Lorsque les urnes sont transmises des bureaux de vote à un centre de dépouillement, on doit compléter des documents de transmission pour assurer la sécurité et créer une piste de vérification. Cette précaution réduit l'élément de risque et offre la possibilité d'enquêter dans l'éventualité de perte ou de manipulation.
Une feuille de route ou bordereau de transmission (voir Movement of ballot box - Bosnia) permet d'effectuer un contrôle sur le déplacement des urnes. Le bordereau devrait contenir les renseignements suivants :
- les numéros de série des scellés apposés sur l'urne et sur les enveloppes contenant des documents;
- le nombre d'enveloppes scellées qui accompagnent l'urne ainsi qu'une courte énumération de leur contenu (liste d'électeurs, inventaire des bulletins, etc.);
- le nom et l'adresse du bureau de vote;
- les nom et adresse du centre de dépouillement;
- l'heure et la date de départ de l'urne;
- le nom et la signature de la personne autorisant la transmission;
- le nom du destinataire de l'urne;
- si nécessaire, la signature des autres préposés du bureau de vote et des représentants des partis politiques, des candidats ou des groupes référendaires.
Le bordereau devrait également contenir un espace pour noter d'autres détails comme les coordonnées du conducteur, le type de véhicule et son numéro d'immatriculation. Si l'on utilise des moyens de transport tels qu'un avion ou un bateau, on peut inscrire l'itinéraire du transporteur, l'heure du départ, le numéro du vol, etc. Le cas échéant, on peut ajouter les détails décrivant toute escale nécessaire. Au cas où le conducteur en aurait besoin, on peut inclure le numéro de téléphone d'un contrôleur de l'organisme électoral ou d'une personne contact au point de livraison.
Des exemplaires de ce document devraient être conservés par les personnes suivantes :
- le responsable du bureau de vote;
- le surveillant ou la personne responsable de la réception des urnes au centre de dépouillement;
- les bureaux local et national de l'organisme électoral;
- la personne responsable pour la sécurité de l'urne durant le transport.
Les représentants de même que les observateurs nationaux et internationaux devraient pouvoir en conserver copie.
