La adopción de tecnología para efectos electorales podría ocasionar cambios exponenciales o radicales. En cualquier caso, podría existir la necesidad de cambiar la información del sistema antiguo al nuevo formato. Esta transformación requiere de tiempo y recursos, siendo importante que se considere cuidadosamente cuando se escogen y evalúan las tecnologías.
Cuando se cambia de un programa para automatización de la oficina a otro, la cuestión de convertir la información podría carecer de importancia, ya que generalmente estos programas incluyen aplicaciones de conversión automática.
No obstante, cuando la información está almacenada en sistemas anticuados, especialmente en los que ya no son respaldados por las compañías que los crearon, la conversión puede ser un problema serio. En estos casos podría resultar difícil, si no imposible, que la información se pueda transformar a un formato que pueda ser leído por los programas modernos.
Existen ciertas estrategias que pueden minimizar los problemas generados por la conversión de información:
- Respaldar la información periódicamente en un formato estándar como el CAEII (Código Americano Estandarizado para el Intercambio de Información);
- Actualizar los programas de forma sistemática para garantizar que se sujetan a los estándares vigentes y que se pueden transformar de forma automática a los nuevos formatos;
- Utilizar formatos estándar entre las distintas aplicaciones;
- Documentar las prácticas de recopilación, almacenamiento y archivo de información, para que la oficina conserve los datos y sus características;
- Etiquetar los archivos de información de forma clara, de forma que sean identificables;
- Garantizar que la información se almacene en un medio vigente, de forma que se pueda leer con posterioridad. Conforme se desarrollan nuevos programas para almacenar información que son más innovadores y eficientes, es común que los antiguos ya no sean respaldados por la tecnología vigente. Que es el caso de algunas cintas magnéticas que alguna vez se usaron para almacenar información. Como resultado, muchas instituciones ya no tienen acceso a información importante que fue almacenada en dichos medios.
- Garantizar que el sistema operativo de las computadoras sea capaz de compartir información con los nuevos sistemas operativos, ya que la información almacenada en sistemas anticuados podría ser irrecuperable;
- Asegurar que la información almacenada en un sistema que va a ser reemplazado por otro sea convertible. Esto no solo incluye al medio de almacenamiento, si no también al equipo y a los programas que posibilitan la manipulación de la información;
- Conservar registros de la información más importante en los discos duros por si se presentan fallos, ya que así se tiene la posibilidad de rastrear la información desde el disco duro.
Generalmente, los problemas de conversión surgen cuando los sistemas se tienen que actualizar usando productos de otras compañías. Muchos de los programas modernos pueden convertir la información almacenada en otro programa a su propio formato, pero esto solo se aplica en los más usados.
Cuando se considera la introducción de nuevos programas, es importante que se verifique si es posible convertir la información del viejo formato al nuevo y la forma para hacerlo. Incluso cuando se tienen facilidades para la conversión, algunas funciones podrían carecer de soporte en el nuevo formato. Como resultado, se podría perder información y la conversión podría implicar grandes esfuerzos.
