La primera etapa de la estrategia de desarrollo y de instrumentación es la evaluación de necesidades (también descrita como una exploración del contexto). Frecuentemente, la evaluación de necesidades comienza con un análisis del proceso vigente para identificar cualquier deficiencia y las áreas que se pueden mejorar. ¿Qué se está haciendo actualmente? ¿Qué es lo que se quiere mejorar? ¿Que esperan los grupos de interés de ti? ¿Qué opinión tienen tu personal y administrativos respecto a la instrumentación de la tecnología? ¿La tecnología nueva satisface tus necesidades y expectativas?
A esto le sigue una valoración sobre la tecnología disponible, y si es posible, una evaluación sobre las soluciones similares que fueron instrumentadas por otros organismos electorales en otras partes del mundo.
De ser posible, en esta etapa se deberían seguir varias tendencias para investigar de forma simultánea:
- Los asesores técnicos podrían determinar si la solución tecnológica propuesta es adecuada para el propósito previsto;
- Los asesores financieros podrían estimar el costo de la solución tecnológica propuesta y determinar si resulta asequible;
- Los administradores del proyecto podrían determinar si al interior del organismo electoral se tiene apoyo para introducir la tecnología;
- Los administradores de alto rango podrían consultar con los grupos de interés sobre los cambios propuestos;
- Se podrían explorar las soluciones alternativas para determinar si existen opciones más o menos costosas, que excluyan a las tecnológicas;
- Al terminar la etapa de evaluación de necesidades, se espera que el organismo electoral tenga un entendimiento sólido sobre la necesidad de cambio, e indicios firmes sobre la opción que cumple con dicha necesidad. Esta información se puede usar para preparar un caso de negocios, que es la siguiente etapa de la estrategia para desarrollo e instrumentación.
Plan de negocios
El plan de negocios se usa para tratar de persuadir a los administradores internos y a los grupos de interés sobre los beneficios que implica la adopción de la tecnología elegida. El plan de negocios debe ser lógico y persuasivo, demostrando de forma clara todos los costos y beneficios que conlleva la propuesta, pero cuidando de no incluir muchos detalles que podrían resultar contraproducentes. De ser posible, la propuesta debería incluir estimaciones sobre todos los costos que se generarán durante el tiempo de funcionamiento de la solución propuesta y no sólo de los costos durante el año en curso.
La mayor parte del trabajo que se necesita para preparar un plan de negocios, debería realizarse durante la evaluación de necesidades. El plan de negocios y la evaluación de necesidades están hechos para ser persuasivos, pero se dirigen a distintos tipos de audiencias. No obstante, si la evaluación de necesidades tiene éxito al persuadir a sus autores sobre lo adecuado de su propuesta, puede usarse como base para realizar un caso de negocios que venda la propuesta a otros.
Un plan de negocios típico debería incluir los siguientes elementos:
- Una declaración clara sobre las necesidades;
- Una exposición clara sobre la opción propuesta;
- Una declaración clara sobre cualquier trasfondo importante de la propuesta;
- Una evaluación de las otras opciones y una discusión sobre las razones que hacen que la opción propuesta sea la predilecta;
- Una declaración sobre los costos no monetarios y sobre los beneficios que implica la opción propuesta;
- Una evaluación sobre los costos monetarios y los ahorros que se asocian con la propuesta, incluyendo un costeo completo que incluya el tiempo de funcionamiento de la propuesta, más los años siguientes;
- Indicar cuáles son los pasos necesarios para aprobar la propuesta, como obtener la aprobación del gabinete, o que el Parlamento elabore un pasaje en la legislación;
- Una declaración que señale las consultas que se han realizado con los grupos de interés ó las que deben realizarse, así como indicaciones sobre el apoyo u oposición que han manifestado;
- Un calendario sobre el proyecto;
- Recomendaciones para proceder con la propuesta;
Especificaciones
Una vez que las autoridades concernientes autorizaron el plan de negocios y se garantizaron los fondos necesarios, el siguiente paso consiste en elegir a un proveedor o proveedores que suministren los bienes y servicios necesarios. Dependiendo del tamaño, del costo y de la complejidad del proyecto, podría requerirse un concurso. Los proyectos más pequeños pueden progresar mediante la búsqueda de cotizaciones de los proveedores.
Un componente clave para la solicitud de cotizaciones u ofertas consiste en establecer las especificaciones necesarias para la tecnología. Generalmente, las especificaciones se dirigen a propósitos técnicos y no a informar a los administradores que no son técnicos. Como consecuencia, tienden a ser técnicos y detallados. Las especificaciones bien realizadas se expresan de forma clara y sin ambigüedades sobre el producto o servicios que se adquirieron.
El contenido de las especificaciones varía ampliamente dependiendo de los productos o servicios necesarios. Como regla general, las especificaciones deberían incluir:
- Una declaración clara sobre los productos o servicios necesarios, suministrando los detalles necesarios;
- Una declaración clara sobre el propósito previsto para los productos o servicios;
- Una declaración clara sobre cualquier otro trasfondo importante;
- Si resulta adecuado, indicaciones sobre los costos esperados que implican los productos o servicios necesarios, incluyendo el costo total durante el tiempo de funcionamiento del proyecto y de los años siguientes;
- Indicaciones sobre los pasos que se tienen que tomar antes de que se pueda proceder con el proyecto, como la aprobación de alguna institución gubernamental, o algún pasaje en la legislación que el Parlamento deba realizar;
- El calendario del proyecto;
- Indicaciones de si las especificaciones son obligatorias u opcionales;
- Una declaración de si los bienes o servicios tienen que adecuarse a ciertos estándares o controles de calidad;
- Una lista con los requisitos que se tengan que satisfacer antes de proceder con la instrumentación;
- Una descripción sobre los niveles de seguridad necesarios que se aplican al proyecto;
- Una descripción sobre la documentación necesaria, como manuales técnicos, manuales de usuario o reportes sobre los contratistas;
- Indicaciones sobre los métodos para evaluar las propuestas enviadas por los proveedores;
- Una descripción de cómo las variaciones en las especificaciones pueden afectar el costo del proyecto (por ejemplo, si se necesita trabajo extra, ¿en qué costos extra se incurre?).
La lista anterior no es exhaustiva, por lo que podrían aplicarse otras consideraciones para cada caso.
La información más importante que se debería incluir en cualquier especificación, son los detalles del producto o servicio deseado. Si es posible, se deberían anticipar todas las variantes que se pueden presentar en las especificaciones del proyecto, e incluirlas en las solicitudes desde un principio. Frecuentemente, los costos inesperados que surgen durante el funcionamiento se presentan cuando las especificaciones se alteran después de que se eligen proveedores. Realizar consideraciones de forma cuidadosa durante la etapa de especificaciones, podría evitar que el proyecto sobrepase el presupuesto y maximiza las probabilidades de que sea exitoso.
