Dans la plupart des cas, une nouvelle technologie ne peut pas être mise
en œuvre rapidement sans risque d’échec. C’est particulièrement vrai dans le
domaine électoral où la technologie nécessaire à une élection doit fonctionner
efficacement dès la première fois.
Le temps nécessaire au développement et à la mise en œuvre d’une nouvelle
technologie dépendra de la complexité de la technologie en cause. S’il s’agit
d’un produit standardisé, la mise en œuvre peut se faire rapidement.
Cependant, de nombreuses applications électorales de la technologie exigent
davantage que des produits standardisés. Dans certains cas, des produits
standards peuvent être adaptés ou modifiés pour accomplir des tâches autres que
celles pour lesquelles ils ont été conçus. Dans d’autres cas, de nouveaux
produits peuvent devoir être conçus pour satisfaire à un besoin propre aux
élections.
Dans ces cas, le temps nécessaire pour compléter un projet ne doit pas
être sous-estimé.
Les listes de contrôle fournissent une bonne indication du nombre de
tâches qui doivent être accomplies pour la mise en œuvre de la technologie
électorale et de leur complexité.
Les tâches requises pour mettre en œuvre un projet technologique complexe
tel que l’enregistrement informatisé des électeurs ou un système de vote
électronique peuvent exiger des mois ou même une année ou plus. Dans de
nombreux cas, plus il y a de temps disponible, plus grande sera la probabilité
de réussite.
Il n’est pas facile de prévoir le temps nécessaire pour mettre en œuvre
un projet de technologie en gestion électorale. Il varie en fonction de la
complexité du projet et des ressources disponibles. Cependant, quelques
exemples des projets réels peuvent fournir des indications.
La mise en œuvre d’un type particulier de technologie électorale est
censée faire partie d’une stratégie globale de technologie de l’information d’un
OGE, et les OGE doivent s’assurer que le temps et les ressources voulus sont
disponibles pour le projet.
Le cycle électoral de chaque OGE aura un impact sur le temps disponible
pour accomplir des projets. Un OGE ayant un cycle électoral court (deux ans
entre élections principales, par exemple), doit déterminer s’il est possible de
mettre en œuvre la nouvelle technologie pendant cette courte fenêtre d’opportunité,
ou s’il vaut mieux la prévoir pour l’élection suivante dans le cycle.
Les OGE qui ont un cycle électoral plus long, par exemple quatre ou cinq
ans entre élections principales, disposent d’autant plus de temps.
Ce peut toutefois être une erreur d’accorder trop de temps pour accomplir
un projet de technologie. La technologie évolue si rapidement dans les années
2000 que certains aspects de la technologie sont désuets après quelques années.
C’est là une raison de retarder autant que possible l’achat et l’installation de
matériel et de logiciel. Ceci ne signifie cependant pas que les étapes de
planification et de développement doivent attendre jusqu’au dernier moment. Un
plan de projet peut débuter et les premières étapes du projet peuvent être
accomplies en prévision d’une technologie plus pointue qui deviendra disponible
vers la fin du cycle du projet.
Il y a essentiellement quatre étapes à la méthode recommandée de
développement et de mise en œuvre d’un projet :
·
évaluation des besoins, analyse
de rentabilisation et établissement des spécifications du projet;
·
processus de développement;
·
processus d’essais;
·
processus de mise en œuvre.
Un délai suffisant doit être prévu à chaque étape pour s’assurer que la
technologie est mise en œuvre efficacement.
La première étape, qui comprend l’évaluation des besoins, l’analyse de
rentabilité et l’établissement des spécifications du projet, peut prendre plus
de temps que prévu. Des intervenants externes peuvent devoir être consultés
pendant cette étape, et d’autres événements doivent souvent se produire, tels
que l’approbation du gouvernement et l’adoption de mesures législatives. En
conséquence, l’OGE a souvent peu de pouvoir pour accélérer le processus.
En particulier, les demandes de financement peuvent devoir respecter le cycle
normal du budget gouvernemental, ce qui signifie qu’il peut y avoir une seule
possibilité dans un exercice budgétaire d’obtenir des fonds. Si cette échéance est
ratée, l’OGE peut devoir attendre jusqu’à l’année suivante.
Une façon d’accélérer cette étape du projet est d’entreprendre plusieurs aspects
du processus en même temps. Par exemple, une fois que le besoin de nouvelle
technologie a été établi et que l’approbation (de principe) a été obtenue, les
autres éléments du projet tels que l’analyse de rentabilisation, l’approbation
financière, la consultation des intervenants, l’établissement des spécifications
et les modifications à la législation ou la réglementation peuvent s’accomplir
en parallèle. Cependant, un OGE doit veiller à ne pas excéder sa capacité
d’action : par exemple, une analyse de rentabilisation bâclée peut mener
au refus du financement du projet.
En ce qui concerne le développement du projet, le délai à prévoir pour la
deuxième étape dépendra de la complexité du projet. Les fournisseurs potentiels
devraient pouvoir fournir une indication du temps nécessaire pour des projets
particuliers. Encore une fois, des produits standardisés permettront d’avancer plus
rapidement que des produits qui doivent être conçus, programmés ou fabriqués
sur mesure.
L’OGE peut devoir affecter du personnel aux fournisseurs pour les aider et
leur permettre de respecter les échéances de développement, en particulier lorsque
les produits sont conçus en fonction des besoins particuliers de l’OGE.
La troisième étape, pour les essais peut également prendre plus de temps
que prévu. Le temps nécessaire dépendra de la complexité et de la nouveauté du
projet. Les essais d’un produit spécialement conçu exigeront généralement des
semaines ou des mois. Et il faudra encore davantage de temps pour le développement
ultérieur et si les essais indiquent que le produit exige des modifications.
Il est très important de résister à la tentation d’accélérer l’étape des essais.
Des essais rigoureux permettent de repérer des points faibles qui pourraient
autrement s’avérer désastreux.
En communiquant avec d’autres OGE ou des organismes d’autres domaines, on
peut repérer des projets similaires à celui à l’étude, ce qui peut aider à
déterminer le temps nécessaire pour les diverses étapes de la mise en œuvre du
projet.
À la phase de la mise en œuvre, la technologie est déployée et préparée à
l’utilisation. La liste des tâches à accomplir à ce stade est longue et diversifiée.
Comme une mise en œuvre efficace est cruciale à la réussite du projet, un délai
suffisant devrait être accordé à ce processus.
Il devrait être possible à la phase de la mise en œuvre de mener simultanément
plusieurs activités. Par exemple, le déploiement du système peut avoir lieu en
même temps que la formation des utilisateurs, la saisie préliminaire de données
peut avoir lieu pendant la planification de moyens de dépannage, et ainsi de
suite. Cependant, certaines activités doivent se dérouler avant d’autres. Par
exemple, la préparation de la documentation de formation et le recrutement de
personnel doivent se produire avant que la formation des utilisateurs ne puisse
commencer.
En résumé, le développement et la mise en œuvre de la nouvelle
technologie prennent généralement plus de temps que prévu, et tous les efforts
devraient être déployés pour consacrer le maximum de temps possible à tout projet
de nouvelle technologie.
