La introducción de una nueva tecnología para efectos de la votación y de la administración electoral, podría incrementar o disminuir los costos. Lo que depende de los gastos necesarios para adquirir y mantener la tecnología, comparados con los del mantenimiento del sistema antiguo.
No obstante, existen otros factores además del costo que se deberían considerar. Una nueva tecnología podría traer beneficios como mejoras en la entrega del servicio o en la transparencia, cuestiones que bien valen su costo adicional. Se debería realizar una evaluación sobre el costo, la efectividad y los beneficios antes de comprometerse con la adopción de una tecnología.
Podría parecer que la tecnología es muy costosa durante la etapa de instrumentación, pero podría ahorrarse dinero en el largo plazo, especialmente cuando se encuentra una solución tecnológica a bajo costo para reemplazar una aplicación arcaica. Los organismos electorales deberían comparar los costos y ahorros que implica la introducción tecnológica. Esto incluye los costos iniciales por concepto de adquisición de equipo y programas, así como el precio de emplear consultistas que instalen el sistema, le den mantenimiento y lo administren.
También se debería determinar el período de vida que se espera tenga la tecnología. Una tecnología que se puede reutilizar para más de un propósito o para más de una elección, es más efectiva y barata que una que sólo se puede usar una vez antes de que se tenga que reemplazar.
Muchas soluciones tecnológicas podrían tener costos más elevados que el proceso manual al que reemplazan. Un organismo electoral no debería instrumentar una solución tecnológica innovadora que implica costos elevados, cuando resulta aceptable que aplique una solución de baja tecnología a bajo costo.
Antes de adquirir una tecnología, el organismo electoral debería garantizar que tiene los fondos para cubrir la etapa inicial de instrumentación y los costos subsiguientes por concepto de mantenimiento. Generalmente, esto necesita que se obtengan compromisos con los procesos del presupuesto gubernamental. En la mayoría de los casos, cuando se busca el apoyo de los fondos gubernamentales, es necesario que se presente un análisis que incluya los costos y los beneficios del proyecto.
El análisis de los costos y beneficios de la tecnología podría seguir el siguiente formato:
- Establecer el propósito que tiene la adquisición tecnológica;
- Establecer porqué la adquisición resulta deseable;
- Describir el proceso que la tecnología va a reemplazar;
- Establecer los problemas o riesgos que podrían presentarse por el uso continuo del proceso actual;
- Describir la forma en que la tecnología debería trabajar;
- Establecer los beneficios de la tecnología;
- Describir los posibles problemas o riesgos que podrían surgir al adoptarla;
- Analizar si la tecnología incrementa o disminuye la transparencia del proceso electoral;
- Hacer un estimado de todos los costos que implica la introducción de la tecnología -incluyendo el equipo, los programas y la infraestructura necesaria para las comunicaciones, transporte, personal, contratistas externos, mantenimiento y actualizaciones;
- Estimar los costos que implicaría un fracaso;
- Explicar los costos asociados con el proceso vigente;
- Identificar cualquier gasto que podría evadirse con la adopción;
- Detallar el plazo para instrumentarla;
- Discutir lo sustentable que es e indicar su período de utilidad;
- Identificar cualquier evento externo que sea necesario para aprobar el proyecto, como la aprobación de los grupos de interés o la necesidad de un cambio en la legislación.
