou des centres de dépouillement au centre de résultats national;
- documents d’information destinés aux candidats et aux représentants des partis;
- petites fournitures telles que crayons, stylos, règles, élastiques, calculatrices, enveloppes, papier à lettres, étiquettes, badges pour le personnel.
Le choix judicieux du matériel permet de réaliser des économies importantes. Le matériel pouvant être réutilisé lors de futures élections (urnes métalliques, par exemple) est souvent plus économique sur le long terme, mais il faut tenir compte des frais d’entreposage.
En revanche, le matériel à usage unique et dont le coût de fabrication est moins élevé (urnes en carton, par exemple) ne nécessite pas d’entreposage et peut revenir moins cher.
Il faut aussi souvent tenir compte des frais de transport dans le coût du matériel électoral. Ainsi, les articles fabriqués localement peuvent revenir moins cher que les autres.
Locaux
Il est parfois nécessaire de louer des locaux pour installer les bureaux de vote, les centres de dépouillement, les bureaux de centralisation et le centre de presse, ce qui peut représenter un poste budgétaire important. En outre, le stockage préalable du matériel nécessaire au dépouillement ainsi que l’entreposage du matériel relatif aux résultats de milliers de bureaux de vote nécessitent des capacités de stockage importantes au niveau national et infranational.
Dans certains pays, l’OGE est autorisé par la loi à utiliser gratuitement les écoles et autres lieux publics comme bureaux de vote. Cependant, de tels locaux ne sont pas toujours disponibles et le budget doit prévoir des fonds supplémentaires pour des locations éventuelles.
Dans d’autres pays, l’OGE peut négocier avec les autorités compétentes l’accès gratuit aux écoles ou aux édifices publics.
Si ce n’est pas possible, il faut recourir à la location et le budget doit alors en tenir compte.
Les locaux où sera stocké du matériel de haute technicité, même pour un court laps de temps, peuvent nécessiter un environnement contrôlé en termes de température, d’humidité ou de poussière. Cela a des conséquences financières importantes qui sont souvent négligées par les OGE lorsqu’ils envisagent d’introduire la technologie dans les systèmes de dépouillement ou de gestion des résultats.
Équipement des bureaux et frais de communication
Le matériel de bureau de première nécessité (chaises et tables), est souvent suffisant pour effectuer le dépouillement au bureau de vote. Cependant, si le dépouillement est centralisé dans de vastes locaux, ceux-ci exigent également des étagères de grande taille, des chariots élévateurs, de puissants générateurs pour assurer la sécurité de l’alimentation électrique, des installations sanitaires, une cantine et des dispositifs de sécurité.
Si besoin, il faudra peut-être également budgéter ordinateurs personnels, scanners, accès Internet, intranet et téléphones portables.
Dans l’idéal, chaque bureau de vote et centre de dépouillement devrait être en mesure de communiquer rapidement avec l’OGE pour faire part des problèmes éventuels, demander des conseils et communiquer les résultats.
Transport
Le contexte local et le bon sens doivent dicter les moyens de transport les plus économiques et les plus appropriés dans chaque région.
L’organisme électoral doit évaluer le degré de sécurité de chaque moyen de transport afin d’éviter que le matériel électoral ne soit altéré, volé ou détruit. Pour cette raison, il est parfois souhaitable d’éviter les moyens de transport publics et commerciaux, bien qu’ils puissent être utilisés le cas échéant.
Selon les circonstances, le matériel électoral peut être transporté par véhicule à moteur, bateau, hélicoptère, avion léger ou commercial, voire par bête de somme. Dans les régions isolées, le transport est généralement plus difficile et parfois très coûteux. Le matériel technologique, même bien emballé, risque de subir des dommages s’il n’est pas correctement manipulé ou transporté. Bien qu’il soit souvent livré dans un emballage rigide offrant une protection minimale, ce n’est pas une garantie contre tous types de chocs.
