Réconciliation des bulletins de vote
Une des tâches à accomplir à l'ouverture d'un bureau de vote est de compter les bulletins de vote fournis par l'organisme électoral. Dans les pays où on a des bulletins distincts pour chaque parti et où des enveloppes sont utilisées, il importe de compter et les bulletins et les enveloppes, et de s'assurer que les bulletins pour tous les partis sont disponibles. C'est là un élément important de la piste de vérification puisque ce renseignement servira à réconcilier le nombre de bulletins utilisés et non utilisés à la fermeture du vote.
Selon le cas, il importe également d'examiner les numéros de série sur les talons des bulletins et de faire une inspection des livrets de bulletins. Si les bulletins sont remis de main à main, il est préférable de les compter en présence du livreur, de signer un récépissé et d'en attacher un exemplaire au registre des votes. Il est encore plus important que ce compte des bulletins soit effectué au bureau de vote, en présence de tous les représentants des partis, des candidats ou des groupes référendaires. Dans tous les cas, le résultat du compte devrait être noté dans le formulaire d'inventaire des bulletins.
Une fois les bulletins comptés et les annotations nécessaires portées aux documents appropriés, on doit montrer à toutes les personnes présentes que l'urne est vide, après quoi les scellés y sont apposés. On devrait inscrire les numéros de série des scellés au registre des votes et sur les documents appropriés. Ces mesures importantes établissent la piste de vérification, évitent des erreurs et, en cas d'inexactitudes, permettent de retracer les étapes depuis le début du processus.
Ces activités complétées, le responsable du bureau peut inviter le premier électeur à voter.
De la même façon, le responsable annonce la fermeture du bureau à la clôture du vote et s'assure que seules les personnes préautorisées (les préposés au vote, les représentants et les observateurs officiels) peuvent participer ou être témoins des préparatifs pour la transmission de l'urne au centre de dépouillement. Si personne d'autre que les préposés au vote n'est présent, on peut demander aux derniers électeurs d'être témoins des préparatifs de l'urne.
La présence des représentants de candidats et de partis et des observateurs nationaux et internationaux contribuera considérablement à assurer la transparence qui doit régner lors de toute élection démocratique.
Réconciliation et procédures en cas d'erreurs
Dès la clôture du vote et avant d'effectuer la réconciliation des bulletins, le responsable doit d'abord apposer un scellé numéroté sur la fente de l'urne. Sans rouvrir l'urne, il compte alors le nombre des bulletins utilisés en comptant les talons sans bulletin, les bulletins non utilisés et les bulletins gâtés. Ce compte doit être équivalent au nombre de bulletins reçus avant l'ouverture du bureau. On confirme également le nombre d'électeurs qui ont voté en utilisant la liste électorale annotée et possiblement le registre des votes, surtout si la législation permet d'inscrire des électeurs à la liste durant le vote en ajoutant leur nom au registre des votes ou sur d'autres formulaires. Consulter Liste périodique : inscription et révision le jour de l'élection et Registre continu : inscription et révision le jour du vote pour plus de détails sur l'inscription des électeurs le jour du vote. Ces détails peuvent être annotés sur l'inventaire des bulletins (voir Cahier du scrutin -Élections Canada), signé par le responsable du bureau, tous les préposés au vote et les représentants.
Dans le cas d'inexactitudes dans la réconciliation, on doit compter de nouveau et consulter les annotations concernant les bulletins gâtés faites au registre des votes. On peut également répéter le compte des bulletins non utilisés et les talons des bulletins utilisés. Si les irrégularités persistent, une consultation auprès d'un fonctionnaire électoral supérieur ou de l'organisme électoral pour confirmer le nombre de bulletins fournis peut permettre une meilleure vérification ou tout au moins permettre de faire rapport des irrégularités. Afin de maintenir la transparence de l'élection, il importe d'alerter les autorités supérieures des problèmes particuliers.
Si on ne parvient pas à corriger les inexactitudes, le registre des votes, le formulaire de réconciliation et les autres documents connexes doivent être modifiés afin d'indiquer le nombre approprié de bulletins. Un rapport de la situation doit être préparé afin d'authentifier ces corrections, de s'assurer que la situation est acceptée et de faire part des circonstances aux intervenants. Ce rapport et les documents connexes devraient être signés par les préposés et par les représentants présents. Le montant corrigé devrait dorénavant être le montant officiel pour ce bureau de vote. Tous les documents et formulaires sont maintenant placés sous scellés dans des enveloppes ou dans des sacs en plastique et rattachés à l'urne.
Pour plus de facilité lors de la transmission, on peut au départ placer l'urne et tous les documents s'y rapportant dans un sac en plastique assez grand pour les contenir et le sceller. Sinon, les enveloppes de documents devraient être rattachées à l'urne au moyen de ruban gommé tout en s'assurant que le numéro de l'urne et les scellés sont intacts et ne sont pas masqués.
Consulter Procédures du vote et Clôture du vote pour plus de détails concernant les procédures d'ouverture et de clôture du vote.
