Lorsque le dépouillement est terminé dans tous les bureaux de vote, tout le matériel électoral (l'urne, les bulletins utilisés, inutilisés, rejetés et gâtés, la liste des électeurs, les scellés inutilisés et tout autre matériel inutilisé, y compris les formulaires connexes (plus particulièrement le relevé des votes, la feuille de comptage, le registre des votes) sont entreposés dans un lieu sûr qui peut bien être le bureau local de l'organisme électoral.
À cette étape du processus, on procède à une première vérification du matériel électoral reçu, en utilisant une liste de contrôle et les récépissés. Cette vérification est effectuée par les fonctionnaires de l'organisme électoral pour s'assurer que toutes les urnes et le matériel y afférant ont été livrés et que les formulaires ont été dûment remplis et signés. S'il y a lieu, les enveloppes scellées contenant le relevé des votes de chaque bureau de vote sont alors ouvertes, en présence de représentants des partis politiques, candidats ou options, et leur contenu est vérifié. S'il y a erreur, les préposés au bureau de vote sont encore disponibles de sorte que si un formulaire n'a pas été signé ou dûment rempli (par exemple, le numéro du bureau de vote n'est pas le bon), les modifications qui s'imposent peuvent être apportées immédiatement en présence des représentants des partis politiques, candidats ou options.
Un contrôle de qualité plus rigoureux peut être fait dans les jours qui suivent, mais le plus tôt possible. Il arrive souvent que l'organisme électoral crée un tableau sur lequel apparaissent les numéros de tous les bureaux de vote et l'utilise pour vérifier que toutes les urnes qui ont été envoyées aux lieux de vote ont été retournées. Si cette méthode est utilisée, il est préférable que les mêmes personnes soient responsables de la réception des urnes jusqu'à ce qu'elles aient toutes été reçues. Toute urne qui accuse un retard ou qui n'est pas livrée dans un délai raisonnable doit être retracée; il faut donc établir des procédures pour résoudre ces problèmes.
Le bureau local de l'organisme électoral prépare un relevé des votes cumulatif (voir Adding polling stations results - Guinea). Ce compte cumulatif comprend des renseignements tels que :
- le nom de la circonscription électorale;
- le code (s'il y a lieu);
- la date;
- le nom des personnes chargées de remplir les formulaires;
- le nombre de votes pour chaque candidat, parti ou option;
- le nombre total de votes déposés;
- le nombre total de bulletins rejetés;
- le nombre total des électeurs pour chaque bureau de vote.
Un rapport détaillé, par bureau de vote, des résultats pour chacune des circonscriptions doit être préparé et le relevé cumulatif des votes forme la base de ce rapport. On peut atteindre un certain niveau d'exactitude et d'efficacité en comparant les résultats préliminaires (surtout s'ils ont été saisis par ordinateur) à ceux du relevé des votes pour chaque urne.
Vérification du compte des résultats reçus
Il faut pouvoir vérifier les résultats du compte préliminaire contre une autre documentation pour éviter les erreurs et prévenir les possibilités de manipulation des résultats électoraux. La copie originale du relevé des votes pour chaque bureau de vote (voir Relevé du scrutin -Élections Canada) doit être transmise séparément au bureau local de l'organisme électoral, dans une enveloppe scellée. Sur réception de cette copie originale, une comparaison des chiffres qu'elle contient doit être faite avec les premiers chiffres reçus.
Si les risques de fraude sont élevés, un papier spécial peut être utilisé pour le relevé des votes à chacun des bureaux de vote (un tel papier a été utilisé au Togo en 1994). Un papier de couleur foncée (bleu foncé par exemple) révèle immédiatement toute modification aux inscriptions. La couleur autour de la région modifiée pâlit. On ne devrait utiliser qu'un crayon sur ce type de papier. Si des marques de modifications existent, une attention particulière devrait être apportée aux résultats de ce bureau de vote; il faudrait alors vérifier attentivement le compte des résultats et le registre des votes. Si le greffier corrige une erreur, il doit ajouter ses initiales ou sa signature. Les préposés au bureau de vote et les représentants des partis politiques, candidats ou options devraient indiquer leur consentement à cette correction.
