La administración del personal es un proceso muy complejo que se podría computarizar. Se pueden usar programas de cómputo para automatizar las tareas rutinarias y para almacenar y conservar un registro de un amplio rango de información dentro de un sistema para administrar al personal. Algunas de las tareas que dicho sistema puede ejecutar incluyen:
· Almacenar información sobre cada miembro del personal;
· Almacenar descripciones sobre la posición que ocupa cada persona;
· Almacenar las escalas de pago;
· Ayudar con el proceso de reclutamiento, conservando listas con las personas que han solicitado el empleo e identificando a los solicitantes que cumplan con las habilidades requeridas (especialmente cuando se tiene que contratar a un gran número de personal ocasional);
· Generar ofertas de empleo y los contratos;
· Registrar el tiempo que el personal trabaja;
· Calcular el pago que se le debe al personal, incluyendo salarios, horas extra, viáticos por viajes y hospedaje, estímulos, deducción de impuestos y pensiones;
· Realizar los pagos del personal, incluyendo transferencias de fondos a sus cuentas bancarias o la producción de cheques;
· Realizar las declaraciones sobre los pagos anuales y las deducciones por impuestos (que en algunos países se conoce como “certificados de grupo”);
· Calcular los derechos por licencias, registrar las que se adquirieron y la cuota.
Aunque existen muchos programas que pueden desempeñar estas funciones, se debería tener cuidado para garantizar que el programa que se adopte pueda cumplir con las complejas necesidades que tienen los organismos electorales. Especialmente, los programas que el organismo electoral utilice para administrar al personal, deberían ser lo suficientemente flexibles para que puedan incluir a un gran número de personal ocasional. Dicho sistema también debería ser capaz de cumplir con cualquier requisito gubernamental como pagos, deducciones por impuestos, retiros y otro tipo de estímulos e indemnizaciones.
