En la mayoría de los casos, no se puede instrumentar una tecnología nueva de forma rápida sin que se corra el riego de que se presenten fallos. Esto es particularmente cierto en el ámbito electoral, donde la tecnología debe operar de forma efectiva desde el primer momento. Generalmente, en una elección sólo se tiene una oportunidad de lograrlo.
La cantidad de tiempo que se necesita para desarrollar e instrumentar una tecnología nueva depende de lo compleja que sea. Si la tecnología es estándar, se puede instrumentar relativamente más rápido.
Sin embargo, muchas de las aplicaciones tecnológicas para las elecciones requieren más que productos estandarizados. En algunos casos, los productos estándar tienen que ser adaptados o modificados para ejecutar tareas distintas a aquellas para las que fueron diseñados. En otros, se tienen que diseñar o fabricar productos nuevos para satisfacer necesidades electorales específicas.
En estos casos, es importante que no se subestime la cantidad de tiempo necesario para finalizar el proceso de desarrollo de un proyecto.
Las listas de verificación suministran un buen indicador sobre la cantidad y complejidad de las tareas que se tienen que realizar antes de que la tecnología se pueda instrumentar.
Las tareas que necesitan que se instrumente un proyecto tecnológico complejo, como un registro de electores computarizado o un sistema de votación electrónica, pueden requerir de meses e incluso un año. En muchos casos, entre más tiempo se tenga es más probable que el proyecto resulte exitoso.
No es práctico que se prevea un tiempo determinado para instrumentar un proyecto de tecnología electoral, ya que el tiempo puede variar en función de la complejidad y de los recursos disponibles. No obstante, algunos ejemplos de proyectos tecnológicos que se han aplicado pueden suministrar algunos parámetros.
Se supone que la instrumentación de un tipo de tecnología electoral forma parte de una estrategia general de información tecnológica del organismo electoral y éste debería garantizar que se tengan el tiempo y los recursos necesarios para el proyecto.
El ciclo electoral de cada organismo electoral impacta de manera significativa los tiempos disponibles para concluir los proyectos. Los organismos electorales que tienen un ciclo electoral corto (por ejemplo, dos años entre las elecciones principales), deberían evaluar si es posible instrumentar una tecnología nueva dentro del breve lapso que media entre una elección y otra, o si es preferible planearlo para el siguiente ciclo.
Los organismos electorales que tienen ciclos electorales más largos (cuatro o cinco años entre una elección y otra) cuentan con un mayor espacio de maniobra para la planeación e introducción de cambios.
Sin embargo, puede ser un error permitir que el completar un proyecto tecnológico tome mucho tiempo. El ritmo de cambio tecnológico en el siglo XXI es tan acelerado que algunos artículos tecnológicos sólo tienen un período de vida de entre uno y tres años. Esto es una razón para retrasar la decisión de adquirir e instrumentar nuevos equipos y programas hasta el último momento posible. Sin embargo, esto no significa que las etapas de planeación y desarrollo tengan que esperar hasta el último momento. Se puede comenzar con un proyecto y las primeras etapas se pueden finalizar de forma anticipada, en espera de que las tecnologías más avanzadas se encuentran disponibles conforme se finaliza el ciclo del proyecto.
Esencialmente, la metodología que se recomienda comprende cuatro fases para desarrollar e instrumentar el proyecto:
Se debería conceder suficiente tiempo a cada etapa para asegurar que la tecnología se instrumente de manera efectiva.
La primera etapa que incluye los preparativos para la evaluación de necesidades, el plan de negocios y las especificaciones del proyecto, podría tomar más tiempo que el estimado. Durante esta etapa, podría surgir la necesidad de consultar con los grupos de interés u otro tipo de eventos, como la necesidad de la aprobación del gobierno y un pasaje en la legislación. Como resultado, el organismo electoral tiene poco poder para acelerar el proceso.
Adicionalmente, las solicitudes de financiamiento tienen que sujetarse al ciclo presupuestal del gobierno, lo que significa que sólo se tiene una oportunidad para obtener fondos en cada ciclo. Si no se aprovecha esa oportunidad, es probable que el organismo electoral tenga que esperar hasta el próximo año.
Una forma de acelerar esta etapa del proyecto consiste en llevar a cabo diversas actividades de manera simultánea y no secuencial. Por ejemplo, una vez que se determina la necesidad de tecnología nueva y se consigue la aprobación, se puede continuar con otros elementos como el plan de negocios, la aprobación financiera, el proceso de consulta con los grupos de interés, las especificaciones y los cambios legislativos o reglamentarios. Sin embargo, es importante que el organismo electoral no sobre valore sus capacidades y propicie que, por ejemplo, se niegue el financiamiento requerido por no haber estructurado de manera sólida su plan de negocios.
El momento oportuno para la siguiente etapa que incluye el desarrollo, dependerá de la complejidad del proyecto. Los proveedores potenciales deberían ser capaces de ofrecer un tiempo estimado para entregar los proyectos. Una vez más, los productos estandarizados pueden desarrollarse más fácilmente que aquellos que se tienen que diseñar, programar o manufacturar de forma especial.
El organismo electoral debería suministrar personal para que apoye a los proveedores, con el objetivo de que puedan cumplir los plazos estipulados, especialmente cuando los productos se tienen que manufacturar conforme a las exigencias del organismo electoral.
La tercera etapa que es el proceso de prueba, también podría requerir más tiempo que el previsto. La cantidad de tiempo que se necesite depende de la complejidad y novedad del proyecto. Un producto manufacturado especialmente requiere varias semanas o meses de prueba. Si las pruebas iniciales indican que el producto requiere cambios o mejoras, los procesos de desarrollo y prueba necesitarán más tiempo.
Es muy importante que se resista la tentación de ahorrar tiempo durante la etapa de prueba, ya que un proceso riguroso puede identificar deficiencias o vulnerabilidades que de otra forma podrían resultar desastrosas.
Mantener comunicación con otros organismos electorales o agencias afines podría ayudar a identificar proyectos similares al que se considera y, por tanto, a determinar el tiempo necesario para ejecutar las diversas etapas del proyecto.
En la etapa de instrumentación, la tecnología se instala y despliega para su uso. La lista de tareas que deben terminarse en esta etapa es larga y diversa. Además, una instrumentación efectiva resulta crucial para el éxito del proyecto, por lo que se le debería conceder tiempo suficiente.
Durante la etapa de instrumentación se podrían conducir varias actividades de manera simultánea. Por ejemplo, se puede realizar el despliegue del sistema a la par que la capacitación de los usuarios; la incorporación de información preliminar podría hacerse al mismo tiempo que la planeación de respaldo y así sucesivamente. Sin embargo, algunas actividades tienen que completarse antes que otras. Por ejemplo, la preparación de los materiales para la capacitación y el reclutamiento del personal deben realizarse antes que la capacitación de los usuarios.
En síntesis, el desarrollo y la instrumentación de una tecnología nueva podría requerir más tiempo del estimado, motivo por el que se deberían hacer todos los esfuerzos para dedicarle el mayor tiempo posible a todas las etapas del proyecto tecnológico.
