Budgétisation
Les considérations budgétaires du dépouillement des votes sont directement liées à l'installation et à l'administration des bureaux de vote et de dépouillement. Les composantes suivantes devraient faire partie du budget électoral global.
Coûts des effectifs
La rémunération du personnel électoral et des préposés au vote constitue la majeure partie des dépenses pour la journée du vote, qui comprennent :
- les effectifs réguliers et temporaires du bureau central de l'organisme électoral;
- les effectifs réguliers et temporaires des bureaux régionaux et locaux;
- les administrateurs électoraux;
- les préposés au vote;
- les préposés au vote en réserve;
- les préposés à la sécurité;
- les allocations de formation des préposés au vote et au dépouillement;
- les frais de déplacement pour la formation ou pour le travail;
- les frais de subsistance selon que les heures de travail se prolongent;
- les heures supplémentaires.
On peut réaliser des économies d'effectifs en ayant recours à des employés de l'État ou à des citoyens bénévoles ou en devoir civique. Le recours aux mêmes personnes pour des élections subséquentes réduira les coûts de formation.
Matériel électoral
Une grande quantité de matériel doit être prévue pour les bureaux de vote et les centres de dépouillement, y compris :
- du matériel didactique sous forme d'imprimés, de documents audiovisuels, d'échantillons de documents, de cahiers d'exercices et de documents pour simulation d'élection;
- des bulletins de vote;
- des urnes;
- des listes électorales;
- des isoloirs;
- des formulaires;
- des affiches et des enseignes d'information;
- du matériel de sécurité tel que de l'encre indélébile et des lecteurs ultraviolets au besoin;
- de l'équipement informatique, s'il y lieu, pour le vote et le dépouillement;
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- des documents d'information pour les candidats et les représentants de partis politiques;
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- des fournitures (stylos, crayons, règles, bandes élastiques, enveloppes, papier d'écriture, scellés, etc.).
Un choix judicieux du matériel peut faire réaliser des économies importantes. Des articles réutilisables lors d'élections subséquentes, comme des urnes métalliques, pourraient être plus économiques, mais il faut considérer leurs frais d'entreposage. Il se peut qu'au contraire, des articles à usage unique, comme des urnes en carton, n'exigeant pas d'entreposage, soient plus économiques. Les frais de transport doivent aussi être considérés dans le coût du matériel à moins qu'on ait recours à du matériel fabriqué sur place.
Le bulletin de vote est généralement dispendieux. Certains comportent un dispositif de sécurité antifraude, mais des progrès récents permettent une impression sécuritaire plus économique et il convient de considérer toutes les options possibles afin d'en réduire les coûts.
Certains articles de haute technologie tels que des aides de présentation audiovisuelle et des ordinateurs, bien que plus efficaces, sont normalement plus coûteux. Il faudra déterminer judicieusement si la haute technologie vaut le coût.
Location d'espace
La location d'installations pour les bureaux de vote ou centres de dépouillement est un élément important d'un budget. Dans certains pays, la loi électorale prévoit l'utilisation sans frais d'écoles et d'autres édifices publics aux fins du vote, mais dans d'autres pays, ces locaux pourraient être inexistants et il faudra prévoir des coûts de location.
Dans certaines circonstances, l'organisme électoral pourrait négocier avec les autorités compétentes l'accès gratuit d'écoles ou d'édifices publics. Sinon, la location deviendra nécessaire et nécessitera des prévisions budgétaires suffisantes.
Frais d'équipement de bureau et de communication
Il faudra prévoir l'approvisionnement de mobilier et d'équipement comme des chaises et des tables, bien que dans certains cas ces articles peuvent être fournis en même temps que les locaux. S'il y a lieu, le budget devrait prévoir la location de ce mobilier et même d'équipement comme des pupitres, des télécopieurs, des ordinateurs personnels et des lignes téléphoniques pour les bureaux locaux.
Il peut également être nécessaire de prévoir des téléphones fixes ou cellulaires, des lignes téléphoniques pour télécopieur ou ordinateur et des radios de communication. À la rigueur, chaque bureau de vote et chaque centre de dépouillement devrait être en mesure de communiquer rapidement avec l'organisme électoral pour faire part des problèmes, obtenir des conseils et communiquer les résultats.
Transport
Les conditions locales détermineront les moyens de transport les plus judicieux et les plus économiques dans une région. L'organisme électoral devra évaluer le degré de sécurité qu'offre chaque moyen de transport afin d'éviter que le matériel électoral ne soit altéré, volé ou détruit. Même si des moyens de transport publics et commerciaux sont disponibles, des motifs de sécurité peuvent imposer un autre choix.
