Utilizar una base de datos es una forma más sofisticada de almacenar, recuperar desplegar y analizar la información, en vez de usar hojas de cálculo. Los programas de bases de datos tienen muchas aplicaciones potenciales para efectos electorales. Por ejemplo, se pueden utilizar para los resultados electorales, la regulación de partidos y candidatos, control de inventarios, administración de los sitios de votación, así como para el personal y financiamiento.
Antes de que los poderosos programas de bases de datos se incluyeran en los paquetes para la automatización de las oficinas, que se realizó entre las décadas de 1990 y 2000, la programación de bases de datos era un campo exclusivo de los programadores de cómputo profesionales. Sin embargo, la creación de programas de bases de datos más sencillas le ha ofrecido al usuario común la posibilidad de desarrollar bases relativamente complejas, sin necesidad de que posea capacidades profesionales sobre tecnología informática. Esto permitió que los organismos electorales pudieran desarrollar bases de datos de manera interna.
La información de las bases de datos se almacena mediante tablas. Cada tabla comprende uno o más registros. Cada tabla consta de uno o más registros y cada registro puede incluir uno o más campos. Generalmente, cada campo se refiere a un tipo específico de información. Por ejemplo, una tabla llamada "personal" podría incluir un registro de cada miembro del equipo de trabajo. Para cada registro podrían tenerse distintos campos para el nombre, apellido, dirección, número de empleado, posición, etc.
La información almacenada en las tablas puede analizarse, manipularse, actualizarse, eliminarse, desplegarse e imprimirse con sólo dar instrucciones a la computadora sobre la información. Generalmente, las instrucciones se utilizan para efectuar consultas. Una consulta es un conjunto de instrucciones que se dan a la computadora para ordenarle al programa de la base de datos que ejecute una o más tareas. Por ejemplo, una consulta puede solicitar a la tabla "personal" que encuentre a todos los empleados que se apellidan Smith y desplegarlos siguiendo el orden alfabético de su nombre.
Los formatos de una base de datos son representaciones gráficas que se despliegan en la pantalla para mostrar la información en forma simple, permitiendo que los usuarios la visualicen y manipulen sin que tengan que usar las hojas de cálculo.
Las bases de datos también pueden producir reportes impresos o electrónicos utilizando la información contenida en las tablas o la que se generó por las consultas.
Hay cinco clases principales de bases de datos:
- Simple o plana.
- Red.
- Jerárquica.
- Relacional.
- Orientada a objetos.
Las bases de datos simples son similares a las hojas de cálculo, ya que los registros se incluyen en listados simples. La base de datos plana tiene una flexibilidad limitada y sólo son adecuadas para tareas relativamente sencillas, como la fusión de correspondencia.
Las bases de datos jerárquicas tienen una estructura de árbol, donde cada nivel de registro se divide en categorías más pequeñas. Este tipo de base de datos también es relativamente limitada, ya que los grupos de registros sólo cuentan con un solo vínculo entre los distintos niveles, cuestión que restringe su flexibilidad.
Las bases de datos en red contienen ligas múltiples entre los distintos grupos de información, lo que otorga una mayor flexibilidad.
Las bases de datos relacionales van aún más lejos que las de red, porque permiten que los distintos grupos de información se relacionen para generar consultas más complejas. Por ejemplo, la tabla "personal" puede ligarse con la de "posición" para ofrecer una descripción completa de la posición que ocupa cada miembro de la institución, a su vez, la tabla "puestos" puede ligarse a la de "nómina" para mostrar el salario que se le paga a cada persona.
Las bases de datos orientadas hacia objetos tienen atributos similares a las relacionales. Sin embargo, utilizan estructuras de información más complejas llamadas "objetos". Estas bases de datos son las más flexibles y adaptables. La mayoría de las bases de datos modernas son relacionales, orientadas a objetos o una mezcla de ambas.
Los programas de bases de datos que se ofrecen con los programas más modernos para la automatización de las oficinas son muy poderosos y permiten que el personal del organismo electoral con poca especialización pueda generar bases de datos sencillas. Los usuarios cualificados pueden desarrollar productos más sofisticados. Por ejemplo, una autoridad electoral puede utilizar programas de bases de datos para:
- Capturar, almacenar y utilizar información sobre el registro de electores.
- Automatizar distintas partes del proceso electoral, como la emisión y recepción de votos postales.
- Capturar y analizar los resultados electorales.
- Almacenar y manipular los registros del personal.
- Automatizar la correspondencia personal de los clientes a gran escala.
- Mantener los inventarios.
- Registrar información sobre los candidatos, facilitar la impresión de papeletas y de reportes sobre donaciones y gastos electorales.
