Existen numerosos elementos que están involucrados en el procesamiento de la información de la base de datos del registro de electores de un organismo electoral.
Es importante que los procesos de adición, corrección o eliminación de la información sean controlados rigurosamente. Se podrían adoptar salvaguardas para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan ejecutar esas tareas, y diseñar registros auditables para verificar que todas las adiciones, cambios y eliminaciones se hagan de forma correcta. Estas medidas resultan esenciales para conservar la integridad del registro de electores y para evitar el fraude.
Algunos de los elementos involucrados en el procesamiento de la información de la base de datos del registro de electores incluyen:
· La creación y el mantenimiento de la información;
· La validación de la información;
· Los reportes sobre la información.
Creación y mantenimiento de la información
Los métodos utilizados para añadir información a la base de datos del registro de electores dependen del tipo de información que se recolecte (como nombre, dirección, fecha de nacimiento, fotografía o información biométrica), de la documentación necesaria y de las distintas formas en que se reciba la información personal; personalmente, por teléfono o por correo electrónico.
Por otra parte, la corrección de información podría ser necesaria por diversas razones, como:
· Cuando los electores notificaron la necesidad de corregir (por un cambio de dirección);
· Cuando una agencia notifica la necesidad de corregir;
· Cuando el organismo electoral identifica errores en el ingreso de información;
· Cuando ocurre un evento que demanda la actualización de información (como un cambio en los límites distritales).
Los métodos que se usen para corregir la información en la base de datos también dependen de las formas en que se notifique la necesidad.
La información tiene que borrarse cuando:
· Se recibe información nueva que reemplaza a la antigua;
· Se reciben noticias sobre electores que fallecieron o que abandonaron la jurisdicción;
· Se reciben noticias de que un registro se creo por error o de manera fraudulenta.
Para efectos de transparencia y para las auditorías, resulta apropiado que se conserve un registro sobre la información que fue eliminada. En muchos casos, en lugar de borrar la información, es conveniente que se mueva a un archivo en donde se pueda acceder a ella si es necesario.
Cuando al paso del tiempo se realizan cambios en el registro de electores, como en los nombres o direcciones, es conveniente (dependiendo de los requisitos de operación y legislativos) que se conserve un historial sobre ellos.
Validación de la información
A la información se le pueden aplicar varias rutinas de validación para identificar errores o fraude. Algunas de las rutinas que se podrían usar incluyen:
· Solicitar que la información sobre las direcciones se ajuste a una base geográfica;
· Ejecutar pruebas de calidad automáticas (como las que aseguran que la fecha de nacimiento de un elector se encuentra dentro del rango de edad permitida, para verificar que sus detalles en la declaración de ciudadanía satisfagan los criterios de elegibilidad para votar);
· Revisar que la ortografía de los nombres se ajuste a una lista estandarizada (para identificar cualquier error de escritura);
· Revisar si el número de electores registrados en una dirección sobrepasa la cantidad de personas que pueden vivir en el lugar.
· Cuando las firmas, fotografías o huellas digitales sean digitales, revisar si las características de identidad entregadas por el elector concuerdan con las de otros registros o bases de datos.
Es importante que los registros de electores solo incluyan un registro para cada individuo, para garantizar que el registro contribuya con el principio democrático de una persona un voto.
Los programas pueden ejecutar varias rutinas de comparación y búsquedas electrónicas para determinar si una persona que solicita su registro ya lo tiene, tal vez con otra dirección. Como las personas no siempre usan el mismo nombre cada vez que llenan un formato, los programas para rutinas de comparación deberían emplear técnicas de “vinculación complejas” para ayudar a identificar duplicidades. Usar otros campos además del nombre también resulta útil, especialmente cuando se incluyen registros sobre la fecha de nacimiento. Aún con el uso de las fechas de nacimiento, las personas pueden usar fechas distintas en los formatos a lo largo del tiempo, por lo que serán necesarias las vinculaciones complejas para compararlas.