Certains organismes gouvernementaux, l’armée, la police ou diverses organisations peuvent parfois mettre à disposition des véhicules. Sinon, il peut être nécessaire d’en louer, en prévoyant les frais accessoires pour l’entretien, le carburant et l’assurance. Il peut aussi être nécessaire de prévoir les chauffeurs ou les équipages. Si aucun véhicule n’est disponible, il faut prévoir des frais de taxis ou de transports publics ou privés.
Si le matériel électoral doit être transporté des bureaux de vote vers des centres de dépouillement ou vers d’autres lieux de centralisation, le budget doit en tenir compte.
Programmes d’éducation des électeurs
Le programme d’éducation des électeurs peut constituer une grosse partie du budget selon les méthodes et les lieux choisis. Informer le grand public sur le système de gestion des résultats et les méthodes utilisées fait souvent partie intégrante des activités de l’OGE. Cela permet de faire mieux comprendre à la population et aux acteurs politiques le processus d’obtention des résultats et, par la même occasion, d’améliorer la transparence et de limiter les rumeurs ou les idées fausses qui pourraient porter atteinte à la crédibilité des résultats.
Parmi les méthodes utilisées figurent les journaux, les annonces à la radio et à la télévision, les affiches, les brochures, le courrier direct, les réunions locales et Internet.
Logiciel et matériel informatique
Si un logiciel spécifique est développé pour le traitement ou le dépouillement des bulletins ou pour le calcul des résultats, les coûts liés à l’élaboration du système, aux essais, à la documentation et à la formation doivent être prévus au budget. Le coût du matériel nécessaire au fonctionnement du logiciel, son déploiement sur le terrain et l’assistance technique requise pour sa maintenance et sa réparation doivent également être comptabilisés.
Les coûts de fonctionnement pertinents, tels que le personnel, les espaces de bureau et les installations, doivent être inclus.
Centres de résultats ou centres de dépouillement
De nombreux pays disposent de centres régionaux ou nationaux de résultats ou de salles de dépouillement. Ces centres sont très utiles pour communiquer les résultats de l’élection au public, aux candidats, aux partis et aux médias. De plus, ils jouent un rôle important dans l’ouverture et la transparence du processus électoral.
Ces centres peuvent être dotés de tableaux de dépouillement manuels et de moyens de communication simples, par téléphone ou par télécopieur, ou disposer d’une technologie de pointe avec des liaisons informatiques, un affichage numérique et une analyse des résultats informatisée. L’électronique permet également de transmettre les résultats par ordinateur ou directement par Internet, sans avoir besoin d’un lieu de dépouillement physique.
Dans certains cas, les centres de dépouillement sont organisés et financés par les médias. Dans d’autres, ils sont financés par l’OGE. Le budget électoral doit inclure le coût de ces centres, le cas échéant.
Frais divers
L’organisme électoral devrait mettre une petite réserve de trésorerie à la disposition de ses bureaux locaux pour les petits achats ou les urgences.
Le budget doit également tenir compte des facteurs de risques locaux et du contexte général et envisager des mesures d’urgence en cas de sinistre, comme la relocalisation de bureaux, le redéploiement du personnel de l’organisme et le recours à des générateurs électriques de secours.
Procédures d’audit financier et système de contrôle des ressources
Des procédures d’audit appropriées doivent être en place afin de s’assurer que le personnel responsable de la gestion des fonds est tenu de rendre des comptes précis et ne pourra pas affecter des fonds de manière illégale. En tenant des registres de tous les biens ayant une certaine valeur, on évitera qu’ils soient cédés frauduleusement ou qu’ils disparaissent. Le système de contrôle doit décrire clairement la façon dont l’organisation doit assurer le suivi des biens achetés et les céder le cas échéant, les règles d’inventaire et les domaines de responsabilité. Les agents électoraux doivent assumer la responsabilité des fonds et des biens dont ils ont la charge et connaître les sanctions encourues en cas d’abus de pouvoir.
