Muchos de los proyectos para la tecnología electoral requieren de proveedores externos que suministren bienes y servicios. Podría suceder que estos proveedores no tengan el mismo compromiso que el organismo electoral para conseguir el éxito en el evento electoral. Por ello, incluir salvaguardas para el desempeño en los contratos de los proveedores externos, puede ayudar a disminuir el riesgo que conlleva el uso de la tecnología, ya que aumenta el compromiso de estos actores con el éxito del proyecto. Las salvaguardas de desempeño también se pueden aplicar para que el personal interno eleve el nivel de compromiso que tiene con el proyecto tecnológico.
Las salvaguardas pueden incluir bonos, obligaciones, cláusulas de penalización y pagos a plazos.
Los bonos de desempeño son pagos extra sobre el precio fijado que se entregan cuando se cumplen los criterios de desempeño. Sin embargo, independientemente del desempeño no deberían entregarse libremente. Antes de pagar un bono se debería comprobar que el desempeño fue satisfactorio. Los bonos también pueden ser de distintos montos que dependan del nivel de desempeño.
Las obligaciones son pagos que realizan los proveedores de bienes y servicios que se devuelven por completo o en parte si cumplen con los criterios de desempeño.
La cláusula de penalización de un contrato obliga a que se cumpla con los criterios de desempeño acordados, de lo contrario se apela a ella. La penalización puede ser un pago que el proveedor debe realizar, o una suma que se descuenta de sus pagos. Probablemente el tipo de cláusula de penalización más efectivo es el descuento de pagos.
Otro tipo de salvaguarda para el desempeño son los pagos calendarizados. Los pagos se pueden realizar en plazos conforme se cumplen los objetivos acordados, y el último pago del proyecto se puede programar hasta que se termine de forma exitosa. Este modelo de pagos es un incentivo poderoso para que los proveedores entreguen los bienes a tiempo y de acuerdo con los estándares establecidos.
Es importante que los criterios de desempeño que se usan como salvaguarda sean claros y se puedan medir. Los criterios vagos o difíciles de medir pueden ser problemáticos o imposibles de cumplir. Por ello, se consigue más efectividad cuando las partes acuerdan los criterios antes de comenzar con el proyecto. Aún más, cuando se recolecta la información más importante se debería tener cuidado de asegurar que el desempeño se pueda medir.
Los criterios de desempeño pueden incluir medidas para la calidad y para los plazos. Los bienes y servicios deberían tener buena calidad y entregarse a tiempo. Los plazos de entrega son especialmente importantes cuando el evento electoral depende de la fecha. Las medidas para los plazos son útiles si se incluyen en los criterios de desempeño porque son más fáciles de medir que las de calidad.
Cuando los contratos incluyen salvaguardas de desempeño, se requiere asesoría legal para garantizar que las penalidades sean aplicables.