Estas comparaciones requieren que los sistemas computacionales se programen para que vinculen la información usando varios criterios. Por ejemplo, se puede identificar un posible vínculo cuando el nombre difiere solo por una letra. Los vínculos también se pueden identificar cuando los apellidos coinciden pero los nombres no, o cuando alguno está ausente en un registro y en otros no.
Los nombres también se pueden vincular usando alias. Se puede instalar un sistema que compare las distintas variantes de un mismo nombre que una persona podría usar en distintos momentos. Por ejemplo, los alias de John pueden ser Jon, Jonathan o Johnstone; los alias de Catherine pueden ser Catherine, Kate, Cate, etc.
Las técnicas de vinculación también deberían considerar que las personas pueden cambiar de nombre. En algunas sociedades, las mujeres cambian su apellido cuando se casan. Las personas también pueden cambiar su apellido de manera oficial. Cuando esto ocurre, los vínculos por apellido no encontraran un registro cuando usan el anterior. En estos casos, se pueden encontrar vínculos si se usan otros campos como el nombre, segundo apellido y la fecha de nacimiento.
Para contribuir con este proceso, los formatos de registro deberían preguntar a los electores si han cambiado sus nombres desde su último registro y la dirección que tenían. Contar con esta información contribuye enormemente a encontrar los registros anticuados.
Es común que los programas de vinculación compleja generen varios vínculos posibles con un registro, de los cuales algunos o todos podrían ser erróneos. En esta etapa se debería usar un operador humano para que determine si los vínculos son correctos y para que altere los registros cuando sea necesario.
Reportes
Las bases de datos para el registro de electores deberían ser capaces de crear un rango de estadísticas sobre la información recopilada. Esta información se puede usar para diversos propósitos, incluyendo la administración del desempeño y para los reportes reglamentarios. Generalmente, las estadísticas se crean como reportes que se pueden imprimir o hacer disponibles en línea.
Algunos ejemplos sobre reportes estadísticos que se pueden crear mediante el registro de electores incluyen:
· El número total de electores en toda la jurisdicción, con subtotales de otras áreas geográficas, como estados, distritos electorales y subdistritos.
· El número total de electores que están en otras categorías.
· El número total de transacciones que se realizaron en la base de datos, como sumas, eliminaciones, alteraciones, transferencias a los distritos electorales, fuera del distrito y dentro de ellos.
· El número total de electores registrados en pequeñas áreas geográficas, como la extensión de los censos para efectos de redistritación.
· Resúmenes sobre la información de la base geográfica, como el tipo de vivienda, la cantidad de electores registrados en ellas y el número de viviendas que carecen de electores.
La creación de algunos reportes podría sobrecargar al sistema de la base de datos, especialmente cuando se realizan cálculos sobre archivos de información extensos. Estas sobrecargas se pueden evitar o disminuir si los reportes complejos se ejecutan en la noche cuando el sistema tiene poca demanda, de forma que se evite su sobrecarga durante las horas de mayor uso. Otro método consiste en ejecutar una rutina para realizar reportes sobre una base regular, que generalmente se realiza en lotes durante la noche, y hacerlos disponibles para los usuarios, en lugar de dejarlos en línea como una opción.
No obstante, cuando los recursos del sistema lo permitan, es conveniente que se permita que los usuarios ingresen en línea a los reportes. Esto permite que los usuarios reciban la información que necesitan, cuando la requieren y resulta útil en circunstancias cuando se necesita actualizarla rápidamente (como en el período electoral). El acceso a los reportes en línea podría incluir ciertas variables para los usuarios, como fechas de inicio y final dentro de las que pueden obtener información.
Grupos que requieren atención especial
La base de datos sobre el registro de electores se puede usar para los grupos que requieren atención especial. Estos pueden incluir:
· Direcciones específicas o tipos de direcciones (como las viviendas e instituciones desocupadas, como universidades, hospitales, casas de asilo, instituciones militares y apartamentos).
· Grupos sociales (como las personas con un trasfondo étnico específico o las personas que viven en áreas remotas o con desventajas).
