Desde su introducción a finales de la década de 1970, los programas de hojas de cálculo se han convertido en una de las aplicaciones para automatización de oficina que más se usa; reemplazó a las hojas de cálculo manuales y a los libros de contabilidad que los contadores usaron durante cientos de años. Los programas de hojas de cálculo son capaces de presentar, desplegar e imprimir la información en formatos de tablas, así como de ejecutar cálculos automáticos sobre un conjunto de cifras.
Los programas de hojas de cálculo tienen un uso extendido en las actividades de administración electoral. Incluyen la elaboración de registros financieros y presupuestales para la organización de las elecciones, la planeación de la logística electoral y el cálculo y publicación de los resultados electorales, entre otras. Aunque algunos de estos documentos también pueden prepararse con un procesador de textos, muchos usuarios prefieren las características que ofrecen los programas de hojas de cálculo.
Los programas de hoja de cálculo permiten que el usuario incluya cuadros de información divididos en filas y columnas. El punto donde una fila y una columna se interceptan se llama "celda". El usuario puede ingresar fórmulas en las celdas para ejecutar cálculos utilizando la información de otras celdas. Además, los valores suministrados por las fórmulas se vuelven a calcular de forma automática si se cambia la información.
Los programas de hojas de cálculo también pueden preparar, desplegar e imprimir gráficas basadas en las filas y columnas de información, cuestión de utilidad para analizar la información y para los estudios de tendencias.
Características de las hojas de cálculo
Además de ejecutar muchos tipos de cálculos, los programas de hojas de cálculo tienen algunas características similares a las que ofrecen los procesadores de texto, como la habilidad de capturar, mover, copiar, eliminar y pegar información que se encuentra en las celdas, grupos de celdas y filas o columnas. Las hojas de cálculo también se guardan como archivos electrónicos y pueden desplegarse, editarse, imprimirse y eliminarse. Esto implica que se pueden guardar varias versiones de los documentos en caso de que se necesite acceder a ellos posteriormente. También se puede copiar, mover y pegar información de varias hojas de cálculo.
La mayoría de los programas de hojas de cálculo ofrecen ciertas características básicas:
- La función de cálculo puede sumar, restar, multiplicar y dividir elementos mediante la fórmula que se escribe en una celda. También hay fórmulas predeterminadas llamadas funciones, que pueden ejecutar cálculos sencillos o relativamente complejos en un orden o estructura determinada, mediante valores específicos llamados argumentos. Algunas de las funciones más comunes que usan las hojas de cálculo son la "suma" para añadir números a un rango de celdas, el "promedio" para calcular el valor promedio de un grupo de celdas y "redondeo" para redondear un número de alguna celda.
- La función de gráficos crea gráficas basándose en la información que se ingresó en una hoja de trabajo. Una vez que se crea un vínculo entre la hoja de trabajo y la gráfica, esta se actualiza de forma automática con los valores que se ingresan en la hoja de trabajo.
- La función de insertar permite añadir celdas, filas y columnas en cualquier parte del documento, así como caracteres e información en las celdas.
- La función de copiado duplica la información de una celda, de un grupo de celdas y de las filas y columnas de un documento.
- La función de eliminar permite borrar caracteres y palabras dentro de las celdas, grupos de celdas, filas y columnas.
- La función de pegar inserta material removido o copiado de unas celdas a otras.
- La función de formato se utiliza para dar formato a un documento, pudiendo especificar la página, el margen y el tamaño del tabulador, así como las características de diseño especial como el tipo de fuente, el color, las negritas, itálicas, subrayado y resaltado.
- La función de búsqueda y reemplazo localiza determinados caracteres, palabras o frases dentro del documento y las substituye por otras.
- La función de administración de archivos permite almacenar, acceder, mover y eliminar los archivos de la computadora.
- La función de impresión produce una copia en papel del documento que se preparó con el programa de la hoja de cálculo y que se almacenó electrónicamente.
Además de estas características básicas, algunos programas de hojas de cálculo son capaces de insertar encabezados y pies de página, ofreciendo funciones adicionales como clasificación, revisión ortográfica y rastreo de cambios, entre otras.
En un documento de hoja de cálculo también se pueden insertar imágenes y diagramas, aunque resulta más complicado que en los que usan el procesador de textos.
La lista de características disponibles en un programa de hoja de cálculo continúa incrementándose conforme se introducen nuevas versiones en el mercado.
Existen muchos libros, revistas y sitios red que asisten para elegir el programa de hoja de cálculo más conveniente. En muchos casos, los programas de hojas de cálculo son suministrados o vienen incluidos con el equipo de cómputo, ya sea como parte del acuerdo de compra o como un estándar industrial o gubernamental.
Es conveniente que el personal del organismo electoral reciba capacitación sobre cómo usar las hojas de cálculo. La mayoría de los países cuentan con capacitadores externos, sin embargo, es recomendable que el organismo electoral cuente con personal cualificado que pueda capacitar a otros al interior. La mayor parte de los paquetes de programas de cómputo incluyen manuales para el usuario y tutoriales que se despliegan en la pantalla.
Los programas de hojas de cálculo se utilizan de mejor forma cuando la información se analiza en dos dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintos tipos de variables, o cuando se tienen diferentes relaciones entre las variables, las bases de datos interrelacionadas constituyen el método más eficiente para registrar y analizar la información.
