Tous les bulletins traités lors du dépouillement doivent être placés dans l'urne, qui doit être scellée à nouveau avant d'être retournée à un endroit local pour être gardée en sécurité. Cette mesure prend de l'importance s'il y a recomptage.
Dans certaines administrations (voir Dépouillement des votes au Burkina Faso , Dépouillement des votes au Ghana et Dépouillement des votes au Ghana ), les formulaires tels les feuilles de comptage, le registre du vote, la liste des électeurs et les bulletins de vote sont placés dans l'urne avant qu'elle soit scellée. Le relevé des votes ne devrait pas être placé dans l'urne mais joint à l'urne dans une enveloppe distincte et scellée pour éviter qu'une personne non autorisée ait accès aux résultats ou apporte des changements au relevé, et pour alerter l'organisme électoral le cas échéant. Une copie du relevé des votes devrait être transmise à l'organisme électoral avant même que l'urne ne soit transportée en lieu sûr pour entreposage. Plusieurs pays exigent que tout le matériel soit livré à une autorité désignée.
Il est important de décider si le registre des votes doit être placé dans l'urne ou avec le relevé des votes. Si des activités qui n'entrent pas dans le cadre du vote ordinaire sont inscrites au registre des votes, l'organisme électoral devrait y avoir accès plutôt que d'avoir à recourir à un juge, ce qui est le cas dans certaines administrations. Le registre des votes peut également être utile à l'organisme électoral au moment du décompte officiel. Il peut faciliter la résolution de problèmes et la compréhension des erreurs qui auraient pu se produire dans la préparation du relevé des votes ou tout au long du dépouillement des votes.
De plus, puisque les représentants des partis politiques et des candidats peuvent être témoins du décompte officiel, ils doivent également pouvoir le consulter. À tout égard, le registre des votes demeure un document important et devrait être conservé en sécurité dans l'urne scellée ou placé à l'extérieur de l'urne dans l'enveloppe qui contient le relevé des votes.
Les bulletins de vote et les enveloppes, s'il y a lieu, devraient être placés dans l'urne, en paquets, par catégorie (candidats, bulletins rejetés, gâtés, inutilisés, etc.). Lorsque tous les bulletins et formulaires connexes ont été insérés dans l'urne, elle peut être scellée et transportée à l'endroit local où elle doit être entreposée. Le numéro de série du sceau, s'il y a lieu, devrait être inscrit sur le relevé des votes ou sur l'accusé de réception de l'urne lorsqu'elle est livrée à l'endroit d'entreposage.
Même si les enveloppes ou les sacs en plastique sont scellés, l'urne doit être scellée à nouveau avant d'être transportée. Encore une fois, advenant un recomptage, tous ces documents sont requis, d'où l'importance du scellage des urnes.
Par mesure de sécurité, certaines administrations qui utilisent des sceaux de papier exigent que ces sceaux soient signés par les responsables du bureau de vote ou les préposés et les représentants des partis politiques, candidats ou options.
