Existe una buena cantidad de sistemas tecnológicos que pueden ser usados para efectos electorales. Muchos de estos sistemas tienen la capacidad de compartir programas e información. El poder de la tecnología se puede amplificar cuando los sistemas se pueden integrar y son compatibles con otros.
La mejor forma de alcanzar este objetivo consiste en incluir estos dos elementos en la estrategia de información tecnológica de la organización. La estrategia se puede usar para garantizar que se adquieran equipos y programas compatibles con los sistemas que usa la organización.
Integración de los sistemas
La mayoría de los sistemas de cómputo dependen de la información. Mucha de la información que los organismos electorales recolectan tiene más de un propósito. Por ejemplo, las listas que contienen el nombre de los electores se usan para el registro de electores, diseño de papeletas, administración del sitio de votación, designación del personal, nominación de candidatos, resultados electorales, etc.
Al integrar los distintos sistemas que usan los organismos electorales, se consigue disminuir el ingreso de información y se incrementa la precisión, ya que se garantiza que cierto tipo información se ingrese, almacene y mantenga en una sola ubicación. Además, el personal responsable de la re distritación podría elaborar un archivo que incluya las listas de electores y compartirlas con otras agencias que las requieran. Se puede aplicar el mismo principio con cualquier archivo que se encuentre en un sistema integral.
Así mismo, este método ofrece numerosas ventajas para evitar que la información sea duplicada. Reduce significativamente los costos por concepto de personal, porque elimina la necesidad de ingresar la información varias veces. También reduce el riesgo de que el organismo electoral mantenga información contradictoria u obsoleta.
Otro beneficio de los sistemas integrales es que las diferencias entre los sistemas son casi imperceptibles, siendo probable que los usuarios no las noten. Los sistemas se pueden integrar de tal forma que parezca que los usuarios solo ocupan uno. Lo que podría reducir los costos de la capacitación y aumentar la productividad.
Sin embargo, la integración de sistemas y el intercambio de información implican algunos riesgos. Es importante que la integración se planee y documente cuidadosamente, de manera que los cambios de un sistema no tengan consecuencias imprevistas en los otros.
La cantidad de trabajo que se necesita para modificar un sistema integral tiende a ser mayor que para los sistemas individuales. Los sistemas integrales también son susceptibles de extender las fallas cuando se presentan problemas en alguna parte de la estructura -que es otro problema que no ocurre en los sistemas individuales. No obstante, muchas veces las ventajas que tienen los sistemas integrales sobrepasan sus costos.
Compatibilidad de los sistemas
La compatibilidad se relaciona con la cuestión de la integración. Para que los sistemas puedan intercambiar información y para que los usuarios tengan acceso a sistemas sin junturas con interfaces comunes, es necesario que los sistemas sean compatibles. En este contexto, la compatibilidad implica compartir equipo, sistemas operativos y programas.
Una forma de garantizar la compatibilidad consiste en utilizar equipos que tengan sistemas operativos y capacidades comunes, lo que se puede conseguir cuando todos los equipos se le compran al mismo proveedor, al tiempo que se usan programas integrados que se adecuen al producto. Aunque este enfoque puede ocasionar que el organismo electoral esté atado a una relación a largo plazo con un grupo determinado de proveedores, reduciendo la oportunidad de que obtenga descuentos con la competencia, se maximiza la compatibilidad de los distintos componentes de los sistemas.
Otra ventaja de que los organismos electorales (o un grupo de agencias gubernamentales) usen sistemas compatibles, es que se reducen los costos de mantenimiento y actualización. Cuando los sistemas son comunes, el personal técnico sólo tiene que estar familiarizado con un pequeño grupo de equipos y programas, a diferencia de cuando se usa una amplia variedad de sistemas. Si los programas y el equipo se compran a granel también se pueden obtener precios más bajos.
La compatibilidad de los sistemas también reduce el costo de la capacitación. Especialmente cuando todos los programas se compran al mismo proveedor, usando los mismos comandos y procesos, ya que resulta más sencillo capacitar a los usuarios y que se acostumbren a ellos.
Los programas compatibles son útiles aunque los sistemas no estén integrados. El uso de programas compatibles asegura que el personal pueda intercambiar varios tipos de documentos creados en procesador de textos, hojas de cálculo, archivos de información y correo electrónico, sin que existan preocupaciones por la conversión de datos o por la incapacidad para leer los archivos de otros.
Una cuestión que se debería considerar es se necesita compatibilidad entre las distintas versiones de un programa. Los programas son actualizados regularmente, en promedio cada dos o tres años. Entre cada actualización importante también se pueden liberar otras menores, como los paquetes de servicio, cuyo principal objetivo consiste en corregir problemas o virus. Es importante que este proceso conocido como control de versiones, se administre correctamente, para asegurar que todos los usuarios estén equipados con la misma versión del programa. Si los usuarios tienen distintas versiones, podrían surgir problemas de compatibilidad aunque usen el mismo programa.
También se puede ganar eficiencia cuando se escogen sistemas que son compatibles con los que poseen las agencias externas. Algunos gobiernos han adoptado estándares tecnológicos para toda su estructura, lo que generó beneficios de intercambio de información y por el costo a granel de los productos.