Selon les circonstances, le transport du matériel électoral peut se faire par véhicule motorisé, par bateau, par hélicoptère, par avion léger ou commercial ou même par bêtes de somme. Dans les régions isolées, le transport est généralement plus difficile et très coûteux.
Des organismes gouvernementaux comme les militaires, la force policière ou encore les Nations Unies pourraient être en mesure de fournir gratuitement des véhicules. Sinon, il peut être nécessaire de les noliser, mais en toute hypothèse, il faudra prévoir les frais accessoires pour l'entretien, le carburant, les assurances, les chauffeurs ou les équipages.
En l'absence de véhicules, il faudra prévoir des frais de taxis ou de transport commercial. Si le matériel électoral doit être transmis des bureaux de vote vers des centres de dépouillement ou vers d'autres localités, le budget devra en tenir compte.
Programmes d'éducation de l'électorat
Un programme d'éducation de l'électorat peut accaparer une bonne partie d'un budget selon les moyens choisis et le milieu. Les mécanismes sont variés : annonces dans les journaux, à la radio ou à la télévision, affiches, brochures, publipostage, colloques communautaires ou Internet.
Listes des électeurs
La compilation ou le maintien de listes des électeurs doit faire partie du budget de l'organisme électoral, mais pas nécessairement de celui de l'élection comme tel.
Au moment des élections, des listes d'électeurs devront être imprimées et fournies aux bureaux de vote. Certaines administrations utiliseront ces listes après le vote pour déceler les cas de vote double et, si le vote est obligatoire, les cas d'abstention. Ces activités peuvent être manuelles ou informatisées, mais les coûts doivent être prévus dans le budget, le cas échéant.
Affranchissement et fret
Si la loi électorale le permet, le budget devrait aussi prévoir l'affranchissement pour l'envoi et le retour des bulletins de vote par la poste; plusieurs administrations fournissent des enveloppes de retour préaffranchies. D'autres coûts à prévoir touchent l'affranchissement pour l'envoi d'information aux électeurs et les services de messagerie d'une localité à l'autre.
Logiciels et équipement
Si on envisage d'utiliser des logiciels pour le traitement et le compte des bulletins de vote ou pour le calcul des résultats, les coûts reliés à l'élaboration, aux essais, à la documentation connexe et à la formation doivent être prévus. Les coûts de l'équipement, son transport en région, son fonctionnement et son entretien doivent également être comptabilisés. Le personnel, l'espace de bureau et tous les autres coûts d'opération doivent également être prévus.
Financement des candidats et des partis
Certaines administrations apportent un appui financier aux campagnes des candidats ou des partis politiques et doivent budgétiser en conséquence.
Centres de compilation des résultats
On utilise parfois des centres de compilation des résultats en région ou au niveau national pour annoncer les résultats au public, aux candidats, aux partis politiques et aux médias. C'est là une méthode qui contribue à l'ouverture et à la transparence du processus électoral. Ces centres peuvent simplement être dotés de tableaux de calcul manuel et de liens de communication par téléphone ou par télécopieur, ou encore ils peuvent utiliser une haute technologie comme des liens de communication, d'affichage et d'analyse des résultats informatisés. L'ère électronique permet même de transmettre les résultats par ordinateur ou directement sur Internet, éliminant même les centres de compilation.
Les centres de compilation de résultats sont généralement à la charge de l'organisme électoral, mais ils peuvent dans certains cas être financés par les médias. Le budget électoral doit tenir compte de la situation.
Frais divers
L'organisme électoral devrait mettre une petite caisse à la disposition de ses bureaux locaux pour les achats mineurs ou les urgences. Le budget doit également être élaboré en fonction des risques liés au milieu et à l'environnement et envisager des mesures d'urgence en cas de sinistre, comme la relocalisation de bureaux, le redéploiement des ressources de l'organisme et le déploiement de génératrices de secours.
Responsabilisation et vérifications budgétaires
Les activités financières devraient faire l'objet d'une piste de vérification pour garantir la responsabilisation des gestionnaires des finances et pour éviter des détournements des fonds publics. Des registres de tous les actifs ayant une certaine valeur éviteront que l'on en dispose frauduleusement ou qu'ils « disparaissent ». Les administrateurs électoraux devraient être conscients qu'ils sont responsables des fonds et des biens dont ils ont la charge et être au courant des pénalités pour abus de pouvoir.
Pour des détails et des renseignements supplémentaires, consulter Considérations financières et Considérations financières.
