El proceso de instrumentación le sigue a la etapa de prueba y es el último paso del proyecto para desarrollar la tecnología. A pesar de todo el trabajo que se necesita para llegar a este punto, esta etapa puede ser la más difícil, ya que busca incorporar el uso de la tecnología con la modalidad de producción.
Igual que en los procesos de creación y prueba, la complejidad del proceso de instrumentación dependerá de la complejidad que tenga la tecnología. Si la tecnología es estandarizada, su despliegue y uso será relativamente sencillo. Así mismo, si la tecnología no se aleja por completo de la que se usaba, los usuarios también podrían estar familiarizados con ella.
Sin embargo, cuando la tecnología que se instrumenta es nueva, no se ha probado, o se aleja significativamente de las prácticas previas, será necesario que el proceso se maneje de forma cuidadosa.
La estrategia de instrumentación, que debería estar incluida en el plan general de administración, señala cuáles son los pasos necesarios para probar la tecnología. La estrategia para instrumentar un sistema tecnológico nuevo en un evento electoral, podría incluir los siguientes pasos:
- Asignar la responsabilidad de instrumentarlo a un comité técnico y a uno administrativo;
- Recibir la entrega de la versión de fábrica del sistema;
- Montar y desplegar el sistema como se necesite;
- Conducir las pruebas finales para todos los elementos que conforman la versión de producción del sistema;
- Adaptar el sistema, probarlo y aprobar cualquier cambio que se necesite;
- Preparar la documentación del sistema, como los manuales técnico, para usuarios y los materiales de capacitación;
- Reclutar o designar al personal que operará el sistema;
- Capacitar a los usuarios para que puedan operar el sistema nuevo;
- Demostrar a los grupos de interés la forma en que opera el sistema;
- Conducir una campaña de educación pública;
- Ingresar la información en el sistema como sea necesario (esta información puede ser de instalación, como los detalles de la ubicación de la mesa de votación, así como información directa, como los resultados electorales);
- Verificar la información según se necesite (por ejemplo, ingresando toda la información dos veces y comparando las dos versiones, solicitando que otro oficial la verifique, o instalando programas de cómputo que la verifiquen con un método lógico);
- Respaldar los programas del sistema y la información de forma adecuada, antes de que comience el evento electoral;
- Controlar cualquier proceso de actualización mediante un control riguroso de las versiones, para garantizar que todos los sistemas usen la versión correcta de los programas y equipo;
- Conducir el mantenimiento del sistema de acuerdo a un calendario documentado para tales efectos;
- Asegurar que se tengan sistemas de respaldo, lo que puede incluir sistemas manuales alternativos;
- Garantizar la disponibilidad de suministro energético alterno;
- Operar el sistema en el evento electoral;
- Tener certeza de que durante la operación se disponga de equipo técnico y de mantenimiento, para garantizar que el evento se conduzca de forma exitosa;
- Respaldar la información de forma adecuada durante y después de la elección;
- Concluir la elección;
- Cuestionar a los usuarios del sistema y evaluar la operación del mismo;
- Preparar una propuesta para mejorar o reutilizar el sistema si se necesitará para el siguiente evento electoral;
- Dar mantenimiento al sistema de forma adecuada;
- Instrumentar cualquier mejora que se haya aprobado.
