Au niveau local
La réception des résultats en provenance de plusieurs endroits en même temps, autant au niveau national que local, doit faire l'objet d'une planification soigneuse. Pour améliorer l'efficacité et si les circonstances le permettent, un seul numéro de téléphone ou de télécopieur devrait être assigné aux personnes qui transmettent les résultats préliminaires au bureau local de l'organisme électoral. De nos jours, la plupart des sytèmes téléphoniques permettent aux appels multiples à un seul numéro de téléphone d'être automatiquement acheminés vers la première ligne disponible.
Les préposés au téléphone devraient utiliser un formulaire comprenant des renseignements préimprimés et nécessaires à la cueillette des résultats. Par exemple, une équipe devrait s'occuper de recevoir les résultats provenant de l'extérieur et de les transmettre aux opérateurs de saisie de données ou à la personne responsable de compiler les résultats pour la circonscription électorale.
Une charte murale, une ardoise ou un tableur indiquant chaque bureau de vote devrait être prêt à recevoir les résultats au fur et à mesure qu'ils sont connus. Lorsque tous les renseignements pour chaque bureau de vote sont reçus, les résultats pour l'ensemble de la circonscription devraient être mis à jour. Ce sommaire sera transmis à l'échelle nationale.
Au niveau national
La même logistique devrait s'appliquer au niveau national, bien que sur une plus grande échelle. À ce niveau, les communications par télécopieur sont plus faciles. Comme les renseignements requis sont déjà écrits, la saisie de données ou la mise en tableau manuelle est plus rapide. De plus, un tableur sur lequel on retrouve toutes les circonscriptions électorales devrait être utilisé. Un premier contrôle de qualité devrait être effectué pour vérifier si les résultats sont ou non plausibles. Lorsque les résultats officiels ont été compilés, on doit procéder à un contrôle de qualité plus approfondi pour chaque circonscription et chacun de ses bureaux de vote.
Dans les pays où il y a plusieurs fuseaux horaires, les résultats arriveront au bureau national à différentes heures au cours de la journée, selon l'heure de fermeture des bureaux. Il faut donc établir soigneusement l'horaire des employés afin d'assurer leur disponibilité au moment de la compilation des résultats préliminaires nationaux.
Afin d'éviter toute différence majeure entre les résultats préliminaires et les résultats officiels, les résultats préliminaires devraient tenir compte de tous les types de bulletin (si possible) : bulletins spéciaux, bulletins de vote des absents et bulletins déposés aux bureaux ordinaires, spéciaux et itinérants. Pour plus de détails sur ces bulletins, voir Procédures du vote.
Selon le délai qui est acceptable, les bulletins spéciaux peuvent être comptés quelques jours avant le jour du vote ou après la fermeture des bureaux le jour du vote. Dans ce dernier cas, les procédures de dépouillement doivent être établies attentivement de façon à ce que les résultats de ces bulletins puissent être inclus dans les résultats préliminaires.
Pour ce qui est des bulletins spéciaux (par la poste), les enveloppes reçues au bureau national de l'organisme électoral sont classifiées par catégories : le vote des absents, des militaires, etc. La classification sera plus facile si les enveloppes sont de différentes couleurs.
L'électeur qui vote par la poste reçoit d'abord trois enveloppes : une enveloppe de retour par la poste préadressée, une enveloppe extérieure (sur laquelle peut apparaître un code à barres et la signature de l'électeur ou d'autres renseignements) et une enveloppe intérieure qui contient le bulletin et sur laquelle n'apparaît aucune inscription, pour protéger le secret du vote. Après avoir vérifié que l'électeur est bien inscrit et qu'il n'a pas déjà voté, et après avoir établi la piste de vérification, l'enveloppe intérieure qui contient le bulletin est déposée dans une urne.
Si les bulletins spéciaux sont comptés quelques jours avant le jour de l'élection, les résultats devraient être gardés dans un endroit sécuritaire et ne devraient être divulgués qu'après la fermeture des bureaux de vote le jour de l'élection. Certaines administrations comptent les bulletins spéciaux après le jour de l'élection et d'autres, le jour même.
Si le vote par anticipation se déroule sur une période de plusieurs jours, on doit procéder à une réconciliation à la fin de chaque jour, mais il ne faut pas compter les bulletins. Cette réconciliation a pour but de tenir compte de l'utilisation des bulletins. Les urnes de ces bureaux sont ensuite gardées en sécurité jusqu'au jour de l'élection. Le dépouillement s'effectue à un bureau de l'organisme électoral à la fermeture des bureaux ordinaires. Le dépouillement des bulletins déposés aux bureaux de vote par anticipation devrait s'effectuer en présence des représentants des partis politiques, candidats ou options et des observateurs nationaux et internationaux. Les procédures de dépouillement sont à peu près les mêmes que pour les bureaux ordinaires.
Le dépouillement des bureaux itinérants peut se faire au dernier endroit visité ou à un bureau de l'organisme électoral. Les procédures suivies pour le vote par anticipation peuvent s'appliquer au dépouillement du vote des détenus pourvu qu'il se tienne avant le jour de l'élection.
L'organisme électoral doit planifier attentivement la réception des urnes et des résultats s'ils sont livrés en même temps (c.-à.-d. lorsque le téléphone, télécopieur, etc. ne sont pas disponibles).
On doit adopter des mesures rigoureuses afin d'éviter toute confusion si les urnes et les résultats arrivent en même temps. Le préposé à la réception devrait d'abord remettre un numéro d'ordre d'arrivée à la personne qui les apporte. En respectant cet ordre, l'identité du porteur devrait être vérifiée, le numéro du bureau de vote déterminé, et les résultats placés dans un endroit désigné pour la compilation. Le préposé à la réception devrait ensuite vérifier l'urne et l'authenticité des scellés et préparer un récipissé pour la personne qui a apporté le matériel; il en fera une copie pour l'organisme électoral. L'urne doit ensuite être entreposée en lieu sûr où une vérification plus détaillée peut être effectuée.
Utilisation de la technologie
Les téléphones et les télécopieurs sont largement utilisés dans la transmission de résultats électoraux. Pour s'assurer de l'identité de la personne qui transmet les résultats par téléphone, un numéro d'identification ou un code devrait lui être remis. Un mot de passe peut également être utilisé pour les transmissions par télécopieur. De telles mesures sont simples et efficaces et empêchent la transmission de faux résultats par des personnes non autorisées.
Les résultats peuvent également être transmis par modem et ordinateur. Encore une fois, on doit établir des mots de passe et des protections pour ne donner accès au système qu'aux personnes autorisées à effectuer des transmissions.
Les systèmes de transmission doivent être mis à l'épreuve avant le jour de l'élection pour vérifier leur capacité à absorber le volume le soir même de l'élection. Un spécialiste devrait être disponible en tout temps pour répondre à toute défaillance. Un système de secours doit aussi être mis sur pied, mis à l'épreuve et entièrement disponible.
