Una vez que se determina que una tecnología es asequible, el siguiente paso para un organismo electoral consiste en preparar un presupuesto detallado. El presupuesto debería considerar los costos inmediatos y subsiguientes que se asocian a la tecnología que se eligió.
El presupuesto de una tecnología tiene cuatro componentes: la lista de bienes y servicios que se quieren adquirir, el costo de cada artículo, el calendario de pagos y cualquier ahorro que se pueda conseguir con la tecnología. Exceptuando el caso en que los artículos solo se usan una vez antes de desecharlos, la mayoría de los aparatos tecnológicos requiere de un financiamiento constante para su mantenimiento.
Artículos que se pueden incluir en el presupuesto
Dependiendo del tipo y del alcance que tenga la tecnología considerada, algunos artículos que podrían incluirse en el presupuesto son:
- Equipo (compra o renta), por ejemplo, computadoras, monitores, impresoras, fotocopiadoras, fax, equipo de comunicaciones, equipos de votación electrónica, pantallas táctiles;
- Programas (compra o renta de la licencia), por ejemplo, automatización de la oficina, bases de datos, finanzas, personal, propiedad, internet, comunicaciones;
- Actualización o mejora del equipo;
- Actualización o mejora de los programas;
- Comunicaciones, por ejemplo, cargos por red, enlace con satélite, cableado, radio, telecomunicaciones;
- Accesorios como teclados, módems, altavoces, amplificadores, unidades de disco, aparatos de respaldo, fuentes de energía de emergencia;
- Consumibles como tinta para impresora, papel, discos;
- Soporte, técnicos en reparación;
- Mantenimiento, técnicos en mantenimiento;
- Salarios, por ejemplo, pagos para el personal que puede estar en parte o completamente dedicado a trabajar con la tecnología;
- Consultores, por ejemplo, consultores para administración del proyecto, técnicos o auditores independientes;
- Transporte, para trasladar las compras, para almacenar;
- Energía, por ejemplo, electricidad para operar la tecnología o que esté relacionada con iluminación, aire acondicionado, generadores de energía para emergencias que se usan cuando las fuentes de poder locales no son confiables;
- Almacenamiento durante y entre cada uso;
- Capacitación, para el personal de medio tiempo y de tiempo completo;
- Información pública, como conducir una campaña de educación pública sobre el uso de un nuevo sistema de votación electrónica;
- Documentación, especificaciones del sistema, manuales de mantenimiento técnico, de usuario, de capacitación;
- Impresión de documentos diseñados para usar con la tecnología, como papeletas ó formatos para lectura en máquina;
- Sistemas de respaldo, por ejemplo, sistemas alternativos como sistemas manuales por si la tecnología falla, así como sistemas de respaldo y para almacenar datos;
- Costos por eliminación, como los costos asociados con la eliminación o venta de la tecnología obsoleta
- Cálculos de depreciación y amortización, por ejemplo, el equipo de computación que se espera dure tres años tendrá una depreciación del 33% anual.
Estimación de costos
Una vez que se han identificado todos los posibles rubros o artículos de gasto, se necesita presupuestar o calcular el costo de cada uno de ellos. Los costos deben ser estimados sobre la base de la duración prevista del equipo o proyecto.
Cronograma del proyecto
En muchos casos no todos los costos de la nueva tecnología se tienen que cubrir de inmediato. Después de los costos iniciales de compra e instalación, hay costos permanentes de mantenimiento y desarrollo durante la duración del proyecto. El presupuesto a largo plazo se puede calcular mediante un cronograma o calendario que señale el período de pago de las cuestiones más importantes del proyecto.
Cuando el proyecto incluye una etapa de prueba o evaluación, es conveniente que se efectúen pagos progresivos dependiendo de los avances. Si existen disposiciones para detener el proyecto en caso de que el sistema no supere pasos esenciales, el calendario de pagos debería estructurarse de tal forma que minimice los gastos del organismo electoral.
Cuando un sistema va a ser utilizado en una elección u otro evento importante, es conveniente que el último pago de los proveedores se retrase hasta que el proyecto esté completo. Esta es una forma útil de garantizar que los proveedores estén comprometidos con el proyecto hasta su conclusión. Otra forma de asegurar el compromiso de los proveedores es utilizando cláusulas de sanción, que pueden ser invocadas si no se cumple con fechas o compromisos clave.
El calendario debería extenderse a lo largo del ciclo de vida esperado de la tecnología. Esto permite que se identifiquen todos los costos previsibles y también los gastos que se tendrían que hacer cuando la tecnología deba ser reemplazada o actualizada.
Este calendario puede ser utilizado para identificar los momentos en donde resulta apropiado hacer pagos relacionados con la instrumentación y el mantenimiento del sistema.
Ahorros potenciales
El presupuesto preparado para la implantación de la nueva tecnología debería identificar cualquier ahorro que se pueda generar a lo largo del proyecto. Por ejemplo, cuando se piensa en una solución tecnológica para reemplazar un procedimiento manual, los costos del nuevo sistema pueden deducirse de los costos generados por la cancelación del viejo sistema. En algunos casos, los costos del nuevo sistema pueden ser menores que los del precedente, generando un ahorro neto. Este tipo de sistema es el que resulta más fácil de vender a las autoridades encargadas del financiamiento.
Es probable que, en el corto plazo, un sistema nuevo genere costos mayores que el anterior. Esto es particularmente cierto cuando existe una fase de traslape en que ambos sistemas operan en paralelo antes de adoptar por completo el nuevo. Además, a menudo se presentan costos significativos de instalación y quizá imprevistos al inicio de un nuevo sistema. En estos casos, es importante que se calculen los costos probables del proyecto a lo largo de su ciclo de vida, así como los ahorros potenciales, sobre todo cuando es más probable que los ahorros netos se generen en el largo plazo.
