Los programas de procesador de textos son la aplicación más utilizada para automatizar la oficina y casi todos los organismos electorales los usan en su trabajo diario.
A finales del siglo XX, los procesadores de textos que se comenzaron a utilizar en las computadoras personales, remplazaron a las máquinas de escribir, excepto en los lugares que carecen de infraestructura para el suministro eléctrico.
El procesador de textos permite que el usuario cree y manipule un documento; lo despliega en la pantalla, dando la opción de guardarlo, recuperarlo o imprimirlo de manera electrónica.
A diferencia de las máquinas de escribir, los procesadores de texto permiten cambiar y corregir el texto de los documentos, así como intercambiar texto entre distintos documentos sin necesidad de volver a teclearlos. También se pueden incorporar fácilmente ilustraciones al texto como diagramas, gráficos, cifras, fotografías y caracteres especiales. Además, las actividades de edición son sencillas de realizar, como corregir errores de escritura, mover, borrar, copiar o insertar texto.
Estas características hacen que el procesador de textos sea una herramienta muy poderosa para automatizar la oficina, porque disminuye el tiempo necesario para preparar un nuevo documento o para retomar uno antiguo.
Los documentos también se pueden imprimir de forma sencilla cuando la computadora está conectada a una impresora o a una conexión de red.
Características del procesador de textos
Todos los programas de procesador de textos incluyen un grupo de características básicas:
- La función insertar coloca texto o imágenes nuevas en cualquier lugar del documento.
- La función copiar duplica la sección indicada del documento.
- La función borrar elimina caracteres, palabras, líneas, páginas o imágenes.
- La función pegar inserta material que fue removido o copiado de otras partes de un documento.
- La función de formato se usa para el diseño del documento, especificando la página, el margen, el tamaño del margen y aplicando características de diseño específicas, como el tipo de fuente, el color, las negritas, itálicas, subrayado y lo que va remarcado.
- La función de buscar y restituir localiza caracteres, palabras o frases específicas dentro del documento y las substituye por otras.
- La función de columna y tabla permite crear, manipular y dar formato a las columnas y tablas.
- La función para fusionar correo genera cartas y documentos predeterminados y los almacena en una tabla o base de datos.
- La función para administrar archivos almacena, accede, mueve y elimina los archivos de la computadora.
- La función de impresión genera una copia en papel de un archivo almacenado electrónicamente en la computadora.
Además de estas características básicas, la mayoría de los procesadores de textos son capaces de revisar la ortografía, insertar un encabezado, pies de página, notas al pie, de crear tablas de contenidos, índices y referencias cruzadas.
La mayor parte de los procesadores de textos también ofrecen un grupo de herramientas que ayudan a crear ilustraciones. Las ilustraciones se pueden importar desde distintos programas para insertarlas en un documento.
Debido a que los programas de procesador de textos permiten que los documentos se guarden como archivos de cómputo, se pueden almacenar varias versiones de un mismo documento para compararlas. Así mismo, para los documentos que necesitan compartirse y ser editados por varias personas, se tiene una función que permite que varios usuarios inserten cambios y comentarios.
La lista de características ofrecidas por los procesadores de texto continúa creciendo conforme se actualizan los existentes y se introducen nuevos programas.
Otras consideraciones
Los procesadores de texto combinados con las impresoras de alta calidad permiten generar documentos que alguna vez sólo fueron producidos por imprentas profesionales. En la actualidad, un creciente número de personal que no cuenta con habilidades específicas puede generar documentos de calidad en sus hogares.
Los procesadores de textos tienen muchas aplicaciones en la administración electoral. Prácticamente cualquier aplicación que involucre la producción de material escrito puede beneficiarse con el uso del procesador de textos. La mayoría de las publicaciones y correspondencia electoral puede producirse internamente, como libros, folletos, formatos, cartas y periódicos.
Además, existen muchos libros, revistas y sitios red dedicados a asistir en la correcta elección de un programa de procesador de textos adecuado. Generalmente, los programas de procesador de textos están incluidos dentro de los equipos de cómputo, ya sea como parte del acuerdo de compra, como parte del gobierno o por cuotas aportadas por el organismo electoral para automatizar sus oficinas.
Aunque la mayoría de los paquetes de programas incluyen manuales para los usuarios y seminarios que se despliegan en la pantalla, continúa siendo deseable que los organismos electorales les den capacitación a todos los usuarios. Muchos organismos electorales pueden suministrar capacitación externa a sus empleados, no obstante deberían contar con personal calificado que pueda capacitar a otros de forma interna.
