Dans toute élection démocratique, les systèmes et procédures du dépouillement des votes devraient incorporer les principes directeurs suivants afin d'inspirer et de maintenir la confiance populaire dans le processus électoral : la transparence, la sécurité, le professionnalisme, l'exactitude, le secret du vote, le respect des échéanciers, la responsabilisation et l'équité.
Transparence
Dans le but d'assurer l'ouverture et la transparence des procédures de dépouillement, les représentants des candidats et des partis politiques devraient avoir le droit d'y assister, (même d'y participer dans certains cas) et de copier le relevé des votes. On devrait également permettre aux observateurs électoraux nationaux et internationaux d'y assister et de copier le relevé. Dans certains pays, on encourage même la population à observer le dépouillement.
Une méthode de dépouillement manuel offre en soi le plus de transparence. Si le dépouillement est informatisé, il faut prévoir de nouveaux moyens comme la vérification externe, pour en assurer la transparence.
Sécurité
Pour assurer l'intégrité du dépouillement, il est essentiel d'assurer la sécurité des bulletins de vote et des urnes depuis le début du vote jusqu'à ce que le dépouillement soit complété. Les préposés au vote et au dépouillement, de même que les représentants des candidats et des partis politiques et les observateurs devraient en tout temps être en mesure de surveiller les bulletins de vote et les urnes. Ils devraient même les accompagner lorsqu'ils sont déplacés d'un endroit à l'autre. Lors du déplacement des bulletins de vote, on devrait recourir à des scellés ou des sacs sécuritaires numérotés consécutivement pour en assurer la sécurité.
Professionnalisme
Les préposés au vote et au dépouillement se doivent d'agir avec professionnalisme. Ils doivent être bien formés pour le processus de dépouillement, indépendamment des activités de vote. Ils doivent suivre les procédures à la lettre et accorder tout le soin et tout le respect possibles au matériel d'élection. En acceptant d'agir comme préposés au dépouillement, ils doivent faire preuve d'impartialité tout au long de leur affectation. Certains organismes exigent que tous les préposés au dépouillement (de même que tous les préposés au vote) prêtent un serment ou signent une déclaration à cet effet. Cette exigence leur fait prendre conscience qu'ils peuvent être exposés à des poursuites légales s'ils font preuve de partisanerie.
Exactitude
Il existe une relation directe entre l'exactitude et l'intégrité du dépouillement et de l'élection elle-même. Des erreurs corrigées peuvent donner lieu à des accusations de manipulation ou de fraude. L'exactitude du dépouillement repose sur des procédures et directives claires et sur une bonne formation des préposés ainsi que sur leur engagement envers le processus. Des vérifications multiples des bulletins et des urnes contribueront à assurer l'exactitude des résultats. Il faut prendre en considération le fait que des systèmes de vote mécanisés ou informatisés, tout en offrant une plus grande exactitude du processus, peuvent avoir pour effet d'en éroder le degré de transparence.
Secret du vote
Il ne faut pas négliger l'importance du secret du vote qui élimine les possibilités de représailles ou d'intimidation visant à influencer les électeurs. Il importe donc de protéger soigneusement l'identité des électeurs durant le dépouillement. Si, au cours du dépouillement, l'identité d'un électeur et son choix sont révélés, ils doivent demeurer confidentiels et ne jamais être dévoilés. Lorsque le secret du vote d'un individu ou d'une collectivité risque d'être en danger, un dépouillement centralisé ou le fusionnement de ces bulletins de vote avec ceux d'autres bureaux de vote sont des solutions possibles. Il est bon d'éviter l'usage d'un bulletin de vote numéroté rattaché à un talon portant un numéro identique et permettant d'identifier l'électeur. Tout en offrant une piste de vérification efficace, un tel bulletin peut mettre en jeu le secret du vote.
Respect des échéanciers
Des retards dans le dépouillement et dans l'annonce de résultats préliminaires peuvent diminuer le degré d'intégrité et de confiance dont le processus électoral devrait bénéficier. L'organisme électoral doit planifier soigneusement toutes les étapes du processus de dépouillement afin d'assurer l'annonce des résultats dans les meilleurs délais. À tout le moins, il importe de prévoir et de faire connaître le délai réaliste pour l'annonce des résultats, compte tenu des capacités de communication et de transport.
Responsabilisation
Le centre de responsabilité pour chaque étape du dépouillement doit être clairement identifié. L'organisme électoral a la responsabilité au niveau national, alors qu'au niveau de la circonscription électorale, la responsabilité peut revenir à un gestionnaire électoral cadre. Aux bureaux de vote, on peut confier à un préposé spécifique la responsabilité du vote tout comme celle du dépouillement. Il est également important de prévoir des mécanismes bien définis de plaintes et d'appel.
Les règles régissant le dépouillement et les critères de rejet des bulletins de vote doivent être bien énoncés, connus au préalable et clairement compris par tous les intervenants, y compris les gestionnaires électoraux, le grand public, les partis politiques, les candidats, les organismes non gouvernementaux et les observateurs nationaux et internationaux.
Il est essentiel d'établir des pistes de vérification claires pour contribuer à la responsabilisation des préposés.
Équité
L'équité implique que les règles sont uniformes pour tous les intervenants dans le processus électoral et que tous les acceptent. Le déroulement juste et équitable du dépouillement dépend d'une formation appropriée des préposés au vote et au dépouillement, de leur impartialité, et de la présence des représentants des partis politiques et des observateurs nationaux et internationaux.
