Les urnes doivent être transportées jusqu’au centre de dépouillement à bord d’un véhicule doté d’un compartiment clos et d’une serrure pouvant accepter des scellés. Un fonctionnaire de l’OGE est présent et responsable des matériels. Toutes les informations relatives au véhicule, le nom du chauffeur, le numéro des scellés apposés sur le compartiment clos, etc., figurent sur la lettre de transport remise au chauffeur.
Elles sont également communiquées au centre de dépouillement afin qu’il puisse les vérifier à réception. Ces mesures améliorent l’efficacité du transport et empêchent la fraude.
Lors du changement de mode de transport (en cas d’utilisation de plusieurs modes de transport, par exemple passage d’un camion à un bateau puis à un camion), le fonctionnaire de l’OGE doit vérifier que toutes les urnes ont été transférées et que de nouveaux scellés ont été apposés sur la serrure du compartiment du nouveau véhicule, puis noter le numéro des nouveaux scellés sur la lettre de transport. Le chauffeur du nouveau véhicule doit signer la lettre de transport afin d’attester le bon déroulement du transfert.
Les accompagnateurs des urnes (représentants des partis politiques et des candidats, observateurs, responsables électoraux) signent également.
Dans les régions où le risque d’actes de violence est susceptible de perturber l’arrivée des urnes à bon port, le recours à un véhicule d’escorte pourra se justifier. La sécurité pourra être confiée aux forces armées, à la police ou à une organisation nationale ou internationale. Un responsable électoral et des représentants des partis politiques accompagnent les urnes et des observateurs peuvent suivre dans un autre véhicule.
À moins qu’elles ne soient enfermées à clé en lieu sûr, les urnes ne doivent jamais rester sans surveillance. Des représentants des partis politiques et des candidats ainsi que des observateurs doivent être invités à les accompagner du bureau de vote au centre de dépouillement afin d’assurer la transparence du transport.
Les représentants des partis politiques et des candidats qui participeront au transport doivent être désignés à l’avance, leur nombre étant nécessairement limité.
À l’arrivée au centre de dépouillement, le chauffeur remet la lettre de transport au responsable de la réception des urnes, qui vérifie que toutes les informations (numéro des scellés, identité du chauffeur, etc.) sont conformes à celles transmises précédemment.
Il brise alors les scellés, compte les urnes, puis les fait décharger du véhicule et transporter jusqu’à l’emplacement prévu dans le centre de dépouillement. Après vérification de tous les formulaires fixés aux urnes et des scellés, il appose un autocollant ou une bande adhésive de couleur sur les urnes pour indiquer qu’elles sont prêtes au dépouillement.
Le responsable de la réception des urnes, le chauffeur et les représentants des partis politiques et des candidats remplissent et signent la lettre de transport.
Une copie officielle en est également remise au chauffeur, aux représentants des partis politiques et des candidats ainsi qu’aux observateurs. Le responsable de la réception des urnes au centre de dépouillement conserve l’original.
